Organiser un concert de nuit sans perdre le fil

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Ouvrez les inscriptions assez tôt pour traiter les réservations et recueillir les besoins alimentaires avant de finaliser la liste des visiteurs. Faites une dernière mise à jour au plus tard 48 heures avant le concert.
• Demandez aux artistes leurs informations et leurs besoins techniques au moins 7 jours avant l’événement. Utilisez ces données pour préparer la table de mixage, les microphones, les boîtiers DI et les câbles adaptés.
• Installez le son et l’éclairage avant de préparer le bar et le buffet. Gardez au moins 90 minutes pour les branchements, le test des microphones et la vérification des projecteurs LED.
• Libérez l’espace du public avant de placer les chaises, les tables pliantes et les poteaux de balisage. Laissez des passages dégagés et fixez chaque câble avec du ruban adhésif ou une goulotte avant l’arrivée des visiteurs.
• Refroidissez les boissons et préparez les en-cas plusieurs heures à l’avance, plutôt qu’à l’ouverture des portes. Prévoyez aussi des piles de rechange, des rallonges et des multiprises accessibles pour éviter une interruption pendant le concert.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concert de nuit ?

Envoyez-les au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Vous aurez ainsi le temps d’ouvrir les inscriptions, de traiter les réservations et de relancer les personnes qui n’ont pas répondu.

Combien de temps faut-il prévoir pour installer le son et l’éclairage ?

Prévoyez au minimum 90 minutes pour installer la table de mixage, les microphones, les câbles et les projecteurs. Ajoutez 30 minutes si plusieurs artistes utilisent des configurations différentes.

Quand demander les besoins techniques aux artistes ?

Demandez-les au moins 7 jours avant le concert et vérifiez-les à nouveau 48 heures avant. Une demande tardive peut nécessiter du matériel ou des câbles difficiles à trouver le jour même.

Quand préparer la salle avant l’arrivée du public ?

Terminez les chaises, les tables, le bar, le buffet et la décoration au moins 60 minutes avant l’ouverture. Gardez les 30 dernières minutes pour la circulation, les câbles, les livraisons et les imprévus.