Cómo organizar un festival de música sin perder el control
Organizar un festival de música exige cerrar primero la fecha, el recinto y los artistas, y después convertir esos acuerdos en un programa y un plan operativo. Antes de anunciar nada, reúne el rider técnico, solicita los permisos y contrata el seguro. En las semanas previas tendrás que coordinar inscripciones, preferencias dietéticas, voluntarios, entregas y compras. El día del festival, la inspección del recinto y las pruebas de sonido e iluminación deben terminar antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Contratar artistas
2 personas
- 3
Recopilar el rider técnico
- 4
Solicitar permisos
2 personas
- 5
Contratar un seguro
- 6
Hacer reservas
2 personas
- 7
Elaborar el programa del festival
2 personas
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
- 11
Reclutar voluntarios
2 personas
- 12
Asignar voluntarios
2 personas
- 13
Desarrollar el programa
2 personas
- 14
Coordinar el plan de emergencia
3 personas
- 15
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 16
Confirmar entregas
2 personas
- 17
Pedir la compra
2 personas
- 18
Clasificar las pulseras
2 personas
- 19
Imprimir los programas
- 20
Inspeccionar el recinto
3 personas
- 21
Recoger la compra
2 personas
- 22
Llenar las neveras portátiles
3 personas
- 23
Montar el escenario
6 personas
- 24
Instalar el sistema de sonido
4 personas
- 25
Montar la instalación de iluminación
3 personas
- 26
Asegurar correctamente los cables
3 personas
- 27
Montar las carpas
5 personas
- 28
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 29
Montar la barra
4 personas
- 30
Montar el puesto de comida
4 personas
- 31
Montar la entrada
3 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 34
Comprobar los baños
2 personas
- 35
Recibir a los artistas
2 personas
- 36
Hacer la prueba de sonido
4 personas
- 37
Preparar el catering
5 personas
- 38
Preparar las comidas del equipo
2 personas
- 39
Reunión informativa para el personal de entrada
3 personas
- 40
Briefing del personal del bar
3 personas
- 41
Briefing del equipo de seguridad
4 personas
Evento
- 42
Abrir la entrada para el público
4 personas
- 43
Controlar a los visitantes
4 personas
- 44
Repartir pulseras
3 personas
- 45
Repartir programas
2 personas
- 46
Realizar el programa musical
6 personas
- 47
Acompañar a los artistas
2 personas
- 48
Realizar cambios de escenario
4 personas
- 49
Abrir el bar
4 personas
- 50
Servir las bebidas
5 personas
- 51
Rellenar las bebidas
3 personas
- 52
Servir aperitivos
4 personas
- 53
Abastecer el puesto de comida
3 personas
- 54
Servir las comidas del equipo
2 personas
- 55
Informar al público
2 personas
- 56
Comprobar los baños
2 personas
- 57
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
- 58
Contar el stock de bebidas
2 personas
- 59
Operar el espectáculo de luces
2 personas
- 60
Coordinar la última actuación
3 personas
- 61
Guiar la salida del público
4 personas
- 62
Cerrar el bar
4 personas
- 63
Silenciar el sonido
2 personas
Seguimiento
- 64
Delimitar el escenario
3 personas
- 65
Limpiar el recinto
8 personas
- 66
Retirar los residuos por separado
4 personas
- 67
Lavar la vajilla
3 personas
- 68
Limpiar la barra
3 personas
- 69
Limpiar el puesto de comida
3 personas
- 70
Desmontar las tiendas
5 personas
- 71
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 72
Desmontar el sonido
4 personas
- 73
Desmontar la iluminación
3 personas
- 74
Limpiar el recinto
6 personas
- 75
Inventariar materiales
2 personas
- 76
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 77
Devolver el equipo
3 personas
- 78
Guardar la decoración
2 personas
- 79
Pagar a los proveedores
- 80
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 18
- Sillas plegablescant. 120
- Taburetes de barcant. 12
- Mesas altascant. 12
- Carpas de fiestacant. 6
- Piezas de escenariocant. 12
- Vallas de control de multitudescant. 30
Equipo
- Altavocescant. 6
- Subwooferscant. 2
- Mesas de mezclascant. 2
- Micrófonoscant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Cajas DIcant. 4
- Altavoces de monitorcant. 4
- Auricularescant. 4
- Cables de músicacant. 20
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
Iluminación
- Focos LEDcant. 12
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternascant. 8
Decoración
- Banderas del festivalcant. 20
- Telones de escenariocant. 4
- Cinta de balizamientocant. 6
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 18
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 400
- Platoscant. 250
- Cubiertoscant. 250
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 8
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 6
- Utensilios de cocinacant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
Catering
- Cajas de cajacant. 2
- Carteles del menúcant. 4
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 12
- Pulserascant. 250
- Pegatinas con nombrecant. 80
- Porta-servilletascant. 12
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 16
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Esponjas de limpiezacant. 12
- Escobas de manocant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 4
- Guantes de trabajocant. 12
- Chalecos reflectantescant. 12
- Tapones para los oídoscant. 250
Comunicación
- Walkie-talkiescant. 8
- Megáfono
- Paneles informativoscant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
Consejos
- Empieza por la fecha y el recinto, y reserva después a los artistas: el rider técnico puede cambiar el tamaño del escenario, la potencia eléctrica y el número de técnicos necesarios.
- Solicita los permisos y el seguro con varias semanas de margen. No esperes a tener el programa definitivo: esa documentación suele depender del aforo, los horarios y la instalación prevista.
- Cierra el programa antes de imprimirlo y enviarlo. Reserva al menos 24 horas para revisar nombres, horarios y cambios de última hora antes de preparar invitaciones, inscripciones y pulseras.
- Asigna a cada voluntario un turno y una zona concreta. Prepara un relevo para montaje, acceso, barras y emergencias; una lista general sin horarios deja puestos vacíos justo cuando más trabajo hay.
- Programa el montaje por fases: primero escenario y vallas, después sonido y luces, y por último mesas, carpas, decoración y neveras. Confirma cada entrega el día anterior y comprueba el pronóstico antes de instalar estructuras exteriores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánto tiempo hay que empezar a organizar un festival de música?
- Empieza entre 3 y 6 meses antes. Ese margen permite contratar artistas, tramitar permisos y seguro, recopilar los riders técnicos y corregir necesidades de sonido, iluminación o escenario.
- ¿Cuándo hay que pedir los permisos para un festival de música?
- Solicítalos en cuanto tengas fecha, recinto y una estimación del aforo, preferiblemente entre 8 y 12 semanas antes. Los requisitos pueden incluir horarios, seguridad, estructuras temporales y equipos eléctricos.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de música?
- Calcula al menos 1 voluntario por cada 25-40 asistentes para cubrir accesos, información, apoyo al montaje y emergencias. Añade turnos y descansos: una persona no puede ocuparse de un puesto durante 8 horas seguidas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un festival de música?
- Reserva como mínimo 6-8 horas para un montaje pequeño y un día completo si hay escenario, sonido, iluminación, carpas y vallas. Haz una inspección final y una prueba técnica al menos 2 horas antes de abrir.
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