Cómo organizar un concierto de otoño sin improvisar

Un concierto de otoño necesita más que elegir un repertorio y abrir las puertas. Empieza fijando la fecha, el programa y el lugar; después encadena permisos, seguro, ensayos, comunicación y recepción del público. Las partituras, los textos del presentador y la ocupación de la entrada suelen dejarse para el final, aunque condicionan el ritmo del concierto. Este plan te ayuda a trabajar por fases y a llegar a la semana del evento con las reservas, el equipo y el catering confirmados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Reservar la sala de ensayo
4
Comprobar permisos
5
Comprobar el seguro
6
Diseñar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar el concierto en línea
9
Distribuir carteles
3 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Actualizar la lista de visitantes
13
Confirmar las reservas
14
Imprimir el programa
2 personas
15
Recopilar las partituras
2 personas
16
Comprobar las partituras
3 personas
17
Clasificar los lotes
2 personas
18
Planificar los ensayos
2 personas
19
Realizar ensayos
20 personas
20
Redactar los textos de intervención
21
Instruir al presentador
2 personas
22
Asignar voluntarios
2 personas
23
Planificar la ocupación de la entrada
24
Determinar las cantidades del catering
2 personas
25
Comprobar la lista de la compra
2 personas
26
Hacer la compra
3 personas
27
Transportar instrumentos
4 personas
28
Llevar materiales al lugar
4 personas
29
Recoger las llaves del recinto
30
Comprobar el salón y las salas
2 personas
31
Despejar el espacio del escenario
4 personas
32
Montar mesas
4 personas
33
Colocar las sillas
6 personas
34
Colocar los atriles
4 personas
35
Preparar los instrumentos
6 personas
36
Preparar las partituras
3 personas
37
Conectar el equipo de sonido
2 personas
38
Probar los micrófonos
2 personas
39
Configurar la iluminación
2 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Montar la entrada
2 personas
42
Montar el guardarropa
2 personas
43
Montar el buffet
4 personas
44
Enfriar las bebidas
2 personas
45
Preparar café y té
2 personas
46
Preparar aperitivos
4 personas
47
Comprobar los baños
48
Despejar las rutas de seguridad
2 personas

Evento

49
Abrir las puertas
2 personas
50
Recibir a los visitantes
3 personas
51
Gestionar la entrada y los programas
3 personas
52
Gestionar el guardarropa
2 personas
53
Indicar a los visitantes sus lugares
2 personas
54
Recibir a los músicos
2 personas
55
Realizar la comprobación final de instrumentos
3 personas
56
Abrir el concierto
57
Presentar el programa
58
Interpretar música
25 personas
59
Anunciar el descanso
60
Servir café y té
4 personas
61
Servir aperitivos
4 personas
62
Rellenar las bebidas
2 personas
63
Recoger el buffet durante la pausa
2 personas
64
Anunciar la segunda parte del concierto
65
Guiar al público al final
3 personas
66
Entrega del guardarropa
2 personas
67
Cerrar las puertas
2 personas

Seguimiento

68
Empacar instrumentos
6 personas
69
Recopilar las partituras
3 personas
70
Apagar el equipo de sonido
2 personas
71
Recoger mesas y sillas
6 personas
72
Recoger los atriles de música
4 personas
73
Retirar la decoración
3 personas
74
Lavar la vajilla
4 personas
75
Limpiar la cocina
3 personas
76
Limpiar la sala
5 personas
77
Limpiar los baños
2 personas
78
Recoger la basura
3 personas
79
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
80
Recoger el catering sobrante
2 personas
81
Devolver los materiales
4 personas
82
Devolver los objetos prestados
2 personas
83
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 130
Mesas plegablescant. 10
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de entrada
Percheroscant. 3
Taburetescant. 6
Piezas de escenariocant. 6
Postes separadorescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 130
Vasoscant. 150
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 150
Platos para postrecant. 130
Tenedorescant. 150
Tenedores de tartacant. 130
Cucharillascant. 130
Cucharillas de cafécant. 130
Cubiertos de serviciocant. 12
Bandejascant. 12
Jarrascant. 8

Equipo

Atriles de músicacant. 30
Atril del director
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Luces para atril de músicacant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Ramas de otoñocant. 12
Calabazas decorativascant. 12
Arreglos floralescant. 6
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 4
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de diseñar las invitaciones. Reserva también la sala de ensayo con antelación y comprueba los permisos y el seguro antes de anunciar el concierto.
Envía las invitaciones y publica el concierto con tiempo suficiente para gestionar las inscripciones. Recoge las preferencias dietéticas junto con la confirmación y actualiza la lista de visitantes hasta pocos días antes.
No esperes al último ensayo para preparar el programa. Recopila y revisa las partituras, clasifica los lotes y redacta los textos de intervención mientras todavía puedes corregir cambios de repertorio.
Asigna funciones concretas a los voluntarios: recepción, control de reservas, entrada y apoyo al catering. Planifica la ocupación de la entrada antes de imprimir los listados para evitar colas al abrir las puertas.
Calcula el catering a partir del número confirmado de visitantes y revisa la lista de compra con antelación. Comprueba también que haya suficientes sillas, atriles, micrófonos, cables, vajilla y máquinas de café para el montaje previsto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de otoño?: Empieza al menos 8 semanas antes para asegurar el lugar, la sala de ensayo, los permisos y el seguro. Deja las últimas 2 semanas para confirmar reservas, cerrar el catering, revisar las partituras y asignar voluntarios.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un concierto?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del concierto. Fija una fecha de confirmación aproximadamente 10 días antes para actualizar la lista de visitantes y calcular el catering.
¿Qué hay que comprobar antes del primer ensayo?: Antes del primer ensayo, reúne todas las partituras y comprueba que cada lote esté completo y ordenado. También conviene tener definido el programa y reservar la sala de ensayo para las fechas necesarias.
¿Cuándo se prepara el programa del concierto?: Redacta el programa cuando el repertorio esté suficientemente cerrado, normalmente entre 2 y 3 semanas antes. Imprímelo solo después de revisar nombres, orden de las piezas y textos de intervención.

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