Organiser un festival de musique, étape par étape

Un festival de musique se prépare d’abord comme un projet logistique, avant de devenir un moment festif. Commencez par fixer la date et le lieu, puis engagez les artistes et vérifiez leurs besoins techniques. Les autorisations, l’assurance, les réservations et le plan d’urgence doivent être traités plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, construisez le programme, recrutez les bénévoles et détaillez le déroulé du montage jusqu’au dernier départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Engager les artistes
2 personnes
3
Rassembler la fiche technique
4
Demander les autorisations
2 personnes
5
Souscrire une assurance
6
Faire les réservations
2 personnes
7
Établir le programme du festival
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Élaborer le déroulé
2 personnes
14
Coordonner le plan d’urgence
3 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Confirmer les livraisons
2 personnes
17
Commander les courses
2 personnes
18
Trier les bracelets
2 personnes
19
Imprimer les programmes
20
Inspecter le site
3 personnes
21
Récupérer les courses
2 personnes
22
Remplir les glacières
3 personnes
23
Monter la scène
6 personnes
24
Installer le système de sonorisation
4 personnes
25
Installer l'éclairage
3 personnes
26
Sécuriser les câbles
3 personnes
27
Monter les tentes
5 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Aménager le bar
4 personnes
30
Installer le stand de restauration
4 personnes
31
Aménager l’entrée
3 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
34
Vérifier les toilettes
2 personnes
35
Accueillir les artistes
2 personnes
36
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
37
Préparer le service traiteur
5 personnes
38
Préparer les repas de l’équipe
2 personnes
39
Briefing du personnel d'entrée
3 personnes
40
Briefing du personnel du bar
3 personnes
41
Briefing de l’équipe sécurité
4 personnes

Événement

42
Ouvrir l'entrée du public
4 personnes
43
Contrôler les visiteurs
4 personnes
44
Distribuer les bracelets
3 personnes
45
Distribuer les programmes
2 personnes
46
Exécuter le programme musical
6 personnes
47
Accompagner les artistes
2 personnes
48
Effectuer les changements de scène
4 personnes
49
Ouvrir le bar
4 personnes
50
Servir les boissons
5 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
4 personnes
53
Approvisionner le stand de restauration
3 personnes
54
Servir les repas du crew
2 personnes
55
Informer le public
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
2 personnes
57
Vider les poubelles
3 personnes
58
Compter les stocks de boissons
2 personnes
59
Gérer le spectacle lumineux
2 personnes
60
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
61
Accompagner la sortie du public
4 personnes
62
Fermer le bar
4 personnes
63
Couper le son
2 personnes

Suivi

64
Délimiter la scène
3 personnes
65
Ranger le site
8 personnes
66
Évacuer les déchets en tri sélectif
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le bar
3 personnes
69
Nettoyer le stand de restauration
3 personnes
70
Démonter les tentes
5 personnes
71
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
72
Baisser le son
4 personnes
73
Démonter l'éclairage
3 personnes
74
Nettoyer le site
6 personnes
75
Inventorier le matériel
2 personnes
76
Rendre les articles empruntés
2 personnes
77
Retourner le matériel
3 personnes
78
Ranger la décoration
2 personnes
79
Payer les fournisseurs
80
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Tables hautesqté 12
Tentes de réceptionqté 6
Éléments de podiumqté 12
Barrières de fouleqté 30

Équipement

Haut-parleursqté 6
Subwoofersqté 2
Tables de mixageqté 2
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Casques audioqté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Tentures de scèneqté 4
Ruban de balisageqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 18

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 6
Matériel de cuisineqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Catering

Caissesqté 2
Panneaux de menuqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 12
Braceletsqté 250
Étiquettes nominativesqté 80
Porte-serviettesqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 16
Sets de serpillièreqté 4
Sets de balaiqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gants de travailqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Bouchons d'oreillesqté 250

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12

Conseils

Bloquez le lieu et la date avant de confirmer les artistes : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les autorisations, souscrire l’assurance et finaliser les réservations.
Demandez à chaque artiste une fiche technique complète dès la signature. Elle doit préciser les microphones, boîtiers DI, retours, câbles, alimentation électrique et temps de changement de plateau.
Ne gardez pas le programme et les invitations pour la dernière semaine : envoyez les informations au moins 3 semaines avant et prévoyez un suivi des inscriptions avec les besoins alimentaires.
Répartissez les bénévoles par créneaux précis, avec une personne référente pour l’accueil, le bar, la scène et l’urgence. Confirmez les équipes 7 jours avant, puis rappelez les horaires la veille.
Le montage ne se limite pas à la scène : inspectez le site, installez les barrières, le son et l’éclairage, remplissez les glacières et vérifiez les livraisons le jour précédent lorsque c’est possible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour un festival de petite ou moyenne taille. Ce délai permet de confirmer le lieu et les artistes, d’obtenir les autorisations, de souscrire l’assurance et de recruter les bénévoles.
Quand faut-il demander les autorisations pour un festival de musique ?: Déposez les demandes dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 8 semaines avant l’événement. Certaines démarches peuvent demander plusieurs semaines et bloquer les réservations si elles sont faites trop tard.
Quand faut-il envoyer les invitations à un festival ?: Envoyez les invitations environ 3 semaines avant le festival. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant afin de connaître les effectifs et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de musique ?: La veille, inspectez le site, confirmez les livraisons, récupérez les courses, remplissez les glacières et vérifiez la météo. Contrôlez aussi les câbles, multiprises, éclairages, barrières et bracelets avant l’arrivée du public.

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