Cómo organizar un concurso de música sin perder el control
Organizar un concurso de música requiere cerrar primero el formato y después encajar participantes, jurado, sonido y horarios. Empieza por reservar el lugar y publicar unas reglas que indiquen duración, criterios de valoración, necesidades técnicas y fecha límite de inscripción. Cuando conozcas el número de actuaciones, podrás crear un programa realista y asignar voluntarios. La mayoría de los problemas aparecen el día del evento: archivos que no funcionan, cables sin identificar, cambios de última hora y premios todavía sin comprobar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir el formato de la competición
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Contactar a los miembros del jurado
2 personas
- 4
Registrar los espectáculos que actúan
2 personas
- 5
Crear formulario de inscripción
- 6
Publicar las reglas de la competición
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar la promoción en línea
- 9
Distribuir carteles
3 personas
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Solicitar necesidades técnicas
2 personas
- 13
Hacer el programa de actuaciones
2 personas
- 14
Preparar los criterios del jurado
2 personas
- 15
Encargar premios
- 16
Reunir archivos de música
2 personas
- 17
Imprimir el plan de trabajo
- 18
Reclutar voluntarios
2 personas
- 19
Asignar voluntarios
2 personas
- 20
Confirmar participantes
2 personas
- 21
Escribir los textos de presentación
- 22
Publicar el programa en línea
- 23
Pedir el catering
- 24
Comprobar premios y certificados
2 personas
- 25
Hacer la compra
2 personas
- 26
Enfriar bebidas
2 personas
- 27
Preparar los archivos de música
2 personas
- 28
Recoger las llaves del recinto
- 29
Inspeccionar el recinto y backstage
2 personas
- 30
Delimitar la zona del escenario
3 personas
- 31
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 32
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 33
Conectar las luces y los cables
3 personas
- 34
Colgar la decoración
2 personas
- 35
Preparar la mesa del jurado
2 personas
- 36
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
- 37
Preparar el buffet de catering
3 personas
- 38
Preparar el backstage
2 personas
- 39
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
- 40
Hacer la prueba de sonido con los artistas
3 personas
- 41
Instruir al jurado
2 personas
- 42
Informar a los voluntarios
2 personas
Evento
- 43
Registrar a los participantes
3 personas
- 44
Recibir al público
3 personas
- 45
Repartir el programa
2 personas
- 46
Anunciar la apertura
- 47
Coordinar las actuaciones
3 personas
- 48
Recoger los formularios del jurado
- 49
Servir las bebidas
3 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Reponer los aperitivos
2 personas
- 52
Guiar la votación del público
2 personas
- 53
Procesar el veredicto del jurado
2 personas
- 54
Anunciar el programa del descanso
- 55
Coordinar las actuaciones finales
3 personas
- 56
Anunciar a los ganadores
2 personas
- 57
Entregar premios
3 personas
- 58
Presentar el cierre
- 59
Despedir al público
3 personas
Seguimiento
- 60
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 61
Recoger el catering
3 personas
- 62
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 63
Retirar la decoración
2 personas
- 64
Recoger la basura
3 personas
- 65
Lavar la vajilla
2 personas
- 66
Limpiar la sala
3 personas
- 67
Limpiar el backstage
2 personas
- 68
Empaquetar el equipo de forma segura
3 personas
- 69
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 70
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 120
- Mesas del juradocant. 2
- Taburetescant. 8
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces activoscant. 4
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Auricularescant. 2
- Portátilcant. 2
- Memorias USBcant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cables de audiocant. 12
- Cables de instrumentoscant. 8
- Cinta gaffercant. 6
- Canaletas para cablescant. 10
- Atriles de músicacant. 8
- Enrollacablescant. 4
Iluminación
- Focos de escenariocant. 6
- Trípode para iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 6
- Linternascant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 3
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de servircant. 6
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Acumuladores de fríocant. 24
Decoración
- Banderolas de competicióncant. 4
- Guirnaldascant. 10
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Mantelescant. 12
- Pancartas con nombrescant. 30
- Paneles de flechascant. 12
- Photowall
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Define el formato antes de abrir las inscripciones: fija cuántas actuaciones caben, cuánto dura cada una y cuánto tiempo necesitas entre participantes para cambiar micrófonos, instrumentos o archivos de música.
- Publica las reglas junto con el formulario de inscripción. Pide desde el principio el nombre de la actuación, la duración, los archivos de música, las preferencias dietéticas y las necesidades técnicas.
- Cierra el programa después de confirmar a todos los participantes y envíalo en línea con antelación. Reserva bloques de tiempo para la prueba de sonido, la deliberación del jurado y cualquier retraso.
- Prepara al jurado con criterios concretos y una hoja de valoración antes del concurso. Si hay varias categorías, aclara cómo se puntúan y quién resuelve un empate para evitar discusiones al final.
- Haz una revisión técnica completa antes de abrir las puertas: prueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, cables, iluminación y archivos en el portátil. Lleva memorias USB de respaldo y cinta gaffer para fijar los cables al suelo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de música?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservar un lugar, contactar al jurado y promocionar las inscripciones. Cierra participantes y necesidades técnicas al menos 10 días antes del evento.
- ¿Cuánto tiempo debe durar cada actuación en un concurso de música?
- Una actuación suele encajar bien en un bloque de 5 a 10 minutos, incluido el cambio de escenario. Añade entre 3 y 5 minutos por participante si deben conectarse instrumentos o reproducir archivos propios.
- ¿Cuántas personas hacen falta para organizar un concurso de música?
- Para un concurso pequeño, cuenta con al menos 4 funciones: coordinación, sonido, atención a participantes y apoyo en sala. Con más de 10 actuaciones, añade una persona para controlar los cambios y otra para acompañar al jurado.
- ¿Cuándo hay que preparar el programa del concurso?
- Haz un primer programa cuando se cierre la inscripción y prepara la versión definitiva entre 7 y 10 días antes. Envía la versión final a participantes, jurado y voluntarios, y deja una copia impresa para el equipo.
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