Organiser un concours de musique, étape par étape

Un concours de musique se prépare dans un ordre précis : d’abord le format et le règlement, puis le lieu, le jury et les inscriptions. La technique doit être vérifiée avec chaque participant avant le jour J, surtout les fichiers musicaux, les micros et les branchements. Prévoyez aussi du temps pour établir l’ordre de passage, imprimer les documents du jury et installer la scène. Ce plan rassemble les étapes nécessaires pour passer d’une idée à une compétition fluide.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Contacter les membres du jury
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Réserver le matériel de sonorisation
5
Établir le règlement du concours
2 personnes
6
Créer le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les participants
2 personnes
12
Établir l’ordre des prestations
2 personnes
13
Imprimer les critères du jury
14
Imprimer les informations au public
15
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
16
Vérifier techniquement les spectacles
2 personnes
17
Commander le catering
18
Prévoir les prix et les certificats
2 personnes
19
Envoyer le programme aux participants
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer l'équipement
2 personnes
22
Imprimer la liste des participants
23
Préparer les formulaires du jury

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Dégager la zone du podium
3 personnes
27
Installer le système de sonorisation
3 personnes
28
Monter l’installation lumière
2 personnes
29
Installer la table du jury
2 personnes
30
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
31
Installer la table traiteur
2 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Effectuer la balance technique
3 personnes
35
Accueillir les participants
3 personnes
36
Faire une courte balance des concerts
3 personnes
37
Informer le jury
2 personnes
38
Accueillir le public
3 personnes
39
Ouvrir la compétition
40
Accompagner les spectacles
4 personnes
41
Servir les en-cas de pause
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Animer le vote du public
2 personnes
44
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
45
Calculer les résultats
2 personnes
46
Annoncer les finalistes
47
Encadrer la finale
4 personnes
48
Coordonner les délibérations du jury
2 personnes
49
Annonce des gagnants
2 personnes
50
Remettre les prix
2 personnes
51
Passer la musique d'adieu
52
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
53
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

54
Ranger le service traiteur
3 personnes
55
Rassembler les déchets
3 personnes
56
Faire la vaisselle
3 personnes
57
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
58
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
59
Démonter l’installation lumineuse
2 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
62
Retourner le matériel
2 personnes
63
Ranger le stock restant
2 personnes
64
Publier les résultats en ligne
65
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Tables du juryqté 2
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Blocs de podiumqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Ordinateur portable
Interface audio
Clés USBqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ruban gafferqté 6
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à batterieqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2
Thermosqté 4
Nappes pour tables de serviceqté 6

Décoration

Fond de scène
Bannière de compétition
Panneaux directionnelsqté 8
Badges nominatifsqté 40
Décoration de tableqté 10
Nappe de remise des prix
Certificats de récompenseqté 25
Trophéesqté 3
Rubans de médailleqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le format, les catégories, la durée des prestations et les critères de notation. Le règlement doit être terminé avant l’ouverture des inscriptions afin que chaque candidat connaisse les conditions exactes.
Contactez le jury avant de publier les invitations. Prévoyez au moins trois personnes pour répartir l’évaluation, la remise des documents et les éventuelles questions pendant les prestations.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant le concours, puis confirmez chaque participant et ses besoins alimentaires. Utilisez cette liste définitive pour établir l’ordre de passage et envoyer le programme.
Organisez une vérification technique avant le jour J pour chaque spectacle : fichier musical, micro, boîtier DI, retour et niveau sonore. Demandez les fichiers à l’avance sur clé USB et conservez une copie sur l’ordinateur de régie.
Réservez une vraie plage de montage le jour même. Pour une petite scène, comptez environ deux heures pour installer les tables, chaises, podiums, éclairages et câbles, puis gardez du temps pour un test complet avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de musique ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et le matériel, confirmer le jury, diffuser les inscriptions, commander le catering et préparer le programme.
Quand faut-il établir le règlement du concours ?: Rédigez-le avant de créer le formulaire d’inscription, idéalement 5 à 6 semaines avant l’événement. Les critères du jury, la durée des prestations et les règles techniques doivent être connus dès l’inscription.
Quand envoyer l’ordre de passage aux participants ?: Envoyez-le dès que les inscriptions sont closes et que les besoins techniques sont vérifiés, généralement 5 à 7 jours avant le concours. Ajoutez l’heure d’arrivée, l’horaire de prestation et les informations pratiques pour le public.
Combien de temps prévoir pour les tests de son ?: Réservez au moins 10 à 15 minutes par participant, plus 30 minutes pour un test général de la console et des retours. Avec 12 prestations, cela représente environ 3 heures, hors installation de la scène.

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