Zo organiseer je een muziekfestival

Begin niet met de poster, maar met de datum, locatie en randvoorwaarden. Daarna bouw je het programma, leg je artiesten vast en controleer je vergunningen, verzekering en techniek. Verzamel vroeg de technische wensen, zodat je weet welke PA-speakers, microfoons, kabels en monitorboxen nodig zijn. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers en bezoekersinformatie. Op de festivaldag zelf werken een geprint draaiboek en duidelijke opbouwvolgorde beter dan losse appberichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
3
Artiesten benaderen
2 personen
4
Optredens bevestigen
2 personen
5
Technische wensen verzamelen
2 personen
6
Reserveringen maken
7
Vergunningen controleren
8
Verzekering controleren
9
Noodcontacten verzamelen
10
Uitnodigingen ontwerpen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Bezoekersinformatie versturen
15
Draaiboek printen
16
Artiesteninformatie versturen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Koelproducten ophalen
2 personen
21
Apparatuur ophalen
2 personen
22
Locatie schoonmaken
3 personen
23
Terrein afzetten
3 personen
24
Podiumdelen opbouwen
4 personen
25
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
26
Microfoons aansluiten
2 personen
27
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
28
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
29
Podium veilig afwerken
2 personen
30
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Bar inrichten
3 personen
33
Eetkraam inrichten
3 personen
34
Koelboxen vullen
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
4 personen
36
Broodjes voorbereiden
3 personen
37
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Lichtjes ophangen
2 personen
40
Wegwijzers plaatsen
2 personen
41
Programma ophangen
42
Ingang en kassa inrichten
3 personen
43
Polsbandjes klaarleggen
2 personen
44
Toiletten controleren
2 personen
45
Afvalbakken plaatsen
2 personen

Event

46
Artiesten ontvangen
2 personen
47
Bezoekers inchecken
3 personen
48
Programma toelichten
49
Optredens aankondigen
50
Geluidsniveau controleren
51
Artiesten wisselen
3 personen
52
Bar bemannen
3 personen
53
Eten uitgeven
4 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes aanvullen
2 personen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Publieksterrein schoonhouden
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten bijvullen
60
Bezoekersstromen controleren
2 personen
61
Laatste optreden afronden
2 personen
62
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

63
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
64
Bar en eetkraam leegruimen
4 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Servies en materialen afwassen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Apparatuur demonteren
3 personen
70
Materialen terugbrengen
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen bewaren
73
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
74
Betaal- en kassamaterialen opruimen
2 personen
75
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barbaliesaantal 3
Kraamtafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Partytentenaantal 4
Afzethekkenaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 200
Kommetjesaantal 80
Vorkenaantal 200
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 20

Apparatuur

PA-speakersaantal 4
Mengpaneel
Podiumtapijt
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 12
Monitorboxenaantal 2
Laptop
Muziekafspeellijsten
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Handlampenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Kassaboxenaantal 2
Pinautomaat

Verlichting

LED-schijnwerpersaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Podiumlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Menubordenaantal 6
Programmapostersaantal 15
Wegwijzerbordenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Koekenpannenaantal 3
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en controleer direct welke vergunningen en verzekeringen nodig zijn. Wacht niet tot de uitnodigingen klaar zijn: voorwaarden voor geluid, publiek en terrein kunnen je programma beperken.
Benader artiesten met een duidelijke speeltijd, opbouwtijd en technische vraag. Verzamel per act de inputlijst voordat je het mengpaneel, de DI-boxen, microfoonstatieven en XLR-kabels definitief plant.
Maak het bezoekersproces uiterlijk twee weken vooraf compleet. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen, stuur bezoekersinformatie en reserveer naast eten en drinken ook herbruikbare drinkglazen, borden en bestek.
Plan de terreinopbouw in vaste volgorde: eerst afzethekken en partytenten, daarna podiumdelen en podiumtapijt, vervolgens stroom, PA-speakers en monitorboxen. Test elke microfoon en afspeellijst vóór de eerste artiest arriveert.
Deel vrijwilligers per taak en tijdsblok in en print minstens één draaiboek voor de coördinatie. Regel noodcontacten, artiesteninformatie en benodigdheden uiterlijk de dag ervoor; op de festivaldag ontbreekt meestal tijd om nog te zoeken of te bellen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muziekfestival organiseren?: Begin minimaal zes maanden vooraf met datum, locatie en artiesten. Controleer vergunningen en verzekering direct; plan de praktische bezoekersinformatie en vrijwilligersindeling in de laatste twee tot vier weken.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een muziekfestival?: Reken voor een festival met podium, tenten en geluidsinstallatie minstens 4 tot 8 uur opbouw, afhankelijk van terrein en apparatuur. Plan daarnaast minimaal 60 minuten voor een volledige soundcheck vóór het eerste optreden.
Wanneer moet je artiesten voor een muziekfestival boeken?: Benader artiesten bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf, zeker als je meerdere optredens op één dag plant. Bevestig speeltijden en technische wensen uiterlijk 4 weken voor het festival.
Wat moet je twee weken voor een muziekfestival regelen?: Verwerk dan de aanmeldingen, verzamel dieetwensen en verstuur bezoekersinformatie. Controleer ook de boodschappenlijst, deel vrijwilligers in en bevestig apparatuur, reserveringen en artiesteninformatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.