Ein Herbstkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Herbstkonzert laufen musikalische Vorbereitung, Besucherservice und Technik parallel. Lege zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort fest, bevor du Einladungen verschickst oder Plakate verteilst. Danach folgen Probenplanung, Notenorganisation, Genehmigungen, Helfereinteilung und die Ausstattung für Bühne, Eingang und Catering. Plane außerdem feste Zeitpunkte für Anmeldungen, Reservierungsbestätigungen und den Aufbau ein – gerade Technik, Noten und warme Getränke werden häufig erst kurz vor dem Konzert geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Proberaum reservieren
4
Genehmigungen prüfen
5
Versicherung prüfen
6
Einladungen gestalten
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Konzert online veröffentlichen
9
Plakate verteilen
3 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Besucherliste aktualisieren
13
Reservierungen bestätigen
14
Programm drucken
2 Personen
15
Musikpartituren sammeln
2 Personen
16
Musikpartituren prüfen
3 Personen
17
Partien sortieren
2 Personen
18
Proben planen
2 Personen
19
Proben durchführen
20 Personen
20
Redetexte schreiben
21
Moderator einweisen
2 Personen
22
Freiwillige einteilen
2 Personen
23
Einsatz am Eingang planen
24
Cateringmengen festlegen
2 Personen
25
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Instrumente transportieren
4 Personen
28
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
29
Standortschlüssel abholen
30
Saal und Räume kontrollieren
2 Personen
31
Bühnenbereich freiräumen
4 Personen
32
Tische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
6 Personen
34
Notenständer aufstellen
4 Personen
35
Instrumente bereitstellen
6 Personen
36
Notenblätter bereitlegen
3 Personen
37
Tontechnik anschließen
2 Personen
38
Mikrofone testen
2 Personen
39
Beleuchtung einrichten
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
42
Garderobe einrichten
2 Personen
43
Buffet aufbauen
4 Personen
44
Getränke kalt stellen
2 Personen
45
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
46
Snacks vorbereiten
4 Personen
47
Toiletten kontrollieren
48
Sicherheitswege freimachen
2 Personen

Event

49
Türen öffnen
2 Personen
50
Besucher empfangen
3 Personen
51
Einlass und Programme betreuen
3 Personen
52
Garderobe verwalten
2 Personen
53
Besucher zu den Plätzen weisen
2 Personen
54
Musiker empfangen
2 Personen
55
Letzte Instrumentenkontrolle durchführen
3 Personen
56
Konzert eröffnen
57
Programm präsentieren
58
Musik aufführen
25 Personen
59
Pause ankündigen
60
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
61
Snacks servieren
4 Personen
62
Getränke nachfüllen
2 Personen
63
Buffet in der Pause aufräumen
2 Personen
64
Zweiten Konzertteil ankündigen
65
Publikum beim Verlassen begleiten
3 Personen
66
Garderobe ausgeben
2 Personen
67
Türen schließen
2 Personen

Nachbereitung

68
Instrumente einpacken
6 Personen
69
Musikpartituren sammeln
3 Personen
70
Tonanlage ausschalten
2 Personen
71
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
72
Musikpulte wegräumen
4 Personen
73
Dekoration entfernen
3 Personen
74
Geschirr abwaschen
4 Personen
75
Küche reinigen
3 Personen
76
Saal reinigen
5 Personen
77
Toiletten reinigen
2 Personen
78
Abfall sammeln
3 Personen
79
Abfallcontainer leeren
2 Personen
80
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
81
Materialien zurückbringen
4 Personen
82
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
83
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 130
KlappischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 3
Empfangstisch
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 6
BühnenelementeAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 130
GläserAnz. 150
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 150
KuchenplattenAnz. 130
GabelnAnz. 150
TortengabelnAnz. 130
TeelöffelAnz. 130
KaffeelöffelAnz. 130
ServierbesteckAnz. 12
SchüsselnAnz. 12
KannenAnz. 8

Ausstattung

NotenpulteAnz. 30
Dirigentenpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
NotenständerleuchtenAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
BühnentücherAnz. 4
HerbstzweigeAnz. 12
Dekorative KürbisseAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
ProgrammschilderAnz. 4
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Location zuerst fest und reserviere zusätzlich rechtzeitig einen Proberaum. Prüfe Genehmigungen und Versicherung, bevor du die Veranstaltung öffentlich ankündigst.
Sammle die Musikpartituren mehrere Wochen vor dem Konzert, prüfe sie auf Vollständigkeit und sortiere die Partien pro Stimme. So fallen fehlende Noten nicht erst bei der Generalprobe auf.
Plane den Einlass mit Empfangstisch, Besucherliste und eingeteilten Helfern. Aktualisiere die Liste laufend und bestätige Reservierungen spätestens einige Tage vor dem Konzert.
Teste Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Lautsprecher und Verlängerungskabel vor dem Aufbau. Lege außerdem fest, wer Dirigentenpult, Notenpulte und Notenständerleuchten kontrolliert.
Berechne Catering und Geschirr nach der bestätigten Besucherzahl, nicht nach den ursprünglichen Anmeldungen. Für Kaffee brauchst du Tassen, Kannen und Kaffeemaschinen; für Kuchen zusätzlich Teller, Gabeln und Servierbesteck.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Herbstkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Einladungen und Online-Ankündigung sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert veröffentlicht werden.
Wann sollte man die Proben für ein Herbstkonzert planen?: Plane die ersten Proben, sobald Programm und Partituren feststehen, meist 6 bis 8 Wochen vorher. Die Generalprobe sollte spätestens 1 bis 3 Tage vor dem Konzert stattfinden.
Wie viele Helfer braucht man für den Einlass?: Für ein kleines bis mittleres Konzert reichen meist 2 Personen am Eingang: eine Person prüft die Besucherliste, eine übernimmt Reservierungen und Fragen. Bei mehreren Einlasswegen solltest du pro zusätzlichem Weg mindestens 1 weitere Person einteilen.
Wann muss die Technik für das Konzert geprüft werden?: Teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher und Kabel mindestens 7 Tage vorher und erneut beim Aufbau. Plane für den Technikcheck am Veranstaltungstag 60 bis 90 Minuten ein.

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