Organiser un spectacle musical sans perdre le fil

Un spectacle musical se construit dans un ordre précis : d’abord la date, la salle et le programme, puis la distribution, les répétitions et la technique. La billetterie et les invitations ne doivent partir qu’une fois les informations essentielles confirmées. Prévoyez aussi l’accueil du public, les costumes, les accessoires, le catering et le vestiaire. Ce plan de 78 tâches vous aide à avancer sans oublier les détails qui bloquent souvent la dernière semaine.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du match
2 personnes
2
Définir le programme du spectacle
3 personnes
3
Confirmer le cast et l'équipe
2 personnes
4
Réserver la salle de répétition
5
Réserver le matériel technique
2 personnes
6
Réserver le catering et le vestiaire
2 personnes
7
Vérifier les permis et les assurances
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir la billetterie
2 personnes
10
Distribuer le matériel promotionnel
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Collecter les informations sur la distribution
2 personnes
14
Définir la répartition des rôles et les doublures
2 personnes
15
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
16
Finaliser le script et la liste des cues
3 personnes
17
Vérifier la décoration et les accessoires
3 personnes
18
Essayer les costumes
4 personnes
19
Réparer et étiqueter les costumes
2 personnes
20
Répéter la chorégraphie
8 personnes
21
Effectuer la répétition technique
8 personnes
22
Répartir le public
2 personnes
23
Préparer la numérotation des sièges
2 personnes
24
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
25
Créer des badges nominatifs pour l’équipe
26
Faire les courses
3 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Charger le décor et les accessoires
4 personnes
30
Charger le matériel technique et les câbles
3 personnes

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Inscrire les artistes
2 personnes
33
Ventiler l’espace public
2 personnes
34
Monter les éléments de scène
5 personnes
35
Monter la décoration
5 personnes
36
Installer les chaises
4 personnes
37
Aménager le vestiaire
2 personnes
38
Monter le kit d’éclairage
3 personnes
39
Monter le matériel sonore
3 personnes
40
Brancher les microphones
2 personnes
41
Aménager les vestiaires
3 personnes
42
Préparer les costumes
3 personnes
43
Installer les accessoires
3 personnes
44
Monter le buffet traiteur
3 personnes
45
Tester la technique
4 personnes
46
Programmer les réglages d’éclairage
2 personnes
47
Tester les microphones
4 personnes
48
Effectuer la répétition générale
10 personnes
49
Briefer les accompagnateurs du public
3 personnes
50
Aménager la caisse et l’entrée
2 personnes
51
Accueillir le public
4 personnes
52
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
53
Tenir le vestiaire
2 personnes
54
Présenter le spectacle
15 personnes
55
Servir les boissons de la pause
4 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
58
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
59
Accompagner les artistes au foyer
2 personnes
60
Servir le repas d'après-soirée
4 personnes
61
Animer les questions du public
2 personnes
62
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
63
Effectuer le dernier tour du public
2 personnes

Suivi

64
Vider l’espace public
4 personnes
65
Démonter le décor
5 personnes
66
Éteindre la technique
3 personnes
67
Emballer le matériel
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Nettoyer le foyer
3 personnes
71
Nettoyer la salle
4 personnes
72
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
73
Rapporter la décoration et les accessoires
4 personnes
74
Retourner le matériel technique
3 personnes
75
Laver et ranger les costumes
3 personnes
76
Ranger le matériel de vestiaire
2 personnes
77
Ranger le catering restant
2 personnes
78
Vérifier les factures et la caution
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Chaises pour le publicqté 120
Tables pliantesqté 8
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Fourchettes à gâteauqté 150
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Conteneurs alimentairesqté 12
Rouleaux d'étiquettesqté 4
Pains de glaceqté 20

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Casques audioqté 4
Clés USBqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ruban gafferqté 8
Boîtes à outilsqté 2
Escabeauxqté 2
Diablesqté 2
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Lampes de chantierqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Panneaux décoratifsqté 8
Rideaux de scèneqté 2
Plantes décorativesqté 8
Panneau du foyer
Supports de panneau du programmeqté 6
Chemins de tableqté 8
Affiches de théâtreqté 12
Caisses de accessoiresqté 6
Accessoires à la mainqté 20
Flèches vers la salleqté 12
Numéros de vestiaireqté 150
Badges nominatifsqté 40
Brochures du programmeqté 150
Cartes de numéro de siègeqté 120
Pancartes de tableqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 20
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Bloquez la salle et la date avant d’annoncer le spectacle. Gardez une marge d’au moins 2 à 3 heures le jour même pour l’installation des éléments de scène, des chaises et de la sonorisation.
Confirmez le cast, les doublures et les besoins alimentaires avant d’ouvrir la billetterie. Demandez les informations manquantes au plus tard 10 jours avant le spectacle pour éviter les changements de dernière minute.
Faites une répétition technique complète, avec la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones sans fil, les pieds de micro et les fichiers musicaux définitifs. Testez chaque cue dans l’ordre du programme, pas seulement le matériel séparément.
Essayez et étiquetez les costumes avant la dernière répétition. Prévoyez un portant par zone ou par changement rapide, ainsi qu’une personne responsable des réparations et des accessoires.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du public : numérotation des sièges, répartition de la salle, badges de l’équipe, livrets du programme et vestiaire. Installez les carafes d’eau, les verres et les poubelles avant l’ouverture des portes, pas pendant l’entrée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle musical ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour confirmer la salle, le programme, le cast, les assurances, la billetterie et le matériel. Gardez les 10 derniers jours pour les ajustements, les essais de costumes et la répétition technique.
Quand ouvrir la billetterie pour un spectacle musical ?: Ouvrez-la une fois la date, la salle, le programme et la capacité d’accueil confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le spectacle. Évitez de vendre des places avant d’avoir préparé la numérotation des sièges et les informations pratiques.
Quand faire la répétition technique d’un spectacle musical ?: Faites une première vérification au moins 7 jours avant, puis une répétition complète dans la salle 1 à 2 jours avant la représentation. Utilisez les fichiers musicaux définitifs et testez les cues, les microphones, les haut-parleurs et les rallonges.
Que faut-il prévoir pour l’accueil du public ?: Préparez les sièges numérotés, les livrets, le vestiaire, les badges de l’équipe et la répartition de la salle au moins 3 heures avant l’ouverture des portes. Ajoutez l’eau, les verres et les poubelles avant l’arrivée des premiers spectateurs.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.