Musikfestival organisieren: der richtige Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Location, Bühne, Soundanlage und Lichtset möglichst mehrere Monate vor dem Termin. Prüfe vor der Zusage, ob Stromanschlüsse, Aufbauzeiten und Zufahrten für Technik und Lieferungen ausreichen.
• Beantrage Genehmigungen und kläre die Versicherung frühzeitig. Plane dafür mindestens 8 bis 12 Wochen ein, weil fehlende Unterlagen den gesamten Ablauf blockieren können.
• Sammle von jeder Künstlerin und jedem Künstler technische Anforderungen, Ankunftszeit und Ansprechpartner. Verschicke das vollständige Briefing spätestens 7 Tage vor dem Festival, damit Änderungen noch möglich sind.
• Plane Helfer nicht nur für Einlass und Ausschank ein, sondern auch für Aufbau, Künstlerbetreuung, Müll und Abbau. Für jede Schicht sollte eine verantwortliche Person mit Telefonliste feststehen.
• Prüfe 3 bis 5 Tage vorher Wetter, Strom, Kühlung und Beleuchtung. Stelle Partyzelte, Taschenlampen, Kabelkanäle und ein Stromaggregat nur dann bereit, wenn sie zum Gelände und zum erwarteten Wetter passen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man ein Musikfestival organisieren?

Für ein kleines Musikfestival solltest du mindestens 3 bis 6 Monate Vorlauf einplanen. Genehmigungen, Künstler, Bühne und Technik brauchen oft 8 bis 12 Wochen oder länger.

Wann sollte man die Genehmigungen für ein Musikfestival beantragen?

Reiche die Anträge möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Festival ein. Bei öffentlichem Gelände, größerem Publikum oder besonderen Lärmschutzauflagen solltest du noch früher beginnen.

Wie viele Helfer braucht man für ein Musikfestival?

Plane pro Schicht mindestens eine verantwortliche Person für Einlass, Technik, Künstlerbetreuung, Ausschank und Sicherheit ein. Bei etwa 100 Gästen sind 10 bis 15 Helfer insgesamt ein realistischer Ausgangspunkt, abhängig von Dauer und Programm.

Was muss eine Woche vor dem Musikfestival erledigt sein?

Eine Woche vorher sollten Künstlerbriefing, Helferplan, Anmeldungen, Ernährungswünsche, Liefertermine und die Markierung des Geländes abgeschlossen sein. Die Wettervorhersage prüfst du erneut 3 bis 5 Tage vor dem Termin.

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