Zo organiseer je een muziekwedstrijd
Begin niet met promotie, maar met het wedstrijdformat: bepaal hoeveel deelnemers optreden, hoe lang elk optreden duurt en waarop de jury beoordeelt. Reserveer daarna de locatie, jury en geluidsapparatuur, zodat je een realistisch programma kunt maken. Verwerk aanmeldingen in één deelnemerslijst en bevestig tijdig wie meedoet. In de laatste week verzamel je muziekbestanden, controleer je alle optredens technisch en stuur je het programma naar deelnemers. Op de dag zelf draait alles om een strakke opbouw, duidelijke communicatie en een aparte jurytafel.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
- 2
Juryleden benaderen
2 personen
- 3
Locatie reserveren
- 4
Geluidsapparatuur reserveren
- 5
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 6
Aanmeldformulier maken
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Promotie publiceren
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Deelnemers bevestigen
2 personen
- 12
Optreedvolgorde maken
2 personen
- 13
Jurycriteria afdrukken
- 14
Publieksinformatie afdrukken
- 15
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
- 16
Optredens technisch controleren
2 personen
- 17
Catering bestellen
- 18
Prijzen en certificaten regelen
2 personen
- 19
Programma naar deelnemers sturen
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Apparatuur ophalen
2 personen
- 22
Deelnemerslijst afdrukken
- 23
Juryformulieren klaarleggen
Event
- 24
Locatie openen
2 personen
- 25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 26
Podiumzone vrijmaken
3 personen
- 27
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
- 28
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
- 29
Jurytafel inrichten
2 personen
- 30
Incheckbalie inrichten
2 personen
- 31
Cateringtafel inrichten
2 personen
- 32
Dranken koud zetten
2 personen
- 33
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 34
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
- 35
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 36
Optredens kort soundchecken
3 personen
- 37
Jury instrueren
2 personen
- 38
Publiek ontvangen
3 personen
- 39
Wedstrijd openen
- 40
Optredens begeleiden
4 personen
- 41
Pauzehapjes serveren
3 personen
- 42
Dranken bijvullen
2 personen
- 43
Publieksstemming begeleiden
2 personen
- 44
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
- 45
Uitslag berekenen
2 personen
- 46
Finalisten aankondigen
- 47
Finale begeleiden
4 personen
- 48
Juryberaad begeleiden
2 personen
- 49
Winnaars bekendmaken
2 personen
- 50
Prijzen uitreiken
2 personen
- 51
Afscheidsmuziek draaien
- 52
Publiek uitgeleiden
3 personen
- 53
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Nazorg
- 54
Catering opruimen
3 personen
- 55
Afval verzamelen
3 personen
- 56
Servies afwassen
3 personen
- 57
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
- 58
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
- 59
Lichtinstallatie afbreken
2 personen
- 60
Locatie schoonmaken
4 personen
- 61
Geleende materialen controleren
2 personen
- 62
Apparatuur retourneren
2 personen
- 63
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 64
Uitslag online publiceren
- 65
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 120
- Jurytafelsaantal 2
- Barkrukkenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Podiumblokkenaantal 4
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- DI-boxenaantal 4
- Monitorluidsprekersaantal 2
- Laptop
- Audio-interface
- USB-sticksaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Gaffer tapeaantal 6
- Kabelbindersaantal 100
Verlichting
- Podiumspotsaantal 4
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Batterijlampenaantal 6
Servies
- Waterglazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffiekannenaantal 3
- Waterkannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- IJsboxenaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Maatbekersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveertafelkledenaantal 6
Decoratie
- Podiumachterdoek
- Wedstrijdbanner
- Richtingsbordenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 40
- Tafeldecoratieaantal 10
- Prijstafelkleed
- Waarderingscertificatenaantal 25
- Trofeeënaantal 3
- Medaillelintenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 2
- Bezemaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de optreedvolgorde pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd per deelnemer niet alleen de optreedtijd bij, maar ook tijd voor wisselen en een korte soundcheck.
- Maak het reglement concreet voordat je juryleden benadert: leg vast hoeveel punten deelnemers krijgen voor bijvoorbeeld uitvoering, originaliteit en presentatie, en druk voor elk jurylid een formulier af.
- Verzamel muziekbestanden uiterlijk enkele dagen vooraf op één laptop en een USB-stick. Test elk bestand in de gebruikte afspeelopstelling; een bestand dat thuis werkt, kan tijdens de wedstrijd alsnog ontbreken of verkeerd openen.
- Reserveer tijd voor een volledige technische controle vóór de deuren opengaan. Controleer microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers, podiumspots en kabels, en werk losse kabels weg met kabelgoten en gaffer tape.
- Stuur deelnemers het programma en de praktische informatie vóór de wedstrijddag. Vermeld daarin hun aankomsttijd, optreedvolgorde, dieetwensen voor de catering en waar ze hun spullen of kleding kunnen achterlaten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een muziekwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met het format, de locatie, juryleden en geluidsapparatuur. Open de aanmeldingen zodra het reglement en de belangrijkste tijden vaststaan; plan de technische controle in de laatste week.
- Hoeveel tijd moet je rekenen per optreden bij een muziekwedstrijd?
- Reken naast de optreedduur minstens 5 tot 10 minuten voor wisselen, opstellen en een korte controle. Bij bands of meerdere instrumenten is 10 tot 15 minuten veiliger, zodat het programma niet direct uitloopt.
- Wanneer moet je de muziekbestanden van deelnemers verzamelen?
- Vraag de bestanden uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd op. Zet alles op een laptop én een USB-stick, geef bestanden vaste namen en controleer ze vóór de wedstrijddag in de echte geluidsopstelling.
- Hoeveel juryleden heb je nodig voor een muziekwedstrijd?
- Gebruik bij voorkeur minimaal 3 juryleden, zodat één afwijkende beoordeling minder zwaar weegt. Geef elk jurylid vooraf de criteria en laat hen per optreden een apart formulier invullen; plan na afloop tijd voor het optellen en controleren van de scores.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!