Zo organiseer je een muziekbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en capaciteit voordat je standhouders uitnodigt. Daarna leg je de aanmeldingen, standindeling en het muziekprogramma vast, inclusief demonstraties en technische wensen. Bezoekers hebben vooral behoefte aan duidelijke tijden, route- en parkeerinformatie; standhouders aan hun standnummer, laad- en losafspraken en stroomvoorziening. Plan de opbouw ruim voor opening, zodat apparatuur getest is en de laad- en loszone daarna vrij blijft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Deelnemers en standhouders uitnodigen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Standhouders registreren
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
7
Demonstraties plannen
2 personen
8
Standindeling maken
2 personen
9
Reserveringen maken
10
Vergunningen en huisregels controleren
11
Publieksinformatie publiceren
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Standhoudersinformatie versturen
14
Parkeerinformatie versturen
15
Technische wensen verzamelen
2 personen
16
Apparatuur testen
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Materialen verzamelen
3 personen
20
Locatie en toegang controleren
2 personen
21
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
22
Standplaatsen markeren
2 personen
23
Standnummers ophangen
2 personen
24
Podium en demohoek inrichten
3 personen
25
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
26
Microfoons testen
2 personen
27
Instrumentenstands plaatsen
2 personen
28
Stroompunten verdelen
2 personen
29
Verlichting ophangen
2 personen
30
Decoratie ophangen
2 personen
31
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
32
Entreebalie inrichten
2 personen
33
Bezoekerslijst klaarleggen
34
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
39
Toiletten controleren
40
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
41
Standhoudersbriefing geven
2 personen

Event

42
Standhouders ontvangen
3 personen
43
Laad- en loszone vrijhouden
2 personen
44
Entree openen
2 personen
45
Bezoekers registreren
2 personen
46
Programma uitdelen
47
Standhouders ondersteunen
2 personen
48
Muziekdemo's begeleiden
2 personen
49
Podiumprogramma aankondigen
50
Geluidsniveau controleren
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten tussentijds schoonmaken
56
Rustruimte controleren
57
Fotomoment begeleiden
58
Laatste programmaonderdeel aankondigen
59
Entree sluiten
2 personen
60
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
61
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

62
Standhouders laten afbouwen
3 personen
63
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
64
Apparatuur veilig opbergen
3 personen
65
Meubilair afbreken
4 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Servies afwassen
2 personen
69
Locatie schoonmaken
3 personen
70
Toiletten eindschoonmaak geven
71
Voorraad tellen
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Standhouders naberichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 2
Standtafelsaantal 30
Klapstoelenaantal 120
Biertafelsaantal 8
Loungebankenaantal 4
Lage tafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Podiumdelenaantal 4
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
DI-boxenaantal 4
Instrumentenstandsaantal 12
Muziekstandaardsaantal 6
Koptelefoonsaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelmattenaantal 10
Laptop

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Beursbannersaantal 4
Standnummersaantal 30
Programmapostersaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 30
Decoratieve doekenaantal 8
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Papiertapeaantal 12

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenkommenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmelding pas nadat de locatie, maximale capaciteit en standafmetingen bekend zijn. Vraag per standhouder direct contactgegevens, type aanbod, technische wensen en eventuele dieetwensen uit.
Maak de standindeling zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn. Houd demonstraties, luidsprekers en looproutes uit elkaar en reserveer ruimte voor inschrijftafels, zitplekken en een duidelijke doorgang.
Plan demonstraties op vaste tijden en publiceer het programma minimaal 7 dagen vooraf. Controleer per onderdeel welke microfoon, DI-box, speaker, standaard of stroomaansluiting nodig is.
Test alle apparatuur uiterlijk 2 uur voor opening: mengpaneel, actieve speakers, draadloze microfoons, laptop en kabels. Leg kabels af met kabelmatten en houd een zaklamp en reserveverlengkabels bij de hand.
Stuur standhoudersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf met standnummer, aankomsttijd, parkeerroute en laad- en loszone. Markeer de plaatsen vóór binnenkomst met standnummers en controleer of tafels, stoelen en verlichting klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muziekbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Open de aanmelding ongeveer 6 weken vooraf en verstuur praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor de beurs.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een muziekbeurs?: Reken op minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, standmarkeringen, banners en verlichting. Plan daarnaast minstens 2 uur vóór opening voor het testen van geluid, microfoons en demonstratieapparatuur.
Wanneer maak je de standindeling van een muziekbeurs?: Maak een eerste indeling zodra ongeveer 50 procent van de standplaatsen is ingevuld. Werk die uiterlijk 7 dagen vooraf definitief uit, zodat standhouders hun standnummer en afmetingen ontvangen.
Wanneer stuur je het programma en de parkeerinformatie naar bezoekers?: Publiceer het programma en de route-informatie minimaal 7 dagen vooraf. Stuur standhouders hun specifieke parkeer- en laad- en losinstructies uiterlijk 3 dagen voor de muziekbeurs.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.