Cómo organizar un concierto nocturno sin improvisar
Un concierto nocturno se organiza en tres frentes: público, artistas y montaje técnico. Empieza cerrando reservas y preferencias dietéticas, y confirma después el programa, las necesidades de cada artista y la información que recibirá el público. En los últimos días, concentra las compras, las entregas y la comprobación del lugar. El día del concierto, monta primero la sala y el sonido, prueba micrófonos e iluminación y deja el bar y los aperitivos para cuando el espacio esté despejado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Abrir inscripciones
- 3
Gestionar las reservas
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Actualizar la lista de visitantes
- 6
Definir el programa final
2 personas
- 7
Recopilar información de los artistas
- 8
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
- 9
Enviar información al público
- 10
Comprobar la lista de la compra
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Recoger el equipo
2 personas
- 13
Enfriar bebidas
2 personas
- 14
Comprobar el lugar
2 personas
- 15
Recibir entregas
2 personas
- 16
Despejar la zona del público
3 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 18
Colocar el mobiliario de la sala de artistas
2 personas
- 19
Montar el equipo de sonido
4 personas
- 20
Conectar los micrófonos
2 personas
- 21
Colgar la iluminación
3 personas
- 22
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
- 23
Colgar la decoración
2 personas
- 24
Montar el bar y el buffet
3 personas
- 25
Preparar aperitivos
3 personas
- 26
Preparar la caja registradora y la mesa de recepción
2 personas
- 27
Reponer los baños
- 28
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 29
Realizar la prueba de luces
2 personas
- 30
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
Evento
- 31
Abrir las puertas
3 personas
- 32
Recibir a los visitantes
3 personas
- 33
Comprobar las reservas
2 personas
- 34
Servir café y té
2 personas
- 35
Servir aperitivos
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Coordinar las actuaciones
2 personas
- 38
Controlar la iluminación durante el concierto
- 39
Mantener limpia la zona del público
2 personas
- 40
Anunciar la última ronda
- 41
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Seguimiento
- 42
Apagar el equipo
2 personas
- 43
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
- 44
Recoger la vajilla
3 personas
- 45
Recoger la basura
3 personas
- 46
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 47
Limpiar el lugar
3 personas
- 48
Desmontar el equipo
4 personas
- 49
Inventariar materiales
2 personas
- 50
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 51
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesas plegablescant. 8
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 80
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 4
- Cables XLRcant. 12
- Cables de instrumentoscant. 8
- Auricularescant. 2
- Atrilescant. 4
- Baterías de repuestocant. 12
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 10
- Canaletas para cablescant. 8
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Luces decorativascant. 12
- Linternascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Telones de escenariocant. 4
- Guirnaldascant. 10
- Carteles del menúcant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cubetas de hielo y refrigeracióncant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cucharonescant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuencoscant. 16
- Termoscant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa final y recopila la información técnica de cada artista al menos 7 días antes. Pide entradas, conexiones, número de micrófonos y necesidades de monitores por escrito para no descubrir faltas durante la prueba.
- Actualiza la lista de visitantes 48 horas antes y usa ese número para calcular sillas, vasos, platos y comida. Reserva además un margen del 10 % para cambios de última hora, especialmente si las inscripciones siguen abiertas.
- Haz la compra y enfría las bebidas el día anterior. Así puedes dedicar la jornada del concierto a recibir entregas, revisar el lugar y resolver problemas de montaje, en vez de salir a comprar hielo o bebidas.
- Monta el sonido antes de colocar toda la decoración: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI y cables deben quedar probados antes de abrir puertas. Fija los cables con cinta de seguridad y deja libres los pasillos del público.
- Reserva como mínimo 90 minutos para el montaje técnico y la prueba de sonido. Después coloca mesas, sillas, mobiliario de la sala de artistas, bar y buffet; la decoración y los aperitivos van al final para que no estorben durante el trabajo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto nocturno?
- Empieza las invitaciones y reservas al menos 3 semanas antes. Cierra el programa, las necesidades técnicas y la información al público 7 días antes, y confirma la lista de visitantes 48 horas antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto nocturno?
- Calcula al menos 90 minutos para sonido e iluminación y otros 45 minutos para mesas, sillas, bar y buffet. Añade 30 minutos de margen si hay varios artistas o el equipo llega en entregas separadas.
- ¿Cuándo se hace la prueba de sonido?
- Hazla después de montar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cables y cajas DI, y antes de abrir las puertas. Reserva entre 30 y 45 minutos para probar cada entrada y corregir ruidos o cables insuficientes.
- ¿Qué se suele olvidar en un concierto nocturno?
- Suelen faltar baterías de repuesto, regletas, cables alargadores, cinta para fijar cables y linternas. Comprueba este material 24 horas antes y revisa también que las bebidas estén frías y que vasos, copas, tazas y cubiertos estén listos.
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