Zo organiseer je een najaarsconcert zonder last-minute stress

Een najaarsconcert organiseren begint niet met de repetitie, maar met de volgorde waarin je beslissingen vastlegt. Leg eerst datum, programma, locatie en repetitieruimte vast; controleer daarna vergunningen en verzekering. Vervolgens bouw je tegelijk aan de muzikale voorbereiding en de publiekskant: partijen, repetities, uitnodigingen en aanmeldingen. In de laatste weken verschuift de aandacht naar entree, presentatie, techniek, catering en een praktische controle van de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Repetitieruimte reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Concert online publiceren
9
Affiches verspreiden
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Bezoekerslijst bijwerken
13
Reserveringen bevestigen
14
Programma afdrukken
2 personen
15
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
16
Muziekpartijen controleren
3 personen
17
Partijen sorteren
2 personen
18
Repetities plannen
2 personen
19
Repetities uitvoeren
20 personen
20
Spreekteksten schrijven
21
Presentator instrueren
2 personen
22
Vrijwilligers indelen
2 personen
23
Entreebezetting plannen
24
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Instrumenten transporteren
4 personen
28
Materialen naar locatie brengen
4 personen
29
Locatiesleutels ophalen
30
Zaal en ruimtes controleren
2 personen
31
Podiumruimte vrijmaken
4 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen opstellen
6 personen
34
Muzieklessenaars opstellen
4 personen
35
Instrumenten klaarzetten
6 personen
36
Bladmuziek klaarleggen
3 personen
37
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
38
Microfoons testen
2 personen
39
Verlichting instellen
2 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Entree inrichten
2 personen
42
Garderobe inrichten
2 personen
43
Buffet inrichten
4 personen
44
Dranken koud zetten
2 personen
45
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
46
Hapjes voorbereiden
4 personen
47
Toiletten controleren
48
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen

Event

49
Deuren openen
2 personen
50
Bezoekers ontvangen
3 personen
51
Entree en programma's verzorgen
3 personen
52
Garderobe beheren
2 personen
53
Bezoekers naar plaatsen wijzen
2 personen
54
Muzikanten ontvangen
2 personen
55
Laatste instrumentcontrole uitvoeren
3 personen
56
Concert openen
57
Programma presenteren
58
Muziek uitvoeren
25 personen
59
Pauze aankondigen
60
Koffie en thee serveren
4 personen
61
Hapjes serveren
4 personen
62
Dranken bijvullen
2 personen
63
Buffet opruimen tijdens pauze
2 personen
64
Tweede concertdeel aankondigen
65
Publiek begeleiden bij afloop
3 personen
66
Garderobe uitgeven
2 personen
67
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

68
Instrumenten inpakken
6 personen
69
Muziekpartijen verzamelen
3 personen
70
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
71
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
72
Muzieklessenaars opruimen
4 personen
73
Decoratie verwijderen
3 personen
74
Servies afwassen
4 personen
75
Keuken schoonmaken
3 personen
76
Zaal schoonmaken
5 personen
77
Toiletten schoonmaken
2 personen
78
Afval verzamelen
3 personen
79
Afvalcontainers legen
2 personen
80
Overgebleven catering opruimen
2 personen
81
Materialen terugbrengen
4 personen
82
Geleende spullen retourneren
2 personen
83
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 130
Klaptafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Entreetafel
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 6
Podiumdelenaantal 6
Afzetpalenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Glazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Gebaksbordenaantal 130
Vorkenaantal 150
Taartvorkjesaantal 130
Theelepelsaantal 130
Koffielepelsaantal 130
Serveerbestekaantal 12
Schalenaantal 12
Kannenaantal 8

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 30
Dirigentenlessenaar
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Muziekstandaardlampjesaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Herfsttakkenaantal 12
Decoratieve pompoenenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan datum, programma, locatie en repetitieruimte in één eerste ronde. Zo voorkom je dat een geschikte concertdatum later botst met repetitietijd of de beschikbaarheid van de zaal.
Verzamel muziekpartijen ruim vóór de eerste volledige repetitie. Controleer of elke partij aanwezig en leesbaar is en sorteer ze per instrument; ontbrekende partijen vallen anders vaak pas tijdens de repetitie op.
Werk met twee publieksmomenten: publiceer het concert en verspreid affiches zodra datum en programma vaststaan, en bevestig reserveringen kort voor het concert. Houd de bezoekerslijst bij en verzamel dieetwensen vóór je de cateringhoeveelheden bepaalt.
Maak de publieksroute concreet voordat je vrijwilligers indeelt. Plan bezetting voor de entreetafel, richt garderoberekken en afzetpalen in en wijs iemand aan voor de presentatie, zodat de presentator niet tegelijk bezoekers hoeft te ontvangen.
Plan een technische en zaalcontrole vóór de concertdag. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, verlengkabels en muziekstandaardlampjes samen, en controleer daarna stoelen, podiumdelen, buffettafels, servies en koffiezetapparaten op aantallen en werking.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een najaarsconcert organiseren?: Leg datum, programma, locatie en repetitieruimte bij voorkeur minstens 12 weken vooraf vast. Begin daarna direct met publicatie, vergunningen, verzekering en de planning van repetities en vrijwilligers.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een najaarsconcert versturen?: Verstuur uitnodigingen zodra datum, programma en locatie definitief zijn, idealiter 8 tot 10 weken voor het concert. Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen uit en bevestig reserveringen in de laatste 2 weken.
Hoeveel repetities heb je nodig voor een najaarsconcert?: Plan minimaal 4 gezamenlijke repetities naast de afzonderlijke voorbereiding van de partijen. Reserveer de laatste repetitie voor de volledige volgorde, spreekteksten, opkomst en eventuele microfoons of versterking.
Wanneer controleer je de techniek en catering voor een concert?: Doe de technische controle uiterlijk 7 dagen vooraf en herhaal de aansluit- en geluidstest op de concertdag. Bepaal de cateringhoeveelheden nadat de bezoekerslijst en dieetwensen zijn bijgewerkt, bij voorkeur 3 tot 5 dagen tevoren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.