Cómo organizar un festival de música sin perder el control

Organizar un festival de música empieza mucho antes de montar el escenario. Primero se fijan la fecha y el lugar, se cierra el programa y se confirman las necesidades técnicas de cada artista. Después vienen los permisos, el seguro, las inscripciones y la coordinación de voluntarios. La última semana se dedica a compras, refrigerados, equipos e información operativa; el día del festival, el orden de montaje y las pruebas de sonido marcan la diferencia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el lugar del festival
2 personas
2
Preparar el programa musical
2 personas
3
Contactar con los artistas
2 personas
4
Confirmar las actuaciones
2 personas
5
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
6
Hacer reservas
7
Comprobar permisos
8
Comprobar el seguro
9
Recopilar contactos de emergencia
10
Diseñar invitaciones
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Enviar información a los visitantes
15
Imprimir el plan de trabajo
16
Enviar la información de los artistas
17
Asignar voluntarios
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Recoger productos refrigerados
2 personas
21
Recoger el equipo
2 personas
22
Limpiar el lugar
3 personas
23
Cerrar el recinto
3 personas
24
Montar las partes del escenario
4 personas
25
Colocar el equipo de sonido
3 personas
26
Conectar los micrófonos
2 personas
27
Colocar el equipo de iluminación
2 personas
28
Realizar la prueba de sonido
3 personas
29
Rematar el escenario de forma segura
2 personas
30
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar la barra
3 personas
33
Montar el puesto de comida
3 personas
34
Llenar las neveras portátiles
2 personas
35
Preparar aperitivos
4 personas
36
Preparar sándwiches
3 personas
37
Preparar café y té
2 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Colgar luces
2 personas
40
Colocar señalizadores
2 personas
41
Colgar el programa
42
Montar la entrada y la caja
3 personas
43
Preparar las pulseras
2 personas
44
Comprobar los baños
2 personas
45
Colocar cubos de basura
2 personas

Evento

46
Recibir a los artistas
2 personas
47
Registrar a los visitantes
3 personas
48
Presentar el programa
49
Anunciar las actuaciones
50
Comprobar el nivel de sonido
51
Alternar artistas
3 personas
52
Atender el bar
3 personas
53
Servir la comida
4 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Reponer los aperitivos
2 personas
56
Servir café y té
2 personas
57
Mantener limpia la zona del público
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Reponer los baños
60
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
61
Cerrar la última actuación
2 personas
62
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas

Seguimiento

63
Apagar el equipo de sonido
2 personas
64
Desmontar el bar y el puesto de comida
4 personas
65
Recoger la basura
4 personas
66
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Retirar la decoración
2 personas
69
Desmontar el equipo
3 personas
70
Devolver los materiales
2 personas
71
Devolver el material alquilado
2 personas
72
Guardar los objetos perdidos
73
Guardar el stock restante
2 personas
74
Guardar el material de pago y caja
2 personas
75
Entregar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mostradores de barcant. 3
Mesas de puestocant. 6
Piezas de escenariocant. 12
Percheroscant. 2
Carpas de fiestacant. 4
Vallas de separacióncant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 200
Cuencoscant. 80
Tenedorescant. 200
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 150
Cucharonescant. 20
Bandejas de servircant. 20

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Mesa de mezclas
Alfombra para el escenario
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables XLRcant. 12
Cajas de monitorcant. 2
Portátil
Listas de reproducción de música
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Linternas de manocant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cajas de cajacant. 2
Cajero automático

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 10
Luces del escenariocant. 4
Linternas a pilascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Globoscant. 100
Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Carteles del menúcant. 6
Pósteres del programacant. 15
Señales de orientacióncant. 12
Decoración de mesacant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Sartenescant. 3
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y el programa antes de enviar invitaciones. Pide a cada artista sus necesidades técnicas por escrito y deja al menos 2 semanas para confirmar cambios de sonido, escenario y horarios.
Revisa permisos y seguro con varias semanas de margen, no cuando ya hayas contratado a los artistas. Guarda también una lista impresa con los contactos de emergencia y responsables del recinto.
Envía a los visitantes el programa, los horarios, la información de acceso y el formulario de inscripción al menos 7 días antes. Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra para no improvisar menús.
Asigna voluntarios por función y franja horaria, incluyendo montaje, barra, información y cierre. Imprime el plan de trabajo y la información de los artistas el día anterior: depender solo del móvil suele fallar cuando hay poco tiempo o mala cobertura.
Programa el montaje con horas de margen: primero las piezas del escenario y las carpas, después el equipo de sonido, los micrófonos, monitores y cables. Haz una prueba completa antes de abrir y reserva el final para recoger refrigerados, limpiar y cerrar el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?: Empieza entre 3 y 6 meses antes si participan varios artistas y necesitas permisos, seguro o reservas técnicas. Deja las últimas 2 semanas para confirmaciones, compras, voluntarios e información a los visitantes.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas de un festival?: Confirma actuaciones y horarios al menos 4 semanas antes. Recopila sus necesidades técnicas en ese momento y vuelve a comprobarlas 7 días antes para evitar cambios de última hora.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el escenario y el sonido?: Reserva como mínimo 4 horas antes de la apertura para montar escenario, altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y cableado. Añade tiempo para una prueba de sonido completa, especialmente si hay varios grupos.
¿Cuándo hay que hacer la compra para un festival de música?: Haz la compra general entre 1 y 3 días antes y recoge los productos refrigerados el mismo día, lo más cerca posible del inicio. Comprueba la lista de la compra antes de salir y asigna a una persona para conservar y distribuir los productos.

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