So organisierst du einen Musikwettbewerb
Ein Musikwettbewerb braucht vor allem einen klaren Ablauf: Zuerst legst du Format und Regeln fest, danach folgen Ort, Jury und Anmeldung. Sobald die Auftritte erfasst sind, planst du Programm, Technik und Helfer nicht mehr nach Gefühl, sondern nach den tatsächlichen Beiträgen. Rechne außerdem Zeit für Soundcheck, Umbauten und Pausen ein. Die Aufgaben- und Materiallisten auf dieser Seite helfen dir, am Veranstaltungstag nichts zwischen Jurytischen, Mikrofonen und Kabeln zu übersehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Jurymitglieder ansprechen
2 Personen
- 4
Auftritte erfassen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Spielregeln veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Werbung online stellen
- 9
Poster verteilen
3 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Technische Wünsche abfragen
2 Personen
- 13
Aufführungsplan erstellen
2 Personen
- 14
Jurykriterien vorbereiten
2 Personen
- 15
Preise bestellen
- 16
Musikdateien sammeln
2 Personen
- 17
Drehbuch ausdrucken
- 18
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 19
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 20
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 21
Präsentationstexte schreiben
- 22
Programm online veröffentlichen
- 23
Catering bestellen
- 24
Preise und Zertifikate prüfen
2 Personen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Getränke kühlen
2 Personen
- 27
Musikdateien bereitlegen
2 Personen
- 28
Standortschlüssel abholen
- 29
Saal und Backstagebereich inspizieren
2 Personen
- 30
Bereich um die Bühne absperren
3 Personen
- 31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 33
Licht und Kabel anschließen
3 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 35
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 36
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 37
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 38
Backstage vorbereiten
2 Personen
- 39
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen
- 40
Acts den Soundcheck machen lassen
3 Personen
- 41
Jury einweisen
2 Personen
- 42
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 43
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 44
Publikum empfangen
3 Personen
- 45
Programm verteilen
2 Personen
- 46
Eröffnung ankündigen
- 47
Auftritte betreuen
3 Personen
- 48
Juryformulare einsammeln
- 49
Getränke servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Snacks auffüllen
2 Personen
- 52
Publikumsabstimmung begleiten
2 Personen
- 53
Juryergebnis verarbeiten
2 Personen
- 54
Pausenprogramm ankündigen
- 55
Finalauftritte begleiten
3 Personen
- 56
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
- 57
Preise überreichen
3 Personen
- 58
Abschluss präsentieren
- 59
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 61
Catering aufräumen
3 Personen
- 62
Möbel abbauen
4 Personen
- 63
Dekoration entfernen
2 Personen
- 64
Abfall sammeln
3 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 66
Saal reinigen
3 Personen
- 67
Backstage reinigen
2 Personen
- 68
Ausrüstung sicher verpacken
3 Personen
- 69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 70
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- JurytischeAnz. 2
- HockerAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- KopfhörerAnz. 2
- LaptopAnz. 2
- USB-SticksAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- AudiokabelAnz. 12
- InstrumentenkabelAnz. 8
- Gaffer TapeAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 10
- NotenpulteAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 4
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 6
- Stativ für BeleuchtungAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 4
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- KaffeekannenAnz. 4
- TeekannenAnz. 3
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- KühlelementeAnz. 24
Dekoration
- WettkampfbannerAnz. 4
- GirlandenAnz. 10
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 30
- PfeiltafelnAnz. 12
- Fotowand
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Staubsauger
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Format, Altersgruppen, Auftrittsdauer und Bewertungskriterien mindestens 8 Wochen vorher fest. Veröffentliche die Regeln zusammen mit dem Anmeldeformular, damit später keine Diskussionen über Ablauf oder Wertung entstehen.
- Frage bei der Anmeldung neben Name und Beitrag auch technische Wünsche, Musikdateien und Ernährungswünsche ab. Fordere fehlende Angaben spätestens 14 Tage vor dem Wettbewerb nach; sonst wird der Aufführungsplan unnötig instabil.
- Plane den Zeitplan erst, wenn alle Auftritte erfasst sind. Zwischen zwei Beiträgen solltest du je nach Instrument 5 bis 10 Minuten für Umbau und Mikrofonwechsel reservieren und zusätzlich eine Pause von mindestens 20 Minuten einplanen.
- Teste Mischpult, aktive Lautsprecher, Mikrofone, DI-Boxen und alle Audiokabel spätestens am Vortag. Beschrifte Musikdateien auf Laptop und USB-Sticks eindeutig und sichere sie doppelt, statt am Veranstaltungstag nach einzelnen Versionen zu suchen.
- Teile Freiwillige mit festen Aufgaben und Uhrzeiten ein: Einlass, Bühne, Technik, Jurybetreuung und Catering brauchen jeweils eine zuständige Person. Drucke Drehbuch, Aufführungsplan und Präsentationstexte am Vortag aus und lege Zertifikate und Preise getrennt bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Musikwettbewerb organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Format, Location und Jury. Die Anmeldung sollte mindestens 4 Wochen laufen, damit du Aufführungsplan, Technik und Catering rechtzeitig an die Teilnehmerzahl anpassen kannst.
- Wie viel Zeit braucht ein Auftritt beim Musikwettbewerb?
- Plane pro Beitrag die eigentliche Auftrittszeit plus 5 bis 10 Minuten für Ansage, Umbau und Kabelwechsel ein. Bei vielen Instrumenten oder Gruppen solltest du eher 10 bis 15 Minuten Übergangszeit rechnen.
- Wann müssen die Musikdateien abgegeben werden?
- Fordere die Dateien spätestens 14 Tage vor dem Wettbewerb an und prüfe jedes Format innerhalb von 3 Tagen. Eine zweite Kopie auf einem USB-Stick sowie auf dem Laptop verhindert, dass eine einzelne Datei den Ablauf stoppt.
- Wie viele Helfer braucht ein Musikwettbewerb?
- Für einen kleinen Wettbewerb solltest du mindestens 5 Rollen besetzen: Einlass, Bühnenbetreuung, Technik, Jurybetreuung und Catering. Bei mehr als 20 Auftritten oder parallelen Aufgaben kommen mindestens 2 zusätzliche Helfer für Umbau und Teilnehmerkoordination hinzu.
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