Ein Musikfestival Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Gelände zuerst fest und beantrage Genehmigungen möglichst mehrere Monate vor dem Festival. Prüfe außerdem früh, ob Bühne, Beschallung, Licht und Besucherwege dort tatsächlich Platz haben.
• Sammle die technischen Rider aller Künstler, bevor du Lautsprecher, Mischpulte, Mikrofone, DI-Boxen und Monitorspeaker planst. Kläre Stromanschlüsse, Kabelwege und einen Technikverantwortlichen spätestens vier Wochen vor dem Termin.
• Plane den Tag rückwärts: Künstler-Ankunft, Soundcheck, Einlass, Auftritte, Umbaupausen und Schluss. Drucke den Ablaufplan nicht erst am Veranstaltungstag, sondern verteile ihn mindestens eine Woche vorher an Team und Helfer.
• Teile Freiwillige festen Schichten und Bereichen zu, etwa Einlass, Bar, Backstage und Notfallhilfe. Rechne pro Schicht mit einer kurzen Übergabezeit, damit niemand mitten im Künstlerwechsel ohne Zuständigkeit bleibt.
• Prüfe die Wettervorhersage 48 und 24 Stunden vorher und entscheide dann über Partyzelte, Absperrgitter, Beleuchtung und einen Ausweichablauf. Fülle Kühlboxen erst nach bestätigten Lieferungen und kontrolliere vor dem Einlass, ob Programme, Armbänder und Taschenlampen bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man ein Musikfestival planen?

Für ein kleines Musikfestival solltest du mindestens drei bis sechs Monate einplanen. Künstlerbuchungen, Genehmigungen, Versicherung und technische Rider gehören in die ersten Wochen, nicht in die letzte Woche.

Wann sollte man die Genehmigung für ein Musikfestival beantragen?

Reiche den Antrag ein, sobald Datum und Ort feststehen, idealerweise mehrere Monate vorher. Die genaue Frist hängt von der zuständigen Stelle und der Größe des Festivals ab; prüfe sie deshalb direkt nach der Standortentscheidung.

Wie viele Helfer braucht man für ein Musikfestival?

Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich und pro Schicht ein: Einlass, Technik, Backstage, Ausschank und Notfälle. Bei wechselnden Schichten brauchst du entsprechend doppelte Besetzung und zusätzlich Zeit für eine Übergabe.

Wann baut man Bühne und Lichtanlage auf?

Der Aufbau sollte so früh beginnen, dass Soundcheck und Fehlerkorrekturen mehrere Stunden vor dem Einlass abgeschlossen sind. Plane für Bühne, Beschallungsanlage und Lichtanlage mindestens einen halben Tag ein, bei komplizierter Technik mehr.