Organiser un salon de réseautage, étape par étape

Un salon de réseautage se prépare dans un ordre précis : d’abord le public, la date et le lieu, puis les exposants et les inscriptions. Le plan des stands, les badges et le programme doivent être finalisés avant de confirmer le mobilier, le traiteur et les livraisons. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les branchements électriques et les informations pratiques envoyées trop tard aux exposants. Voici une méthode concrète pour garder le contrôle jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le public cible des participants
2 personnes
3
Sélectionner les exposants
3 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Mettre à jour la liste des exposants
12
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
13
Finaliser le programme
2 personnes
14
Commander le catering
2 personnes
15
Réserver le mobilier
16
Réserver l’éclairage
17
Concevoir les badges nominatifs
18
Créer le plan des stands
2 personnes
19
Planifier les bénévoles
2 personnes
20
Briefer l’animateur
21
Confirmer les livraisons
2 personnes
22
Envoyer la dernière invitation
23
Clôturer les inscriptions
24
Imprimer la liste des participants
25
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
26
Composer les kits des exposants
2 personnes
27
Faire les courses
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
33
Installer les tables hautes
4 personnes
34
Installer les chaises et les places assises
3 personnes
35
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
36
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
37
Installer les nappes et la décoration
3 personnes
38
Installer l'éclairage
2 personnes
39
Tester le système de sonorisation
2 personnes
40
Mettre en place le point café
2 personnes
41
Installer le buffet
3 personnes
42
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

43
Accueillir les exposants
3 personnes
44
Guider les exposants vers leurs stands
3 personnes
45
Préparer la technique et l’animateur
2 personnes
46
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
47
Distribuer les badges
2 personnes
48
Accueillir les visiteurs
2 personnes
49
Faire le discours d’ouverture
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Soutenir les exposants
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Animer l’activité de réseautage
2 personnes
56
Gérer la lumière et le son
57
Répondre aux questions des participants
2 personnes
58
Enregistrer les nouveaux visiteurs
2 personnes
59
Servir les en-cas du soir
3 personnes
60
Préparer le mot de clôture
61
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

62
Aider les exposants à démonter
4 personnes
63
Emballer les restes
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Retirer la décoration
2 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Éteindre l’équipement
2 personnes
70
Charger le matériel
3 personnes
71
Fermer le lieu
2 personnes
72
Rendre le matériel loué
2 personnes
73
Ranger les courses restantes
2 personnes
74
Évacuer les déchets
2 personnes
75
Rendre le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de marchéqté 12
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 120
Chaises pliantesqté 10
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Nappesqté 16
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Rallonges à enrouleurqté 2
Chargeurs d’ordinateur portableqté 2
Écran de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Carafes d’eauqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Décoration

Panneaux de standqté 12
Panneaux directionnelsqté 8
Panneaux d’affichageqté 4
Presse-papiersqté 12
Mur photo
Plantesqté 12
Décorations de tableqté 16
Guirlandes de fanionsqté 8
Autocollants flèchesqté 24
Bannières d’informationqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses
Caisses réfrigéréesqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Bains-marieqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Filtres à caféqté 200
Mugs isothermesqté 20
Caisses d’eau en bouteillesqté 6
Sous-mains de barqté 6
Cuillères à glaceqté 4

Inscription

Badges nominatifsqté 150
Lanyardsqté 150
Stylosqté 40
Formulaires d’inscriptionqté 150
Badges visiteursqté 150
Badges des exposantsqté 30
Braceletsqté 150
Presse-papiersqté 12

Communication

Flyers du programmeqté 150
Cartes des exposantsqté 30
Cartes d'itinéraireqté 150
Brochures d’informationqté 150
Papier à en-têteqté 100
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 6
Marqueursqté 24
Pots à stylosqté 8
Étiquettes nominativesqté 200
Serre-câblesqté 100
Cordeqté 2
Agrafeuseqté 2
Agrafesqté 4
Punaiseqté 200
Tubes A4qté 4

Conseils

Commencez par définir le public cible et la capacité du lieu, puis fixez la date avant de contacter les exposants. Prévoyez une marge pour les réponses et les désistements, au lieu de remplir immédiatement tous les emplacements.
Demandez dans le formulaire d’inscription les besoins alimentaires, les coordonnées utiles et les autorisations nécessaires. Relancez les inscrits qui n’ont pas complété leur réponse au moins 7 jours avant l’événement.
Dessinez le plan des stands dès que les exposants sont presque confirmés. Réservez les tables, tabourets et chaises en fonction de ce plan, en gardant un passage dégagé et un espace identifiable pour l’accueil.
Testez l’ordinateur, l’écran, la sonorisation, les microphones et les rallonges au moins 24 heures avant l’ouverture. Prévoyez une multiprise et une station de recharge à proximité de l’accueil ou de l’espace de présentation.
Envoyez aux exposants un dossier récapitulatif 3 à 5 jours avant le salon : horaires d’arrivée, emplacement, accès, matériel fourni et programme. Imprimez ensuite la liste des participants et préparez les badges nominatifs avant l’installation.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un salon de réseautage ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant l’événement, puis une relance environ 10 jours avant. Gardez la dernière invitation pour les personnes qui hésitent encore, avant la clôture des inscriptions.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Essayez de confirmer les exposants 3 semaines avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour le plan des stands, le programme, les badges et les informations logistiques.
Quand commander le traiteur pour un salon de réseautage ?: Passez la commande définitive 5 à 7 jours avant l’événement, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Demandez aussi l’heure de livraison et vérifiez que les tables de buffet et la vaisselle seront disponibles à temps.
Quand préparer les badges des participants ?: Imprimez la liste des participants et préparez les badges 1 à 2 jours avant le salon, après la clôture des inscriptions. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.

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