So organisierst du ein Nachtkonzert ohne Zeitdruck
Bei einem Nachtkonzert entscheidet nicht nur das Programm, sondern vor allem die Reihenfolge der Vorbereitung. Öffne die Anmeldungen früh, kläre technische Anforderungen mit der Künstlerin und verschicke Publikumsinformationen rechtzeitig. Am Veranstaltungstag brauchst du feste Zeitfenster für Aufbau, Soundcheck, Beleuchtung, Getränke und Snacks. Plane außerdem Puffer ein: Lieferungen, Kabel und kurzfristige Änderungen kosten fast immer mehr Zeit als erwartet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
2 Personen
- 2
Anmeldungen öffnen
- 3
Reservierungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Besucherliste aktualisieren
- 6
Programm finalisieren
2 Personen
- 7
Künstlerinformationen sammeln
- 8
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
- 9
Publikumsinformationen versenden
- 10
Einkaufsliste prüfen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Ausrüstung sammeln
2 Personen
- 13
Getränke kühlen
2 Personen
- 14
Ort überprüfen
2 Personen
- 15
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
- 16
Publikumsbereich freiräumen
3 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 18
Einrichtung des Künstlerraums aufstellen
2 Personen
- 19
Tonanlage aufbauen
4 Personen
- 20
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 21
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 22
Kabel sicher abkleben
2 Personen
- 23
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 24
Bar und Buffet einrichten
3 Personen
- 25
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 26
Kasse und Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
- 27
Toiletten auffüllen
- 28
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 29
Lichttest durchführen
2 Personen
- 30
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
Event
- 31
Türen öffnen
3 Personen
- 32
Besucher empfangen
3 Personen
- 33
Reservierungen prüfen
2 Personen
- 34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 35
Snacks servieren
2 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Auftritte betreuen
2 Personen
- 38
Licht während des Konzerts bedienen
- 39
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
- 40
Letzte Runde ankündigen
- 41
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 42
Geräte ausschalten
2 Personen
- 43
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
- 44
Geschirr sammeln
3 Personen
- 45
Abfall sammeln
3 Personen
- 46
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 47
Location reinigen
3 Personen
- 48
Ausrüstung abbauen
4 Personen
- 49
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 50
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 51
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 80
- KlappischeAnz. 8
- BarhockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 6
Geschirr
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 80
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 4
- XLR-KabelAnz. 12
- InstrumentenkabelAnz. 8
- KopfhörerAnz. 2
- NotenständerAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelkanäleAnz. 8
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BühnentücherAnz. 4
- GirlandenAnz. 10
- MenükartenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Eis- und KühlbehälterAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- SchälchenAnz. 16
- ThermoskannenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe das Programm mindestens 7 Tage vor dem Konzert ab. Sammle vorher die Künstlerinneninformationen und verschicke danach die finalen Publikumsinformationen, damit niemand mit einem vorläufigen Ablauf ankommt.
- Prüfe die technischen Anforderungen mindestens 5 Tage vorher. Für Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel sollte eine verantwortliche Person feststehen; Ersatzbatterien gehören nicht erst am Konzertabend auf die Einkaufsliste.
- Beginne den Aufbau mindestens 4 Stunden vor Einlass. Räume zuerst den Publikumsbereich frei, stelle Stühle und Tische auf und baue danach Tonanlage, Mikrofone und Beleuchtung auf.
- Klebe jedes Kabel ab, bevor Besucherinnen und Besucher eintreffen. Kabelkanäle, Verlängerungskabel und Taschenlampen werden häufig vergessen oder zu spät gesucht, obwohl sie für einen sicheren Abend entscheidend sind.
- Kühle Getränke mindestens 3 Stunden vor Beginn und bereite Snacks spätestens 60 Minuten vor Einlass vor. Richte Bar und Buffet erst ein, nachdem der Technikbereich frei zugänglich geprüft wurde.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Nachtkonzert organisieren?
- Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Einladungen, Anmeldungen und Reservierungen. Spätestens 7 Tage vor dem Termin sollten Programm, Besucherliste und Publikumsinformationen weitgehend feststehen.
- Wann sollte der Aufbau für ein Nachtkonzert beginnen?
- Plane mindestens 4 Stunden Aufbauzeit vor dem Einlass ein. Für Tonanlage, Mikrofone, Licht, Bestuhlung und einen Soundcheck brauchst du zusätzlich etwa 30 Minuten Puffer.
- Wie viel Getränke brauche ich für ein Nachtkonzert?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Wasser sollte zusätzlich und während des gesamten Konzerts verfügbar sein.
- Wann sollte man die Technik für ein Konzert prüfen?
- Prüfe die technischen Anforderungen mindestens 5 Tage vor dem Konzert und teste die komplette Anlage am Veranstaltungstag spätestens 2 Stunden vor Einlass. So bleibt Zeit, fehlende Kabel oder Adapter zu ersetzen.
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