Zo organiseer je een musicalvoorstelling

Begin met de datum, speellocatie en het voorstellingsprogramma. Daarna leg je cast, crew, repetitieruimte en techniek vast, zodat je weet wat haalbaar is voordat de kaartverkoop opent. Werk vervolgens toe naar een technische doorloop, met script, cue-lijst, muziek, decor en kostuums op één plek. Plan de publieksontvangst apart: stoelnummering, garderobe, catering en programmaboekjes worden vaak pas laat geregeld. De laatste week draait vooral om controleren, labelen en duidelijke informatie voor iedereen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en speellocatie vastleggen
2 personen
2
Voorstellingsprogramma bepalen
3 personen
3
Cast en crew bevestigen
2 personen
4
Repetitieruimte reserveren
5
Technische apparatuur reserveren
2 personen
6
Catering en garderobe reserveren
2 personen
7
Vergunningen en verzekeringen controleren
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Kaartverkoop openen
2 personen
10
Promotiemateriaal verspreiden
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Castinformatie verzamelen
2 personen
14
Rolbezetting en understudies vastleggen
2 personen
15
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
16
Script en cue-lijst afronden
3 personen
17
Decor en rekwisieten controleren
3 personen
18
Kostuums passen
4 personen
19
Kostuums herstellen en labelen
2 personen
20
Choreografie doorlopen
8 personen
21
Technische doorloop houden
8 personen
22
Publieksindeling maken
2 personen
23
Stoelnummering voorbereiden
2 personen
24
Programmaboekjes printen
2 personen
25
Naamkaartjes voor crew maken
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Decor en rekwisieten laden
4 personen
30
Techniek en kabels laden
3 personen

Event

31
Locatie openen
2 personen
32
Artiesten aanmelden
2 personen
33
Publieksruimte ventileren
2 personen
34
Podiumdelen opbouwen
5 personen
35
Decor opbouwen
5 personen
36
Stoelen opstellen
4 personen
37
Garderobe inrichten
2 personen
38
Lichtset opbouwen
3 personen
39
Geluidset opbouwen
3 personen
40
Microfoons aansluiten
2 personen
41
Kleedkamers inrichten
3 personen
42
Kostuums klaarleggen
3 personen
43
Rekwisieten klaarzetten
3 personen
44
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
45
Techniek testen
4 personen
46
Lichtstanden programmeren
2 personen
47
Microfoons testen
4 personen
48
Generale repetitie uitvoeren
10 personen
49
Publieksbegeleiders instrueren
3 personen
50
Kassa en entree inrichten
2 personen
51
Publiek ontvangen
4 personen
52
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
53
Garderobe bemannen
2 personen
54
Voorstelling uitvoeren
15 personen
55
Pauzedrankjes serveren
4 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
58
Applausmoment begeleiden
2 personen
59
Artiesten naar foyer begeleiden
2 personen
60
Nazitje serveren
4 personen
61
Publieksvragen begeleiden
2 personen
62
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
63
Laatste publieksronde uitvoeren
2 personen

Nazorg

64
Publieksruimte leegmaken
4 personen
65
Decor afbreken
5 personen
66
Techniek uitschakelen
3 personen
67
Apparatuur inpakken
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Foyer schoonmaken
3 personen
71
Zaal schoonmaken
4 personen
72
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
73
Decor en rekwisieten terugbrengen
4 personen
74
Technische apparatuur retourneren
3 personen
75
Kostuums wassen en opbergen
3 personen
76
Garderobemateriaal opruimen
2 personen
77
Overgebleven catering opbergen
2 personen
78
Facturen en borg controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Publieksstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Gebaksvorkjesaantal 150
Koffielepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Voedselcontainersaantal 12
Etikettenrollenaantal 4
Koelelementenaantal 20

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Laptopsaantal 2
Hoofdtelefoonsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Gaffer tapeaantal 8
Gereedschapskistenaantal 2
Trapladdersaantal 2
Steekwagensaantal 2
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Werklampenaantal 6

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Decorpanelenaantal 8
Podiumgordijnenaantal 2
Decoratieve plantenaantal 8
Foyerbord
Programmabordhoudersaantal 6
Tafellopersaantal 8
Theaterpostersaantal 12
Rekwisietenkistenaantal 6
Handrekwisietenaantal 20
Pijlen naar zaalaantal 12
Garderobenummersaantal 150
Naamkaartjesaantal 40
Programmaboekjesaantal 150
Stoelnummerkaartenaantal 120
Tafelbordjesaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 20
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg de technische kant uiterlijk enkele weken vóór de voorstelling vast. Reserveer niet alleen luidsprekers, mengtafel en microfoons, maar test ook laptops, USB-sticks, hoofdtelefoons en verlengkabels tijdens een volledige technische doorloop.
Plan na de laatste repetitie minimaal één volledige doorloop met decor, rekwisieten, kostuums, muziek en alle cues. Noteer waar een wissel langer duurt dan verwacht en wijs per decor- of kostuumwissel één verantwoordelijke aan.
Open de kaartverkoop pas wanneer de publieksindeling en stoelnummering definitief zijn. Zo voorkom je dat je later stoelen moet verplaatsen of bezoekers opnieuw moet informeren.
Verzamel dieetwensen en castinformatie bij de aanmelding en sluit die inventaris uiterlijk één week voor de voorstelling. Bestel catering daarna op aantallen en controleer ook water, glazen, koffiekopjes, borden en serveermateriaal.
Maak voor de speeldag een apart backstage-overzicht met rolbezetting, understudies, cue-lijst, contactgegevens en naamkaartjes voor de crew. Label kostuums en controleer decor en rekwisieten minstens één dag eerder, niet tijdens de inloop.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een musicalvoorstelling organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en cast. Reserveer repetitieruimte en techniek zo snel mogelijk; de laatste 2 weken gebruik je voor doorlopen, controles en publieksinformatie.
Wanneer open je de kaartverkoop voor een musical?: Open de kaartverkoop zodra het programma, de speellocatie, de publieksindeling en de stoelnummering vaststaan. Plan bij voorkeur 6 tot 8 weken verkoop, zodat je tijd houdt voor promotie en het verwerken van aanmeldingen.
Hoeveel repetities heeft een musicalvoorstelling nodig?: Reken op minimaal 8 tot 12 repetities voor spel, zang en choreografie, plus één aparte technische doorloop. Plan de technische doorloop uiterlijk 7 dagen voor de voorstelling, zodat je nog tijd hebt om cues en wissels aan te passen.
Wat moet je één dag voor een musicalvoorstelling controleren?: Controleer dan alle kostuums, rekwisieten, decorstukken, muziekbestanden, microfoons en kabels. Leg ook programmaboekjes, naamkaartjes, stoelnummering en publieksinformatie klaar; op de speeldag hoort alleen de laatste opbouw en test over te blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.