Cómo organizar un festival de música sin perder el control
Organizar un festival de música exige cerrar primero lo que condiciona todo lo demás: lugar, artistas, permisos, seguro y presupuesto. Después se coordinan el programa, el sonido, la iluminación, la seguridad, los aseos y el catering. La última semana se dedica a confirmar horarios, revisar materiales y preparar el montaje. Este orden evita contratar equipos demasiado tarde o descubrir el día del festival que faltan cables, personal o un plan para la lluvia.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Confirmar a los artistas
2 personas
- 3
Solicitar permisos
- 4
Comprobar el seguro
- 5
Reservar el escenario
- 6
Reservar el equipo de sonido
- 7
Reservar el equipo de iluminación
- 8
Elaborar el programa
2 personas
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Recopilar información de los artistas
- 13
Programar voluntarios
2 personas
- 14
Reservar el catering
- 15
Reservar los aseos
- 16
Organizar la recogida de residuos
- 17
Reservar seguridad
- 18
Organizar primeros auxilios
- 19
Publicar la promoción
2 personas
- 20
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Comprobar los materiales
3 personas
- 23
Enviar briefing a los artistas
- 24
Marcar la ubicación
3 personas
- 25
Montar el escenario
6 personas
- 26
Conectar el equipo de sonido
4 personas
- 27
Conectar la instalación de luces
3 personas
- 28
Probar el suministro eléctrico
2 personas
- 29
Montar tiendas
5 personas
- 30
Montar mesas
4 personas
- 31
Colocar las sillas
4 personas
- 32
Montar la entrada
3 personas
- 33
Montar la barra
4 personas
- 34
Montar el punto de comida
4 personas
- 35
Colgar la decoración
3 personas
- 36
Colgar el programa
2 personas
- 37
Enfriar las bebidas
3 personas
- 38
Preparar aperitivos
4 personas
- 39
Preparar la vajilla
2 personas
Evento
- 40
Recibir a los artistas
2 personas
- 41
Coordinar la prueba de sonido
3 personas
- 42
Atender la entrada
3 personas
- 43
Recibir a los visitantes
3 personas
- 44
Anunciar el programa
- 45
Servir las bebidas
4 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Servir aperitivos
3 personas
- 48
Servir café y té
2 personas
- 49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 50
Comprobar los baños
2 personas
- 51
Acompañar a los artistas
2 personas
- 52
Realizar cambios de escenario
3 personas
- 53
Comprobar la seguridad del público
3 personas
- 54
Cerrar la última actuación
2 personas
- 55
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
Seguimiento
- 56
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 57
Recoger las bebidas
3 personas
- 58
Guardar la comida en frío
2 personas
- 59
Recoger la basura
5 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Limpiar el lugar
5 personas
- 62
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 63
Retirar la decoración
3 personas
- 64
Desmontar el escenario
6 personas
- 65
Empacar el equipo de sonido
4 personas
- 66
Empacar el set de iluminación
3 personas
- 67
Inventariar materiales
2 personas
- 68
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 69
Devolver los contenedores de residuos
- 70
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 12
- Mesas de cervezacant. 10
- Sillascant. 120
- Carpas de fiestacant. 4
- Taburetes de barcant. 12
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 300
- Platoscant. 200
- Cubiertoscant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Jarracant. 6
- Tablas para servircant. 12
Equipo
- Escenario
- Altavocescant. 6
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes para micrófonocant. 6
- Altavoces del monitorcant. 4
- Cajas DIcant. 4
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 10
- Canaletas para cablescant. 20
- Grupo electrógeno
Iluminación
- Luces del escenariocant. 8
- Luces decorativascant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Linternascant. 6
Cocina
- Neverascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzascant. 8
- Acumuladores de fríocant. 24
Decoración
- Banderas del festivalcant. 20
- Telón de fondo del escenario
- Porta-cartelescant. 12
- Carteles direccionalescant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 16
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 6
- Escobas de manocant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Spray de limpiezacant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y solicita los permisos antes de confirmar el programa definitivo. Deja al menos 8 semanas para trámites que dependan del ayuntamiento, el aforo o el uso de música en directo.
- Confirma por escrito a cada artista y recopila sus necesidades técnicas con 4 semanas de margen. El briefing debe incluir horarios de llegada, pruebas de sonido, camerino, contactos y el material que aporta cada grupo.
- Calcula el flujo del público antes de distribuir mesas altas, mesas de cerveza, sillas, carpas y aseos. Separa las zonas de paso de los cables usando canaletas y deja accesos despejados para primeros auxilios y seguridad.
- Cierra sonido, iluminación y electricidad como un único plan técnico. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, alargadores, regletas y grupo electrógeno al menos 48 horas antes.
- Programa a los voluntarios por turnos de 3 a 4 horas y asigna un responsable por área. Confirma también el catering, las preferencias dietéticas, las neveras, las máquinas de café, los vasos reutilizables y la recogida de residuos antes de publicar los horarios finales.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?
- Empieza entre 3 y 6 meses antes si habrá artistas, permisos y equipos técnicos. Reserva el lugar y solicita los permisos al principio; deja las confirmaciones operativas y el montaje para la última semana.
- ¿Cuándo hay que contratar el sonido y la iluminación para un festival?
- Reserva el equipo entre 6 y 10 semanas antes, especialmente si el festival coincide con otras fechas con mucha demanda. Verifica el inventario y la potencia eléctrica 48 horas antes del montaje.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de música?
- Como punto de partida, asigna 1 voluntario por cada 25 a 40 asistentes para accesos, información, residuos y apoyo logístico, además del personal profesional de seguridad y primeros auxilios. Organízalos en turnos de 3 a 4 horas.
- ¿Cuándo se prepara el programa de un festival de música?
- Prepara un primer programa cuando los artistas estén confirmados y ciérralo entre 2 y 3 semanas antes. Envía el briefing definitivo a los artistas y voluntarios durante la semana previa, con horarios y teléfonos de contacto.
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