Organiser un festival de musique : la méthode

Un festival de musique se prépare dans un ordre précis : date et lieu, programmation, autorisations, technique, inscriptions, puis installation sur place. Commencez par cadrer le projet avant de contacter les artistes, car leurs besoins peuvent modifier la scène, le son et les horaires. Prévoyez ensuite une équipe clairement répartie et un calendrier de suivi. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, les besoins techniques, les contacts d’urgence et le balisage du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du festival
2 personnes
2
Établir le programme musical
2 personnes
3
Contacter les artistes
2 personnes
4
Confirmer les prestations
2 personnes
5
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
6
Faire les réservations
7
Vérifier les autorisations
8
Vérifier l’assurance
9
Recueillir les contacts d'urgence
10
Concevoir les invitations
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Envoyer les informations aux visiteurs
15
Imprimer le déroulé
16
Envoyer les informations sur les artistes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Récupérer les produits frais
2 personnes
21
Récupérer l'équipement
2 personnes
22
Nettoyer le lieu
3 personnes
23
Balisage du site
3 personnes
24
Monter les éléments de scène
4 personnes
25
Installer le matériel sonore
3 personnes
26
Brancher les microphones
2 personnes
27
Installer l'éclairage
2 personnes
28
Effectuer la vérification du son
3 personnes
29
Sécuriser la finition de la scène
2 personnes
30
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Aménager le bar
3 personnes
33
Installer le stand de restauration
3 personnes
34
Remplir les glacières
2 personnes
35
Préparer les en-cas
4 personnes
36
Préparer les sandwichs
3 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Accrocher les lumières
2 personnes
40
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
41
Afficher le programme
42
Aménager l’entrée et la caisse
3 personnes
43
Préparer les bracelets
2 personnes
44
Vérifier les toilettes
2 personnes
45
Installer les poubelles
2 personnes

Événement

46
Accueillir les artistes
2 personnes
47
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
48
Présenter le programme
49
Annoncer les spectacles
50
Vérifier le niveau sonore
51
Changer d’artistes
3 personnes
52
Tenir le bar
3 personnes
53
Distribuer la nourriture
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Maintenir la propreté de l’espace public
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Réapprovisionner les toilettes
60
Contrôler les flux de visiteurs
2 personnes
61
Clore la dernière prestation
2 personnes
62
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

63
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
64
Vider le bar et le stand de restauration
4 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Démonter l’équipement
3 personnes
70
Rapporter le matériel
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Conserver les objets trouvés
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Ranger le matériel de paiement et de caisse
2 personnes
75
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Comptoirs de barqté 3
Tables de standqté 6
Éléments de podiumqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Tentes de réceptionqté 4
Barrières de sécuritéqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 200
Petits bolsqté 80
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Table de mixage
Moquette de scène
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 12
Caissons de monitoringqté 2
Ordinateur portable
Listes de lecture musicales
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Lampes de pocheqté 6
Glacièresqté 6
Caissesqté 2
Terminal de paiement

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Projecteurs de scèneqté 4
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de menuqté 6
Affiches du programmeqté 15
Panneaux directionnelsqté 12
Décoration de tableqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Poêlesqté 3
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 6 mois à l’avance si plusieurs artistes sont prévus. Vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires, l’assurance et les contraintes d’accès du site.
Établissez le programme avant de confirmer les prestations. Demandez à chaque artiste ses besoins techniques, puis vérifiez que la table de mixage, les microphones, les pieds de micro, les boîtiers DI, les câbles XLR et les retours sont compatibles.
Fixez une date limite d’inscription et envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant le festival. Demandez aussi les besoins alimentaires afin d’éviter les achats de dernière minute.
Répartissez les bénévoles par créneaux, avec un responsable pour l’accueil, un pour le bar et un pour la scène. Imprimez le déroulé et les contacts d’urgence en plusieurs exemplaires avant le montage.
Organisez l’installation la veille ou le matin même avec une marge d’au moins 3 heures. Nettoyez le lieu, posez le balisage, installez les barrières, les tentes, les éléments de podium et le matériel sonore avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévoyez au minimum 3 mois pour un petit festival et plutôt 6 mois si plusieurs artistes, réservations et autorisations sont nécessaires. Les artistes et le lieu doivent être confirmés en premier.
Quand contacter les artistes pour un festival ?: Contactez-les dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 4 à 6 mois avant l’événement. Demandez leurs besoins techniques avant de confirmer leur prestation.
Quand envoyer les informations aux visiteurs ?: Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant le festival, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez les horaires, l’accès, les consignes et les éventuelles informations alimentaires utiles.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et le son ?: Réservez au moins 3 heures pour monter les éléments de podium, installer les haut-parleurs, les microphones et les câbles, puis effectuer les tests. Ajoutez du temps si le lieu est difficile d’accès ou si plusieurs groupes jouent.

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