Organiser un salon de la musique sans rien laisser au hasard

Un salon de la musique se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme une succession de créneaux techniques. Commence par confirmer la date et le lieu, avant d’ouvrir les inscriptions des participants et des exposants. Le programme musical, les démonstrations et le plan des stands doivent être arrêtés assez tôt pour transmettre des informations fiables. La dernière semaine sert surtout à vérifier les besoins techniques, les autorisations, le matériel et l’accès au site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Inviter les participants et les exposants
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Enregistrer les exposants
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Établir le programme musical
2 personnes
7
Planifier les démonstrations
2 personnes
8
Préparer le plan du stand
2 personnes
9
Faire les réservations
10
Vérifier les autorisations et le règlement intérieur
11
Publier les informations au public
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Envoyer les informations aux exposants
14
Envoyer les infos de parking
15
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
16
Tester l'équipement
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
18
Faire les courses
2 personnes
19
Rassembler le matériel
3 personnes
20
Vérifier le lieu et l'accès
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Marquer les emplacements
2 personnes
23
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
24
Installer la scène et l’espace de démonstration
3 personnes
25
Raccorder la sonorisation
2 personnes
26
Tester les microphones
2 personnes
27
Installer les stands d’instruments
2 personnes
28
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
29
Installer l'éclairage
2 personnes
30
Installer la décoration
2 personnes
31
Installer la signalisation
2 personnes
32
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
33
Préparer la liste des visiteurs
34
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Installer le point café et thé
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
41
Faire le briefing des exposants
2 personnes

Événement

42
Accueillir les exposants
3 personnes
43
Garder la zone de chargement et de déchargement libre
2 personnes
44
Ouvrir l’entrée
2 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
46
Distribuer le programme
47
Soutenir les exposants
2 personnes
48
Encadrer les démonstrations musicales
2 personnes
49
Annoncer le programme de la scène
50
Vérifier le niveau sonore
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Nettoyer les toilettes entre-temps
56
Vérifier la zone de repos
57
Animer le moment photo
58
Annoncer le dernier élément du programme
59
Fermer l'entrée
2 personnes
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
61
Rassembler les objets perdus

Suivi

62
Faire démonter les stands
3 personnes
63
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
64
Ranger le matériel en lieu sûr
3 personnes
65
Démonter le mobilier
4 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Faire la vaisselle
2 personnes
69
Nettoyer le lieu
3 personnes
70
Effectuer le nettoyage final des toilettes
71
Compter le stock
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Contacter les exposants après l’événement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de standqté 30
Chaises pliantesqté 120
Tables de bièreqté 8
Canapés de salonqté 4
Tables bassesqté 4
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Éléments de podiumqté 4
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Boîtiers DIqté 4
Supports d’instrumentsqté 12
Pieds de microqté 6
Casques audioqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 10
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Bannières du salonqté 4
Numéros de standqté 30
Affiches du programmeqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 30
Tissus décoratifsqté 8
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Ruban de papierqté 12

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Bols de cuisineqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Poubellesqté 10
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme musical et les démonstrations avant de publier les horaires : les exposants doivent connaître leur créneau, leur emplacement et le matériel disponible au moins 7 jours avant le salon.
Demande les besoins alimentaires et techniques dès l’inscription, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant l’événement. Les demandes tardives sont difficiles à intégrer aux réservations et aux essais.
Prévois une vraie phase de test : vérifie la table de mixage, les microphones sans fil, les boîtiers DI, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public. Un test complet 2 à 3 heures avant l’ouverture laisse encore du temps pour corriger un branchement.
Garde la zone de chargement et de déchargement libre pendant l’installation. Installe d’abord les tables et les chaises, puis marque les emplacements et suspends les numéros de stand afin que chaque exposant trouve rapidement sa place.
Envoie les informations de parking, l’accès au lieu et les consignes d’installation avec le plan des stands. Un rappel 48 heures avant l’événement réduit les appels de dernière minute et évite que les exposants arrivent par une entrée fermée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la musique ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, d’enregistrer les exposants, de construire le programme musical, de vérifier les autorisations et de réserver le matériel nécessaire.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvre-les dès que la date, le lieu et les principales conditions sont confirmés, de préférence 4 à 6 semaines avant le salon. Demande dès le formulaire les besoins alimentaires, techniques et logistiques.
Quand tester le matériel audio et l’éclairage ?: Fais un premier contrôle au moins 7 jours avant pour repérer les éléments manquants, puis un test sur place 2 à 3 heures avant l’ouverture. Vérifie notamment les microphones, la table de mixage, les câbles, les projecteurs LED et les passe-câbles.
Quand envoyer les informations pratiques aux exposants ?: Envoie le plan du stand, les horaires d’installation, les consignes de parking et les besoins techniques au moins 7 jours avant. Relance avec un rappel final 48 heures avant, surtout si l’accès ou la zone de déchargement est limité.

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