Zo organiseer je een muziekwedstrijd zonder verrassingen

Begin met het wedstrijdformat: bepaal hoeveel acts optreden, hoe lang elke act krijgt en waarop de jury beoordeelt. Reserveer daarna de locatie en leg juryleden, techniek en deelnemers vast. Pas als de inschrijvingen binnen zijn, maak je een realistisch optredenschema met soundcheck, wisseltijd en pauzes. Een muziekwedstrijd loopt meestal niet vast op de optredens zelf, maar op ontbrekende muziekbestanden, onduidelijke regels en kabels of microfoons die niet vooraf zijn getest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Juryleden benaderen
2 personen
4
Optredende acts vastleggen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Wedstrijdregels publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie online plaatsen
9
Posters verspreiden
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Technische wensen uitvragen
2 personen
13
Optredenschema maken
2 personen
14
Jurycriteria voorbereiden
2 personen
15
Prijzen bestellen
16
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
17
Draaiboek afdrukken
18
Vrijwilligers werven
2 personen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Deelnemers bevestigen
2 personen
21
Presentatieteksten schrijven
22
Programma online publiceren
23
Catering bestellen
24
Prijzen en certificaten controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Muziekbestanden klaarzetten
2 personen
28
Locatiesleutels ophalen
29
Zaal en backstage inspecteren
2 personen
30
Podiumzone afzetten
3 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
33
Licht en kabels aansluiten
3 personen
34
Decoratie ophangen
2 personen
35
Jurytafel inrichten
2 personen
36
Inschrijftafel inrichten
2 personen
37
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
38
Backstage voorbereiden
2 personen
39
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
40
Acts laten soundchecken
3 personen
41
Jury instrueren
2 personen
42
Vrijwilligers briefen
2 personen

Event

43
Deelnemers registreren
3 personen
44
Publiek ontvangen
3 personen
45
Programma uitdelen
2 personen
46
Opening aankondigen
47
Optredens begeleiden
3 personen
48
Juryformulieren verzamelen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes aanvullen
2 personen
52
Publieksstemming begeleiden
2 personen
53
Juryuitslag verwerken
2 personen
54
Pauzeprogramma aankondigen
55
Finaleoptredens begeleiden
3 personen
56
Winnaars bekendmaken
2 personen
57
Prijzen uitreiken
3 personen
58
Afsluiting presenteren
59
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

60
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
61
Catering opruimen
3 personen
62
Meubilair afbreken
4 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Servies afwassen
2 personen
66
Zaal schoonmaken
3 personen
67
Backstage schoonmaken
2 personen
68
Apparatuur veilig verpakken
3 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Jurytafelsaantal 2
Krukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Koptelefoonaantal 2
Laptopaantal 2
USB-sticksaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Audiokabelsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Kabelgotenaantal 10
Muzieklessenaarsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 4

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Statief voor verlichtingaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 6
Zaklampenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiepottenaantal 4
Theepottenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Wedstrijdbanierenaantal 4
Slingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Naambordjesaantal 30
Pijlenbordenaantal 12
Fotowand

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Geef elke act een vaste optreedtijd en plan daarnaast minimaal 10 minuten voor wisselen en aansluiten. Vraag technische wensen tegelijk met het aanmeldformulier uit, zodat je later geen DI-box, microfoon of instrumentkabel hoeft te regelen op basis van aannames.
Publiceer de wedstrijdregels voordat je promotie start. Zet er onder meer de maximale optreedduur, juryscore, geluidsbestanden, leeftijdsgrenzen en uiterste aanmelddatum in; wijzigingen na de eerste inschrijvingen zorgen vrijwel altijd voor discussie.
Verzamel muziekbestanden uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd en test ze op de laptop waarop je ze afspeelt. Bewaar een tweede kopie op een USB-stick en label bestanden met actnaam en volgnummer, niet alleen met bestandsnamen als ‘finale_mix’.
Plan de techniek vóór de zaal open gaat: controleer speakers, mengpaneel, microfoons, kabels, stroomhaspels en verlichting één voor één. Houd gaffer tape en kabelgoten klaar, want losse kabels bij jurytafels en looproutes zijn een praktisch veiligheidsprobleem.
Maak voor de jury een beoordelingsformulier met vaste criteria en puntenverdeling en geef het draaiboek ook aan vrijwilligers. Plan minstens 30 minuten voor jurybriefing en deelnemersontvangst; daarin kun je dieetwensen, ontbrekende certificaten en last-minute wijzigingen afvangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het organiseren van een muziekwedstrijd?: Reken op 6 tot 8 weken voor een kleine muziekwedstrijd en begin niet later met de locatie en jury. Gebruik de laatste 7 dagen voor het verzamelen en testen van muziekbestanden, het afronden van het schema en het drukken van het draaiboek.
Hoeveel tijd moet je per optreden plannen?: Plan naast de optreedduur minimaal 10 minuten voor het wisselen van acts en het aansluiten van apparatuur. Bij bands met eigen instrumenten of meerdere microfoons is 15 minuten veiliger; tel die wisseltijd op voordat je de aanvangstijd publiceert.
Wanneer moet je juryleden en deelnemers bevestigen?: Benader juryleden bij voorkeur 6 weken vooraf en bevestig deelnemers uiterlijk 10 dagen voor de wedstrijd. Vraag technische wensen en dieetwensen meteen bij de bevestiging nog één keer na, zodat wijzigingen niet op de wedstrijddag binnenkomen.
Hoeveel muziekbestanden moet je vooraf verzamelen?: Verzamel per act minimaal één definitieve versie van elk nummer of audiobestand dat tijdens de wedstrijd wordt gebruikt. Vraag de bestanden uiterlijk 7 dagen vooraf op, test ze op locatie of op dezelfde laptop en neem een kopie mee op minimaal één USB-stick.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.