Musikfestival organisieren: So gehst du vor

Ein Musikfestival steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Datum und Ort fest, stelle danach das Programm zusammen und kläre frühzeitig Technik, Genehmigungen und Versicherung. Sobald die Auftritte bestätigt sind, kannst du Einladungen, Anmeldungen, Helfer und Verpflegung belastbar planen. Der Aufbau beginnt nicht mit der Bühne, sondern mit Gelände, Stromwegen und Sicherheitsbereichen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festivaldatum und -ort festlegen
2 Personen
2
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
3
Künstler ansprechen
2 Personen
4
Auftritte bestätigen
2 Personen
5
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
6
Reservierungen vornehmen
7
Genehmigungen prüfen
8
Versicherung prüfen
9
Notfallkontakte sammeln
10
Einladungen gestalten
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Besucherinformationen versenden
15
Ablaufplan ausdrucken
16
Künstlerinformationen versenden
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Kühlprodukte abholen
2 Personen
21
Equipment abholen
2 Personen
22
Location reinigen
3 Personen
23
Gelände absperren
3 Personen
24
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
25
Tonanlage aufbauen
3 Personen
26
Mikrofone anschließen
2 Personen
27
Lichttechnik aufbauen
2 Personen
28
Soundcheck durchführen
3 Personen
29
Bühne sicher fertigstellen
2 Personen
30
Stromversorgung anschließen
2 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Bar einrichten
3 Personen
33
Essensstand einrichten
3 Personen
34
Kühlboxen füllen
2 Personen
35
Snacks vorbereiten
4 Personen
36
Brötchen vorbereiten
3 Personen
37
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Lichter aufhängen
2 Personen
40
Wegweiser aufstellen
2 Personen
41
Programm aufhängen
42
Eingang und Kasse einrichten
3 Personen
43
Armbänder bereitlegen
2 Personen
44
Toiletten kontrollieren
2 Personen
45
Mülleimer aufstellen
2 Personen

Event

46
Künstler empfangen
2 Personen
47
Besucher einchecken
3 Personen
48
Programm vorstellen
49
Auftritte ankündigen
50
Lautstärke kontrollieren
51
Künstler wechseln
3 Personen
52
Bar bedienen
3 Personen
53
Essen ausgeben
4 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Snacks auffüllen
2 Personen
56
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
57
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten auffüllen
60
Besucherströme kontrollieren
2 Personen
61
Finalen Auftritt abschließen
2 Personen
62
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

63
Tonanlage ausschalten
2 Personen
64
Bar und Essensstand leer räumen
4 Personen
65
Abfall sammeln
4 Personen
66
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Dekoration entfernen
2 Personen
69
Geräte abbauen
3 Personen
70
Materialien zurückbringen
2 Personen
71
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
72
Fundgegenstände aufbewahren
73
Restbestand einlagern
2 Personen
74
Zahlungs- und Kassenmaterialien aufräumen
2 Personen
75
Gelände übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BiertischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BarthekenAnz. 3
MessetischeAnz. 6
BühnenelementeAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
PartyzelteAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 200
SchälchenAnz. 80
GabelnAnz. 200
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 20
ServierschalenAnz. 20

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
Mischpult
Bühnenteppich
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 12
XLR-KabelAnz. 12
MonitorboxenAnz. 2
Laptop
Musikwiedergabelisten
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 12
HandlampenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
KassenboxenAnz. 2
Geldautomat

Beleuchtung

LED-FlutlichterAnz. 8
LichterkettenAnz. 10
BühnenbeleuchtungAnz. 4
BatterielaternenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 20
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 12
BühnentücherAnz. 4
MenükartenAnz. 6
Programmatische PosterAnz. 15
Wegweiser-SchilderAnz. 12
TischdekorationAnz. 20

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
PfannenAnz. 3
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Künstler und Auftritte möglichst mehrere Wochen vor dem Festival. Sammle dabei pro Act die technischen Anforderungen, benötigten DI-Boxen, Mikrofone, Monitorboxen und Instrumentenkabel in einer einzigen Übersicht.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Für Bühnenelemente, Bühnenteppich, PA-Lautsprecher, Mischpult und Verkabelung brauchst du einen festen Aufbauplan. Markiere Strom- und Kabelwege, bevor Absperrgitter und Mobiliar aufgestellt werden.
Verschicke Besucherinformationen nicht erst am Veranstaltungstag. Sende Ablauf, Anreise, Einlasszeit und wichtige Hinweise spätestens 3 bis 5 Tage vorher und halte den Ablaufplan zusätzlich ausgedruckt bereit.
Teile Freiwillige in konkrete Schichten ein, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen. Besetze Einlass, Technik, Ausschank, Betreuung der Künstler und Abbau jeweils mit mindestens einer verantwortlichen Person.
Prüfe die Einkaufsliste nach der erwarteten Besucherzahl und trenne haltbare Waren von Kühlprodukten. Kühlprodukte sollten am Veranstaltungstag abgeholt werden; wiederverwendbare Trinkgläser, Teller und Besteck müssen vor dem Einlass gezählt und verteilt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Musikfestival organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Musikprogramm. Künstleranfragen, Genehmigungen, Versicherung und technische Reservierungen solltest du nicht bis in die letzten 14 Tage verschieben.
Wann sollte man die Künstler für ein Musikfestival buchen?: Sprich Künstler an, sobald Datum und Ort feststehen, idealerweise 8 Wochen vor dem Festival. Bestätige jeden Auftritt schriftlich und frage gleichzeitig nach Bühnenplan, Strombedarf und benötigter Tontechnik.
Wie viele Helfer braucht ein Musikfestival?: Für ein kleines Festival solltest du mindestens 1 verantwortliche Person pro Bereich einplanen: Einlass, Technik, Ausschank, Künstlerbetreuung und Abbau. Bei Schichten von mehr als 4 Stunden brauchst du zusätzlich eine Ablösung.
Wann verschickt man die Besucherinformationen?: Sende die wichtigsten Informationen 3 bis 5 Tage vor dem Festival. Änderungen am Ablauf oder bei Auftritten solltest du zusätzlich am Veranstaltungstag am Einlass und für das Helferteam sichtbar aushängen.

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