Cómo organizar una feria de música sin perder el control

Una feria de música combina expositores, actuaciones, demostraciones y público, así que conviene trabajar por fases. Empieza cerrando la fecha y el lugar; después confirma participantes, necesidades técnicas y permisos. Cuando el programa y el plano de puestos estén definidos, puedes abrir las inscripciones y publicar la información que necesita el público. El montaje final debe reservar tiempo para probar el sonido, señalizar los stands y mantener despejada la zona de carga.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Invitar a participantes y expositores
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Registrar a los expositores
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Preparar el programa musical
2 personas
7
Planificar demostraciones
2 personas
8
Hacer el plano de puestos
2 personas
9
Hacer reservas
10
Comprobar permisos y normas de la casa
11
Publicar información para el público
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Enviar información a los expositores
14
Enviar la información de aparcamiento
15
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
16
Probar el equipo
2 personas
17
Comprobar la lista de la compra
18
Hacer la compra
2 personas
19
Reunir los materiales
3 personas
20
Comprobar el lugar y el acceso
2 personas
21
Colocar mesas y sillas
4 personas
22
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
23
Colgar los números de stand
2 personas
24
Montar el escenario y el área de demostración
3 personas
25
Conectar el equipo de sonido
2 personas
26
Probar los micrófonos
2 personas
27
Colocar soportes para instrumentos
2 personas
28
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
29
Colgar la iluminación
2 personas
30
Colgar la decoración
2 personas
31
Colocar la señalización
2 personas
32
Montar el mostrador de entrada
2 personas
33
Preparar la lista de visitantes
34
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Montar el punto de café y té
2 personas
37
Preparar aperitivos
3 personas
38
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
39
Comprobar los baños
40
Realizar el control de seguridad
2 personas
41
Dar briefing a los expositores
2 personas

Evento

42
Recibir a los expositores
3 personas
43
Mantener libre la zona de carga y descarga
2 personas
44
Abrir la entrada
2 personas
45
Registrar a los visitantes
2 personas
46
Repartir el programa
47
Apoyar a los expositores
2 personas
48
Coordinar demos musicales
2 personas
49
Anunciar el programa del escenario
50
Comprobar el nivel de sonido
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir aperitivos
2 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Limpiar los baños durante el evento
56
Comprobar la sala de descanso
57
Coordinar el momento de fotos
58
Anunciar el último punto del programa
59
Cerrar la entrada
2 personas
60
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
61
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

62
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
63
Apagar el sistema de sonido
2 personas
64
Guardar el equipo de forma segura
3 personas
65
Desmontar el mobiliario
4 personas
66
Retirar la decoración
2 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Lavar la vajilla
2 personas
69
Limpiar el lugar
3 personas
70
Realizar la limpieza final de los baños
71
Contar el inventario
2 personas
72
Devolver el material prestado
2 personas
73
Enviar seguimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de inscripcióncant. 2
Mesas altascant. 30
Sillas plegablescant. 120
Mesas de cervezacant. 8
Sofás loungecant. 4
Mesas bajascant. 4
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Piezas de escenariocant. 4
Postes separadorescant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cajas DIcant. 4
Soportes para instrumentoscant. 12
Atrilescant. 6
Auricularescant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 10
Portátil

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Linternascant. 4

Decoración

Banners de la feriacant. 4
Números de standcant. 30
Pósteres del programacant. 10
Carteles direccionalescant. 12
Mantelescant. 30
Paños decorativoscant. 8
Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Cinta de papelcant. 12

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuencos de cocinacant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Papeleracant. 10
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el espacio y las normas antes de invitar a expositores. Deja al menos 4 semanas para registrar participantes, recopilar preferencias dietéticas y resolver necesidades especiales.
No publiques el programa musical hasta confirmar horarios, demostraciones y requisitos técnicos. Pide a cada participante sus necesidades de sonido, conexiones y soportes con al menos 14 días de antelación.
Dibuja el plano de puestos antes de preparar mesas y sillas. Numera cada stand y envía a los expositores su ubicación, horario de llegada y normas de aparcamiento al menos 7 días antes.
Reserva una franja de montaje de 3 horas como mínimo. Comprueba el acceso, mantén libre la zona de carga y descarga y prueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y conexiones antes de abrir al público.
Haz la compra y reúne los materiales 1 o 2 días antes, no la misma mañana. Lleva una lista separada para señalización, iluminación, cables y mobiliario para detectar faltas antes del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de música?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar, revisar permisos, registrar expositores, preparar el programa y corregir problemas técnicos antes del día del evento.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para los expositores?: Ábrelas cuando tengas confirmados la fecha, el lugar, el horario y las normas básicas, normalmente unas 4 semanas antes. Cierra el formulario al menos 10 días antes para organizar el plano y enviar instrucciones definitivas.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar una feria de música?: Calcula un mínimo de 3 horas para colocar mobiliario, marcar los stands, instalar la señalización y preparar el equipo. Añade otra hora si hay actuaciones, demostraciones o una instalación de sonido compleja.
¿Cuándo se debe probar el equipo de sonido?: Haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de la apertura, con los micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cajas DI y portátil que se usarán durante el evento. No esperes a que llegue el público para descubrir cables o conexiones defectuosas.

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