Organiser un festival de musique, étape par étape
Un festival de musique se prépare dans un ordre précis : sécuriser le lieu et les autorisations, confirmer les artistes, puis construire le programme et la production technique. Commencez plusieurs mois à l’avance, car la scène, la sonorisation, l’éclairage, les toilettes et la sécurité sont souvent réservés trop tard. Prévoyez aussi les bénévoles, le catering, les inscriptions et un plan météo. Les dernières semaines servent surtout à vérifier le matériel, transmettre les informations aux artistes et baliser le site.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Réserver les artistes
2 personnes
- 3
Demander les autorisations
- 4
Vérifier l’assurance
- 5
Réserver la scène
- 6
Réserver le matériel de sonorisation
- 7
Réserver le kit d'éclairage
- 8
Établir le programme
2 personnes
- 9
Envoyer les invitations
2 personnes
- 10
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Rassembler les informations sur les artistes
- 13
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 14
Réserver le catering
- 15
Réserver les toilettes
- 16
Organiser l’enlèvement des déchets
- 17
Réserver la sécurité
- 18
Organiser les premiers secours
- 19
Publier la promotion
2 personnes
- 20
Vérifier les prévisions météo
- 21
Faire les courses
3 personnes
- 22
Vérifier le matériel
3 personnes
- 23
Envoyer le briefing aux artistes
- 24
Baliser le lieu
3 personnes
- 25
Monter la scène
6 personnes
- 26
Raccorder la sonorisation
4 personnes
- 27
Raccorder l’installation d’éclairage
3 personnes
- 28
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
- 29
Monter les tentes
5 personnes
- 30
Installer les tables
4 personnes
- 31
Installer les chaises
4 personnes
- 32
Aménager l’entrée
3 personnes
- 33
Aménager le bar
4 personnes
- 34
Aménager le point de restauration
4 personnes
- 35
Suspendre la décoration
3 personnes
- 36
Afficher le programme
2 personnes
- 37
Mettre les boissons au frais
3 personnes
- 38
Préparer les en-cas
4 personnes
- 39
Préparer la vaisselle
2 personnes
Événement
- 40
Accueillir les artistes
2 personnes
- 41
Animer les balances
3 personnes
- 42
Assurer l'accueil à l'entrée
3 personnes
- 43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 44
Annoncer le programme
- 45
Servir les boissons
4 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 48
Servir le café et le thé
2 personnes
- 49
Vider les poubelles
2 personnes
- 50
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 51
Accompagner les artistes
2 personnes
- 52
Effectuer les changements de scène
3 personnes
- 53
Vérifier la sécurité du public
3 personnes
- 54
Clore la dernière prestation
2 personnes
- 55
Reconduire les visiteurs
4 personnes
Suivi
- 56
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 57
Ranger les boissons
3 personnes
- 58
Stocker les aliments au frais
2 personnes
- 59
Rassembler les déchets
5 personnes
- 60
Faire la vaisselle
3 personnes
- 61
Nettoyer le lieu
5 personnes
- 62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 63
Retirer la décoration
3 personnes
- 64
Démonter le podium
6 personnes
- 65
Ranger le matériel de sonorisation
4 personnes
- 66
Préparer l’équipement d’éclairage
3 personnes
- 67
Inventorier le matériel
2 personnes
- 68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 69
Retourner les conteneurs à déchets
- 70
Ranger les courses restantes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables hautesqté 12
- Tables de bièreqté 10
- Chaisesqté 120
- Tentes de réceptionqté 4
- Tabourets de barqté 12
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 300
- Assiettesqté 200
- Couvertsqté 180
- Tasses à caféqté 80
- Carafeqté 6
- Planches de serviceqté 12
Équipement
- Scène
- Haut-parleursqté 6
- Table de mixage
- Microphonesqté 6
- Pieds de microqté 6
- Moniteurs de scèneqté 4
- Boîtiers DIqté 4
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 10
- Goulottes de câblesqté 20
- Groupe électrogène
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 8
- Lampes d'ambianceqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes de pocheqté 6
Cuisine
- Réfrigérateursqté 3
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Planches à découperqté 6
- Couteau de chefqté 4
- Pincesqté 8
- Pains de glaceqté 24
Décoration
- Drapeaux de festivalqté 20
- Fond de scène
- Porte-affichesqté 12
- Panneaux indicateursqté 10
Nettoyage
- Poubellesqté 16
- Sets de serpillièreqté 3
- Seauxqté 6
- Balais à mainqté 4
- Balayette et pelleqté 4
- Spray nettoyantqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le lieu, la date et les autorisations, idéalement 4 à 6 mois avant le festival. Vérifiez également l’assurance et les contraintes liées au voisinage, à l’accueil du public et à l’alimentation électrique.
- Réservez rapidement les artistes et la technique : scène, sonorisation, éclairage, microphones, retours de scène et groupe électrogène si nécessaire. Demandez aux artistes leurs besoins techniques au moins 4 semaines avant leur passage.
- Établissez un programme avec des horaires réalistes, en gardant 15 à 30 minutes entre deux concerts pour les changements de plateau et les tests de son. Envoyez ensuite un briefing indiquant les horaires d’arrivée, le contact sur place et les besoins alimentaires.
- Dimensionnez l’accueil avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez les tables, chaises, tentes, gobelets réutilisables, réfrigérateurs et machines à café selon le nombre attendu. Confirmez le catering et les régimes alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement.
- Préparez le site la veille ou le matin même : montez la scène, sécurisez les câbles avec des goulottes, installez les éclairages, balisez les zones et vérifiez les prévisions météo. Gardez un plan B pour la pluie, un point de premiers secours et une équipe dédiée aux déchets.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?
- Prévoyez 4 à 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes et du matériel technique. Les autorisations, l’assurance, la scène et la sécurité doivent être lancées dès que le lieu et la date sont confirmés.
- Quand réserver la scène et la sonorisation pour un festival ?
- Réservez la scène, la sonorisation et l’éclairage au moins 3 mois à l’avance, et davantage si l’événement a lieu pendant une période chargée. Confirmez les besoins techniques des artistes 4 semaines avant le festival.
- Combien de temps prévoir entre deux concerts ?
- Gardez généralement 15 à 30 minutes entre deux concerts. Ce délai couvre le changement de matériel, les branchements, les tests de son et les déplacements des artistes sans décaler tout le programme.
- Quand organiser la sécurité, les toilettes et les premiers secours ?
- Réservez la sécurité et les toilettes dès que la jauge et le lieu sont connus, idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Finalisez le dispositif de premiers secours au moins 2 semaines avant et indiquez clairement son emplacement sur le site.
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