Musikmesse organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einer Musikmesse laufen Ausstellung, Vorführungen und Technik gleichzeitig ab. Beginne deshalb mit Datum, Ort und Ausstellerzahl, bevor du Programm oder Standflächen planst. Danach folgen Anmeldung, Standaufteilung, technische Anforderungen und Besucherinformationen. In den letzten Tagen entscheidet ein genauer Aufbauplan darüber, ob Anlieferung, Beschilderung und Soundcheck ohne Verzögerung funktionieren.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Teilnehmer und Standbetreiber einladen
2 Personen
3
Anmeldeformular öffnen
4
Standbetreiber registrieren
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
7
Demonstrationen planen
2 Personen
8
Standaufteilung erstellen
2 Personen
9
Reservierungen vornehmen
10
Genehmigungen und Hausregeln prüfen
11
Publikumsinformationen veröffentlichen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Informationen für Aussteller senden
14
Parkinformationen versenden
15
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
16
Geräte testen
2 Personen
17
Einkaufsliste prüfen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Materialien zusammenstellen
3 Personen
20
Ort und Zugang prüfen
2 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
22
Standplätze markieren
2 Personen
23
Standnummern aufhängen
2 Personen
24
Bühne und Demo-Ecke einrichten
3 Personen
25
Musikanlage anschließen
2 Personen
26
Mikrofone testen
2 Personen
27
Instrumentenstände aufstellen
2 Personen
28
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
29
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
30
Dekoration aufhängen
2 Personen
31
Beschilderung anbringen
2 Personen
32
Eingangstresen einrichten
2 Personen
33
Besucherliste bereitlegen
34
Kasse und Zahlungsterminal testen
2 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
37
Snacks vorbereiten
3 Personen
38
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
39
Toiletten kontrollieren
40
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
41
Aussteller-Briefing geben
2 Personen

Event

42
Aussteller empfangen
3 Personen
43
Be- und Entladezone freihalten
2 Personen
44
Eingang öffnen
2 Personen
45
Besucher registrieren
2 Personen
46
Programm verteilen
47
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
48
Musikdemos begleiten
2 Personen
49
Bühnenprogramm ankündigen
50
Lautstärke kontrollieren
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten zwischendurch reinigen
56
Ruheraum überprüfen
57
Fotomoment begleiten
58
Letzten Programmpunkt ankündigen
59
Eingang schließen
2 Personen
60
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
61
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

62
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen
63
Anlage ausschalten
2 Personen
64
Ausrüstung sicher verstauen
3 Personen
65
Möbel abbauen
4 Personen
66
Dekoration entfernen
2 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Geschirr abwaschen
2 Personen
69
Location reinigen
3 Personen
70
Toiletten endreinigen
71
Bestände zählen
2 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Aussteller im Nachgang benachrichtigen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

AnmeldetischeAnz. 2
StehtischeAnz. 30
KlappstühleAnz. 120
BiertischeAnz. 8
LoungebänkeAnz. 4
Niedrige TischeAnz. 4
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
BühnenelementeAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
DI-BoxenAnz. 4
InstrumentenständerAnz. 12
NotenständerAnz. 6
KopfhörerAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelmattenAnz. 10
Laptop

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

MessebannerAnz. 4
StandnummernAnz. 30
Programmatische PosterAnz. 10
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 30
Dekorative StoffeAnz. 8
NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
PapierklebebandAnz. 12

Geschirr

GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 80
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
ZangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenschüsselnAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Standflächen erst fest, wenn die Aussteller registriert sind und du ihre Tisch-, Strom- und Geräteanforderungen kennst. Plane zusätzlich mindestens 10 Prozent Reservefläche für breite Instrumente, Koffer und Bewegungswege ein.
Schließe das Musikprogramm spätestens 14 Tage vor der Messe ab. Für jede Demonstration brauchst du einen festen Zeitblock, eine verantwortliche Person und getestete Lautsprecher, Mikrofone sowie DI-Boxen.
Sende Ausstellern spätestens 7 Tage vorher Anreise-, Park- und Aufbauinformationen. Nenne darin auch eine konkrete Entladezeit und halte die Be- und Entladezone während des Aufbaus frei.
Führe den Techniktest nicht erst am Veranstaltungstag durch. Prüfe Mischpult, Funkmikrofone, Verlängerungskabel, Kabelmatten und Licht mindestens 2 Stunden vor dem Einlass gemeinsam mit den Vorführenden.
Beschrifte Standnummern, Wegweiser und Programmplakate vor dem Aufbau. Stelle Empfangstische, Sitzgelegenheiten und Absperrpfosten so auf, dass Besucherströme nicht durch Instrumenten- oder Kabelbereiche laufen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Musikmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Ausstelleransprache. Die Anmeldung sollte etwa 6 Wochen vor dem Termin geöffnet sein, damit Technik- und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Musikmesse?: Plane für Möbel, Standmarkierungen, Banner und Technik mindestens 3 Stunden ein. Wenn mehrere Aussteller eigene Instrumente oder Vorführtechnik mitbringen, sind 4 bis 5 Stunden realistischer.
Wann müssen die technischen Anforderungen der Aussteller vorliegen?: Fordere die Angaben spätestens 3 Wochen vor der Messe an. Eine Woche vorher sollten Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Stromkabel einem konkreten Stand oder Programmpunkt zugeordnet sein.
Wie plant man Demonstrationen auf einer Musikmesse?: Lege die Vorführungen mindestens 14 Tage vorher mit Beginn, Dauer und Verantwortlichen fest. Plane pro Demonstration 10 bis 15 Minuten Wechselzeit ein, damit Umbau und Soundcheck nicht in den nächsten Programmpunkt rutschen.

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