Cómo organizar una feria de networking sin perder el control

Una feria de networking se organiza en este orden: primero defines el público, la fecha y el lugar; después confirmas expositores y abres las inscripciones. Cuando ya conoces el número de asistentes, cierras el programa, el plano de los stands, el catering y los turnos de apoyo. La última semana sirve para confirmar entregas, imprimir acreditaciones y enviar la información final. El plan completo reúne 75 tareas y 98 materiales para que no dependas de la memoria.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Definir el público objetivo de los participantes
2 personas
3
Seleccionar a los expositores
3 personas
4
Contactar con los expositores
2 personas
5
Crear formulario de inscripción
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar promoción en redes sociales
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Actualizar la lista de expositores
12
Enviar información a los expositores
2 personas
13
Definir el programa final
2 personas
14
Pedir el catering
2 personas
15
Reservar mobiliario
16
Reservar la iluminación
17
Diseñar tarjetas de nombre
18
Hacer el plano de los stands
2 personas
19
Programar voluntarios
2 personas
20
Informar al presentador
21
Confirmar entregas
2 personas
22
Enviar la invitación final
23
Cerrar inscripciones
24
Imprimir la lista de participantes
25
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
26
Preparar los paquetes para expositores
2 personas
27
Hacer la compra
2 personas
28
Enfriar bebidas
2 personas
29
Preparar aperitivos
3 personas
30
Llevar materiales al lugar
3 personas
31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Montar el mostrador de entrada
2 personas
33
Montar mesas de stand
4 personas
34
Colocar mesas y asientos
3 personas
35
Preparar el material de registro
2 personas
36
Colgar los números de stand
2 personas
37
Colocar los manteles y la decoración
3 personas
38
Colgar la iluminación
2 personas
39
Probar el sistema de sonido
2 personas
40
Montar el punto de café
2 personas
41
Montar el buffet
3 personas
42
Preparar los aperitivos
2 personas

Evento

43
Recibir a los expositores
3 personas
44
Guiar a los expositores hasta sus stands
3 personas
45
Preparar la técnica y al presentador
2 personas
46
Registrar a los visitantes
3 personas
47
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
48
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
49
Dar el discurso de apertura
50
Servir café y té
2 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Apoyar a los expositores
2 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer el bufé
2 personas
55
Coordinar la actividad de networking
2 personas
56
Manejar luces y sonido
57
Responder a las preguntas de los participantes
2 personas
58
Registrar nuevos visitantes
2 personas
59
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
60
Pronunciar las palabras de cierre
61
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

62
Ayudar a los expositores a desmontar
4 personas
63
Empacar lo sobrante
2 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Retirar la decoración
2 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Apagar el equipo
2 personas
70
Cargar los materiales
3 personas
71
Cerrar el recinto
2 personas
72
Devolver el material alquilado
2 personas
73
Guardar las compras sobrantes
2 personas
74
Llevar la basura
2 personas
75
Devolver los materiales prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de mercadocant. 12
Mesas bistrocant. 8
Sillascant. 120
Sillas plegablescant. 10
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Mantelescant. 16
Papeleracant. 8

Equipo

Portátil
Impresora
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Enrollacablescant. 2
Cargadores de portátilcant. 2
Pantalla de presentación

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 150
Cucharones de servircant. 12
Cuencoscant. 20
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 8
Cestas de pancant. 6
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3
Jarras de aguacant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Decoración

Carteles de standcant. 12
Señales de orientacióncant. 8
Tableros de corchocant. 4
Portapapelescant. 12
Photowall
Plantascant. 12
Decoraciones de mesacant. 16
Guirnaldascant. 8
Pegatinas de flechascant. 24
Banners informativoscant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras
Cajas isotérmicascant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Chafing dishescant. 4
Bandejas para servircant. 12
Filtros de cafécant. 200
Vasos térmicoscant. 20
Cajas de agua embotelladacant. 6
Bandejas de barcant. 6
Cucharillas para heladocant. 4

Registro

Tarjetas de nombrecant. 150
Lanyardscant. 150
Bolígrafoscant. 40
Formularios de registrocant. 150
Credenciales para visitantescant. 150
Credenciales para expositorescant. 30
Pulserascant. 150
Portapapelescant. 12

Comunicación

Folletos del programacant. 150
Tarjetas para expositorescant. 30
Mapas de rutacant. 150
Folletos informativoscant. 150
Papeleríacant. 100
Cinta adhesivacant. 8
Cinta americanacant. 4
Tijerascant. 6
Marcadorescant. 24
Portalápicescant. 8
Pegatinas con nombrecant. 200
Bridascant. 100
Cuerdacant. 2
Grapadoracant. 2
Grapascant. 4
Chinchetacant. 200
Tubos para A4cant. 4

Consejos

Cierra el perfil de participantes antes de invitar: te ayudará a seleccionar expositores que aporten contactos relevantes y a redactar una invitación concreta. Abre el formulario con suficiente margen para recoger también las preferencias dietéticas.
No esperes al final para dibujar el plano de los stands. Reserva espacio para circulación, mesas de buffet, guardarropa y conexiones eléctricas; después comunica a cada expositor su ubicación y horario de entrega.
Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas, no de una estimación inicial. Confirma por escrito el número de asistentes, las dietas especiales y la hora exacta de entrega unos días antes.
Prepara las acreditaciones después de cerrar inscripciones, pero lleva algunas tarjetas en blanco para cambios de última hora. Imprime también una lista actualizada de participantes para recepción y voluntariado.
Haz una prueba técnica antes de abrir las puertas: comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces, pantalla, regletas y cables alargadores. Reserva al menos 30 minutos para resolver fallos sin retrasar el programa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de networking?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios expositores. Reserva primero el lugar y la fecha; deja las últimas 2 semanas para confirmar entregas, cerrar inscripciones y preparar acreditaciones.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes del evento, siempre que el catering y el espacio lo permitan. Así puedes imprimir la lista de participantes, preparar tarjetas de nombre y enviar la invitación final con datos fiables.
¿Cuánto espacio necesita cada expositor en una feria de networking?: Calcula como mínimo 2 metros lineales de mesa por expositor y deja pasillos de al menos 1,5 metros para que circulen los asistentes. Ajusta el plano antes de reservar mesas, sillas y manteles.
¿Cuánto catering pedir para una feria de networking?: Pide una ración por asistente inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % para cambios o consumo adicional. Confirma las preferencias dietéticas al cerrar inscripciones y separa claramente las opciones especiales.

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