Organiser un concours de musique sans perdre le fil

Un concours de musique se prépare dans un ordre précis : d’abord le format et le règlement, puis le lieu, les inscriptions et les besoins techniques. Dès que les candidats sont connus, vous pouvez construire un programme réaliste et répartir les rôles du jury et des bénévoles. Les oublis les plus fréquents concernent les fichiers musicaux, les horaires de balance, les certificats et les câbles nécessaires sur scène. Ce plan vous aide à avancer étape par étape jusqu’au jour du concours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Contacter les membres du jury
2 personnes
4
Enregistrer les prestations
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Publier le règlement du concours
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion en ligne
9
Distribuer les affiches
3 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
13
Établir le programme des spectacles
2 personnes
14
Préparer les critères du jury
2 personnes
15
Commander les prix
16
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
17
Imprimer le déroulé
18
Recruter des bénévoles
2 personnes
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Confirmer les participants
2 personnes
21
Rédiger les textes de présentation
22
Publier le programme en ligne
23
Commander le catering
24
Vérifier les prix et certificats
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les fichiers musicaux
2 personnes
28
Récupérer les clés du lieu
29
Inspecter la salle et les coulisses
2 personnes
30
Balisage de la zone de scène
3 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer le système de sonorisation
3 personnes
33
Brancher l’éclairage et les câbles
3 personnes
34
Installer la décoration
2 personnes
35
Installer la table du jury
2 personnes
36
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Préparer les coulisses
2 personnes
39
Effectuer la balance technique
3 personnes
40
Faire la balance des acts
3 personnes
41
Informer le jury
2 personnes
42
Briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

43
Enregistrer les participants
3 personnes
44
Accueillir le public
3 personnes
45
Distribuer le programme
2 personnes
46
Annoncer l'ouverture
47
Accompagner les spectacles
3 personnes
48
Rassembler les formulaires du jury
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
52
Animer le vote du public
2 personnes
53
Traiter les résultats du jury
2 personnes
54
Annoncer le programme de la pause
55
Encadrer les prestations de la finale
3 personnes
56
Annonce des gagnants
2 personnes
57
Remettre les prix
3 personnes
58
Présenter la clôture
59
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

60
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
61
Ranger le service traiteur
3 personnes
62
Démonter le mobilier
4 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Faire la vaisselle
2 personnes
66
Nettoyer la salle
3 personnes
67
Nettoyer les coulisses
2 personnes
68
Emballer le matériel en toute sécurité
3 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables du juryqté 2
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Casque audioqté 2
Ordinateur portableqté 2
Clés USBqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles audioqté 12
Câbles d'instrumentsqté 8
Ruban gafferqté 6
Goulottes de câblesqté 10
Pupitres de musiqueqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pied d'éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cafetièreqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Pains de glaceqté 24

Décoration

Bannières de compétitionqté 4
Guirlandesqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 30
Panneaux de directionqté 12
Mur photo

Nettoyage

Poubellesqté 10
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format avant d’ouvrir les inscriptions : catégories, durée maximale d’une prestation, nombre de morceaux, critères de notation et composition du jury doivent figurer dans le règlement.
Demandez les besoins techniques et alimentaires dès le formulaire d’inscription. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 7 jours pour vérifier les fichiers musicaux, les branchements, les micros, les boîtiers DI et les retours.
Construisez le programme après la clôture des inscriptions, en gardant 10 à 15 minutes de marge par heure pour les changements de plateau, les réglages et les imprévus. Envoyez la convocation finale aux participants au moins 5 jours avant.
Préparez une fiche de notation identique pour chaque membre du jury et imprimez le déroulé en plusieurs exemplaires. Le jury doit connaître les critères, le barème et la procédure de remise des prix avant le début des prestations.
Faites une répétition technique le jour même, idéalement 2 heures avant l’accueil du public. Vérifiez les rallonges, multiprises, câbles audio, éclairages, pupitres et chemins de câbles, puis attribuez clairement chaque bénévole à une zone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de musique ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, contacter le jury, publier le règlement et gérer les inscriptions. Gardez les 2 dernières semaines pour confirmer les participants, finaliser le programme et vérifier la technique.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours de musique ?: Fixez la clôture 3 à 4 semaines avant le concours. Vous aurez ainsi le temps de traiter les dossiers, recueillir les besoins alimentaires et techniques, puis construire un programme sans dépasser les horaires.
Combien de temps prévoir entre deux prestations ?: Comptez généralement 5 à 10 minutes entre deux passages, et davantage pour les groupes qui changent d’instruments. Ajoutez au moins 15 minutes de marge par heure dans le programme pour absorber les retards.
Quand tester le matériel audio et les fichiers musicaux ?: Testez chaque fichier et chaque branchement au plus tard 7 jours avant l’événement, puis refaites une vérification sur place 2 heures avant l’ouverture. Gardez une copie sur ordinateur et une clé USB de secours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.