Zo organiseer je een nachtconcert zonder verrassingen
Begin een nachtconcert niet met het opbouwen van speakers, maar met het vastleggen van programma, artiesteninformatie en bezoekersaantallen. Open daarna de aanmeldingen, verwerk reserveringen en verzamel dieetwensen, zodat je de publieksruimte, bar en hapjes passend kunt voorbereiden. Controleer technische wensen ruim vooraf en plan leveringen en apparatuur apart in. Op de dag zelf werk je van locatiecontrole naar inrichting, geluid, verlichting en publieksontvangst; zo blijven kabels, artiesten en catering niet tot het laatste moment door elkaar lopen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 2
Aanmeldingen openen
- 3
Reserveringen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Bezoekerslijst bijwerken
- 6
Programma definitief maken
2 personen
- 7
Artiesteninformatie verzamelen
- 8
Technische wensen controleren
2 personen
- 9
Publieksinformatie versturen
- 10
Boodschappenlijst controleren
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Apparatuur verzamelen
2 personen
- 13
Dranken koelen
2 personen
- 14
Locatie controleren
2 personen
- 15
Leveringen ontvangen
2 personen
- 16
Publieksruimte vrijmaken
3 personen
- 17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 18
Inrichting artiestenruimte plaatsen
2 personen
- 19
Geluidsapparatuur opbouwen
4 personen
- 20
Microfoons aansluiten
2 personen
- 21
Verlichting ophangen
3 personen
- 22
Kabels veilig afplakken
2 personen
- 23
Decoratie ophangen
2 personen
- 24
Bar en buffet inrichten
3 personen
- 25
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 26
Kassa en ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
- 27
Toiletten aanvullen
- 28
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
- 29
Lichttest uitvoeren
2 personen
- 30
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
Event
- 31
Deuren openen
3 personen
- 32
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 33
Reserveringen controleren
2 personen
- 34
Koffie en thee serveren
2 personen
- 35
Hapjes serveren
2 personen
- 36
Dranken bijvullen
2 personen
- 37
Optredens begeleiden
2 personen
- 38
Licht tijdens concert bedienen
- 39
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
- 40
Laatste ronde aankondigen
- 41
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
- 42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 43
Overgebleven eten koelen
2 personen
- 44
Servies verzamelen
3 personen
- 45
Afval verzamelen
3 personen
- 46
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 47
Locatie schoonmaken
3 personen
- 48
Apparatuur afbreken
4 personen
- 49
Materialen inventariseren
2 personen
- 50
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 51
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 80
- Klaptafelsaantal 8
- Barkrukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 6
Servies
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 80
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- DI-boxenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 12
- Instrumentkabelsaantal 8
- Koptelefoonaantal 2
- Muziekstandaardsaantal 4
- Reservebatterijenaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 10
- Kabelgotenaantal 8
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerlampenaantal 12
- Zaklampenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Podiumdoekenaantal 4
- Slingersaantal 10
- Menubordenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- IJs- en koelbakkenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Schaaltjesaantal 16
- Thermoskannenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Sluit de bezoekerslijst enkele dagen voor het concert af en gebruik het definitieve aantal voor stoelen, glazen, borden en hapjes. Houd dieetwensen apart bij, zodat ze bij de bar of het buffet herkenbaar zijn.
- Vraag artiesten vooraf om hun technische wensen, inclusief microfoons, DI-boxen, instrumentkabels en muziekstandaards. Controleer daarna of het mengpaneel, de actieve speakers en alle XLR-kabels daadwerkelijk aanwezig zijn.
- Bouw geluid en verlichting op vóór je de publieksruimte volledig vult. Test elke microfoon afzonderlijk en leg kabels direct af met kabelgoten of tape; losse kabels worden tijdens de inloop snel een struikelpunt.
- Richt de artiestenruimte in voordat de eerste band arriveert en wijs een vaste plek aan voor water, bagage en reservebatterijen. Zo voorkom je dat artiesten tijdens de soundcheck door de publieksruimte moeten zoeken.
- Plan de laatste controle ongeveer 60 minuten voor de deuren opengaan: dranken gekoeld, bar en buffet klaar, garderoberekken geplaatst, verlichting aan en zaklampen beschikbaar. Controleer ook of leveringen zijn ontvangen en of vluchtwegen vrij blijven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een nachtconcert organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en reserveringen. Plan de technische controle en het definitieve programma uiterlijk 7 dagen voor het concert, zodat ontbrekende apparatuur nog geregeld kan worden.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een nachtconcert?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Tel daarnaast water mee en gebruik het definitieve bezoekersaantal van de afgesloten lijst voor je boodschappen.
- Wanneer bouw je de geluidsapparatuur op voor een nachtconcert?
- Plan de opbouw minstens 3 uur voor de publieksinloop als je speakers, mengpaneel, microfoons en verlichting zelf installeert. Reserveer daarna minimaal 60 minuten voor een volledige soundcheck en het oplossen van kabel- of stroomproblemen.
- Wat moet je op de avond van een nachtconcert als laatste controleren?
- Doe ongeveer 60 minuten voor aanvang een ronde langs entree, publieksruimte, artiestenruimte, bar en techniek. Controleer stoelen, garderobe, gekoelde dranken, microfoons, verlichting, afgeplakte kabels en vrije looproutes.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!