Zo organiseer je een muziekfestival

Begin niet met de line-up, maar met de locatie, datum en vergunningen. Daarna leg je artiesten, podium, geluid, licht, beveiliging en EHBO vast, zodat je weet wat technisch en praktisch haalbaar is. Werk vervolgens het programma, de vrijwilligersplanning, catering en publiekscommunicatie uit. In de laatste week controleer je het weer, de materialen en de briefing voor artiesten en crew. Zo voorkom je dat techniek, toiletten of stroom pas op de opbouwdag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Artiesten vastleggen
2 personen
3
Vergunningen aanvragen
4
Verzekering controleren
5
Podium reserveren
6
Geluidsset reserveren
7
Lichtset reserveren
8
Programma samenstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Artiesteninformatie verzamelen
13
Vrijwilligers inplannen
2 personen
14
Catering reserveren
15
Toiletten reserveren
16
Afvalinzameling regelen
17
Beveiliging reserveren
18
EHBO regelen
19
Promotie publiceren
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen controleren
3 personen
23
Artiestenbriefing versturen
24
Locatie markeren
3 personen
25
Podium opbouwen
6 personen
26
Geluidsinstallatie aansluiten
4 personen
27
Lichtinstallatie aansluiten
3 personen
28
Stroomvoorziening testen
2 personen
29
Tenten opbouwen
5 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
4 personen
32
Toegangspoort inrichten
3 personen
33
Bar inrichten
4 personen
34
Eetpunt inrichten
4 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Programma ophangen
2 personen
37
Dranken koud zetten
3 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Servies klaarzetten
2 personen

Event

40
Artiesten ontvangen
2 personen
41
Soundcheck begeleiden
3 personen
42
Ingang bemannen
3 personen
43
Bezoekers ontvangen
3 personen
44
Programma aankondigen
45
Dranken serveren
4 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Koffie en thee schenken
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten controleren
2 personen
51
Artiesten begeleiden
2 personen
52
Podiumwissels uitvoeren
3 personen
53
Publieksveiligheid controleren
3 personen
54
Laatste optreden afronden
2 personen
55
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

56
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
57
Dranken opruimen
3 personen
58
Eten gekoeld opbergen
2 personen
59
Afval verzamelen
5 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Locatie schoonmaken
5 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Podium demonteren
6 personen
65
Geluidsset inpakken
4 personen
66
Lichtset inpakken
3 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Afvalcontainers retourneren
70
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Partytentenaantal 4
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Schenkkanaantal 6
Serveerplankenaantal 12

Apparatuur

Podium
Speakersaantal 6
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 6
Monitorspeakersaantal 4
DI-boxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 20
Aggregaat

Verlichting

Podiumlampenaantal 8
Sfeerlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Zaklampenaantal 6

Keuken

Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Podiumachterdoek
Bordhoudersaantal 12
Pijlbordenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Reinigingssprayaantal 6
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en vraag vergunningen zo vroeg mogelijk aan: houd minimaal 12 tot 16 weken aan voor een festival met podium, versterkt geluid en publiek. Controleer tegelijk of je verzekering de activiteit en locatie dekt.
Leg artiesten vast voordat je het definitieve programma publiceert. Vraag per act uiterlijk vier weken vooraf de technische informatie op, zoals microfoons, DI-boxen, monitorspeakers en de gewenste opstelling.
Maak een stroom- en kabelplan vóór de opbouw. Tel verlengkabels en stekkerdozen per zone, plan kabelgoten op looproutes en regel een aggregaat als de locatie niet genoeg veilige stroompunten heeft.
Plan vrijwilligers per taak én tijdsblok. Zorg op de festivaldag bijvoorbeeld voor aparte bezetting bij ontvangst, backstage, bar, afval, opbouw en afsluiting; één algemene lijst zonder begintijden laat snel gaten vallen.
Doe de laatste controle 24 tot 48 uur vooraf: weersverwachting, toiletten, beveiliging, EHBO, koeling, herbruikbare bekers en artiestenbriefing. Zet daarna alleen nog wijzigingen door die invloed hebben op veiligheid, tijden of techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Reserveer locatie, podium en artiesten eerst; vergunningen en verzekering kunnen 12 tot 16 weken voorbereiding vragen.
Welke vergunning heb je nodig voor een muziekfestival?: Dat hangt af van gemeente, locatie, bezoekersaantal, geluid en eindtijd. Neem uiterlijk 12 weken vooraf contact op met de gemeente en controleer of daarnaast een melding, geluidsontheffing of evenementenvergunning nodig is.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een muziekfestival?: Maak voor elke gelijktijdige taak minimaal één verantwoordelijke en plan extra mensen voor wissels en pauzes. Reken bij een klein festival vaak op 1 vrijwilliger per 25 tot 50 bezoekers, naast techniek, beveiliging en EHBO.
Wanneer regel je geluid en licht voor een muziekfestival?: Reserveer podium, geluidsset en lichtset zodra locatie en datum vaststaan, bij voorkeur 3 tot 4 maanden vooraf. Stuur de artiesteninformatie uiterlijk 4 weken voor het festival naar de technische partij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.