Zo organiseer je een muziekfestival

Een muziekfestival organiseren begint niet bij het podium, maar bij datum, locatie, budget en vergunningen. Leg daarna artiesten vast en verzamel hun technische riders, zodat je weet welke geluidsinstallatie, monitoren, microfoons en aansluitingen nodig zijn. Werk vervolgens het programma, de vrijwilligersindeling en het draaiboek uit. In de laatste week controleer je leveringen, weersverwachting, polsbandjes en boodschappen. Op de dag zelf bouw je terrein, podium, geluid en licht op volgens een vaste volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Artiesten contracteren
2 personen
3
Technische rider verzamelen
4
Vergunningen aanvragen
2 personen
5
Verzekering afsluiten
6
Reserveringen maken
2 personen
7
Festivalprogramma opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
2 personen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Draaiboek uitwerken
2 personen
14
Noodplan afstemmen
3 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Leveringen bevestigen
2 personen
17
Boodschappen bestellen
2 personen
18
Polsbandjes sorteren
2 personen
19
Programma's printen
20
Terrein inspecteren
3 personen
21
Boodschappen ophalen
2 personen
22
Koelboxen vullen
3 personen
23
Podium opbouwen
6 personen
24
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
25
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
26
Kabels veilig afwerken
3 personen
27
Tenten opzetten
5 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Bar inrichten
4 personen
30
Eetkraam inrichten
4 personen
31
Entree inrichten
3 personen
32
Decoratie ophangen
3 personen
33
Afvalpunten plaatsen
2 personen
34
Toiletten controleren
2 personen
35
Artiesten ontvangen
2 personen
36
Soundcheck uitvoeren
4 personen
37
Catering voorbereiden
5 personen
38
Crewmaaltijden klaarzetten
2 personen
39
Briefing entreepersoneel
3 personen
40
Briefing barpersoneel
3 personen
41
Briefing veiligheidsteam
4 personen

Event

42
Publieksingang openen
4 personen
43
Bezoekers controleren
4 personen
44
Polsbandjes uitdelen
3 personen
45
Programma's uitdelen
2 personen
46
Muziekprogramma uitvoeren
6 personen
47
Artiesten begeleiden
2 personen
48
Podiumwissels uitvoeren
4 personen
49
Bar openen
4 personen
50
Dranken serveren
5 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Eetkraam bevoorraden
3 personen
54
Crewmaaltijden serveren
2 personen
55
Publiek informeren
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Afvalbakken legen
3 personen
58
Drankvoorraad tellen
2 personen
59
Lichtshow bedienen
2 personen
60
Laatste optreden begeleiden
3 personen
61
Publieksuitgang begeleiden
4 personen
62
Bar sluiten
4 personen
63
Geluid uitschakelen
2 personen

Nazorg

64
Podium afzetten
3 personen
65
Terrein opruimen
8 personen
66
Afval gescheiden afvoeren
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Bar schoonmaken
3 personen
69
Eetkraam schoonmaken
3 personen
70
Tenten afbreken
5 personen
71
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
72
Geluid afbouwen
4 personen
73
Licht afbouwen
3 personen
74
Terrein schoonmaken
6 personen
75
Materialen inventariseren
2 personen
76
Geleende spullen retourneren
2 personen
77
Apparatuur retourneren
3 personen
78
Decoratie opbergen
2 personen
79
Leveranciers betalen
80
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Statafelsaantal 12
Partytentenaantal 6
Podiumdelenaantal 12
Dranghekkenaantal 30

Apparatuur

Luidsprekersaantal 6
Subwoofersaantal 2
Mengpanelenaantal 2
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 4
Koptelefoonsaantal 4
Muziekkabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Prikkabelsaantal 6
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Podiumdoekenaantal 4
Afzetlintaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 18

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koksbenodigdhedenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4

Catering

Kassaboxenaantal 2
Menubordenaantal 4
Koelmattenaantal 12
Polsbandjesaantal 250
Naamstickersaantal 80
Servettenhoudersaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Dweilsetsaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handvegersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 12
Oordoppenaantal 250

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Megafoon
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12

Tips

Vraag de technische rider van elke artiest direct na het contract op. Controleer uiterlijk twee weken voor het festival of luidsprekers, subwoofers, mengpanelen, DI-boxen en monitorluidsprekers op elkaar aansluiten.
Plan vergunningen, verzekering en het noodplan ruim vóór de uitnodigingen uitgaan. Houd minimaal zes weken ruimte voor aanvragen en afstemming, zodat je programma niet al vastligt voordat voorwaarden bekend zijn.
Maak het draaiboek per uur en wijs per taak één verantwoordelijke aan. Zet daarin ook de aankomst van artiesten, leveringen, soundcheck, terreininspectie, publieksopening en afbouw.
Tel verbruiksmateriaal niet pas op de festivaldag. Bestel herbruikbare bekers, borden en bestek op basis van het verwachte aantal bezoekers en leg polsbandjes, programma's en afzetlint de avond ervoor klaar.
Controleer de stroom en kabelroutes tijdens de terreininspectie. Leg verlengkabels en stekkerdozen zo dat bezoekers er niet over struikelen en gebruik zaklampen voor controle van donkere looproutes na zonsondergang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur drie tot zes maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Plan de laatste twee weken voor techniek, vrijwilligers, leveringen en het definitieve draaiboek.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een muziekfestival?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Tel extra water mee bij warm weer en houd rekening met vrijwilligers en artiesten naast het publiek.
Wanneer moet je de technische rider van een artiest opvragen?: Vraag de rider meteen na het vastleggen van de artiest op en vergelijk alle riders uiterlijk twee weken voor het festival. Zo kun je ontbrekende microfoons, kabels, DI-boxen of monitoren nog huren of vervangen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een muziekfestival?: Plan minimaal één vrijwilliger per duidelijk afgebakende post tijdens de drukste uren, plus een coördinator en een kleine reserve. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf en geef iedereen een starttijd en telefoonnummer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.