Organiser un concert d’automne sans rien laisser au dernier moment

Un concert d’automne se prépare dans un ordre précis : commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis verrouillez les autorisations et les répétitions. Les invitations et la billetterie viennent ensuite, avec un suivi régulier des inscriptions et des besoins alimentaires. Dans les dernières semaines, rassemblez les partitions, imprimez le programme et répartissez les bénévoles. Le jour J, l’accueil, la sonorisation, l’éclairage des pupitres et le buffet doivent avoir chacun un responsable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver la salle de répétition
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Concevoir les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le concert en ligne
9
Distribuer les affiches
3 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Mettre à jour la liste des visiteurs
13
Confirmer les réservations
14
Imprimer le programme
2 personnes
15
Rassembler les partitions
2 personnes
16
Vérifier les parties de musique
3 personnes
17
Trier les parties
2 personnes
18
Planifier les répétitions
2 personnes
19
Réaliser les répétitions
20 personnes
20
Rédiger les discours
21
Briefing de l'animateur
2 personnes
22
Répartir les bénévoles
2 personnes
23
Planifier le personnel à l’entrée
24
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Transporter les instruments
4 personnes
28
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
29
Récupérer les clés du lieu
30
Vérifier la salle et les espaces
2 personnes
31
Libérer l’espace de la scène
4 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
6 personnes
34
Installer les pupitres de musique
4 personnes
35
Installer les instruments
6 personnes
36
Préparer les partitions
3 personnes
37
Raccorder le matériel audio
2 personnes
38
Tester les microphones
2 personnes
39
Régler l’éclairage
2 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Aménager l’entrée
2 personnes
42
Aménager le vestiaire
2 personnes
43
Installer le buffet
4 personnes
44
Mettre les boissons au frais
2 personnes
45
Préparer le café et le thé
2 personnes
46
Préparer les en-cas
4 personnes
47
Vérifier les toilettes
48
Dégager les voies de sécurité
2 personnes

Événement

49
Ouvrir les portes
2 personnes
50
Accueillir les visiteurs
3 personnes
51
Gérer l'accueil et les programmes
3 personnes
52
Gérer le vestiaire
2 personnes
53
Orienter les visiteurs vers leur place
2 personnes
54
Accueillir les musiciens
2 personnes
55
Effectuer le dernier contrôle des instruments
3 personnes
56
Ouvrir le concert
57
Présenter le programme
58
Jouer de la musique
25 personnes
59
Annoncer la pause
60
Servir le café et le thé
4 personnes
61
Servir des amuse-bouches
4 personnes
62
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
63
Ranger le buffet pendant la pause
2 personnes
64
Annoncer la deuxième partie du concert
65
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
66
Distribuer le vestiaire
2 personnes
67
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

68
Emballer les instruments
6 personnes
69
Rassembler les partitions
3 personnes
70
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
71
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
72
Ranger les pupitres à musique
4 personnes
73
Retirer la décoration
3 personnes
74
Faire la vaisselle
4 personnes
75
Nettoyer la cuisine
3 personnes
76
Nettoyer la salle
5 personnes
77
Nettoyer les toilettes
2 personnes
78
Rassembler les déchets
3 personnes
79
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
80
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
81
Rapporter le matériel
4 personnes
82
Rendre les articles empruntés
2 personnes
83
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 130
Tables pliantesqté 10
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Portantsqté 3
Tabouretsqté 6
Éléments de podiumqté 6
Poteaux de balisageqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verresqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 150
Assiettes à gâteauqté 130
Fourchettesqté 150
Fourchettes à gâteauqté 130
Cuillères à caféqté 130
Cuillères à caféqté 130
Couverts de serviceqté 12
Saladiersqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Pupitres de musiqueqté 30
Pupitre de chef d’orchestre
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes de pupitreqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Branches d’automneqté 12
Cucurbitacées décorativesqté 12
Compositions floralesqté 6
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle de concert et la salle de répétition avant d’annoncer la date. Prévoyez au moins deux créneaux de répétition complets après la confirmation du programme.
Vérifiez les autorisations et l’assurance au moins 6 semaines avant le concert. Cette étape est souvent oubliée lorsque la salle est déjà réservée, alors qu’elle peut conditionner l’accueil du public et l’utilisation du matériel.
Suivez les inscriptions chaque semaine dès l’envoi des invitations. Arrêtez une première estimation du catering 10 jours avant, puis confirmez les quantités après la dernière mise à jour de la liste des visiteurs.
Rassemblez les partitions et contrôlez chaque partie musicale au plus tard une semaine avant la première répétition. Triez-les ensuite par formation et par ordre du programme pour éviter les recherches pendant l’installation.
Faites un briefing de l’animateur et des bénévoles 3 à 5 jours avant. Désignez séparément les personnes chargées de l’entrée, des pupitres, des microphones, de la table de mixage et du buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’automne ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, organiser les répétitions, envoyer les invitations et confirmer le catering.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’automne ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date du concert. Demandez une réponse au plus tard 10 jours avant afin de mettre à jour la liste des visiteurs et de calculer les quantités de restauration.
Quand préparer les partitions et le programme du concert ?: Rassemblez et vérifiez les partitions au moins 7 jours avant la première répétition. Faites relire et imprimer le programme entre 5 et 7 jours avant le concert, après la confirmation de l’ordre des morceaux.
Combien de bénévoles faut-il prévoir à l’entrée ?: Prévoyez au minimum 2 personnes à l’entrée pour un petit concert : une pour accueillir et orienter, une pour traiter les inscriptions ou les réservations. Ajoutez une personne dès que le public attendu dépasse environ 100 visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.