Eine Musicalaufführung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Musicalaufführung müssen künstlerische Planung, Technik und Publikumsorganisation gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Datum, Spielort und Programm, bevor du Cast, Crew und Proben verbindlich planst. Danach folgen Ticketverkauf, Werbung, Genehmigungen und die technische Vorbereitung. In den letzten Wochen entscheidet sich, ob Requisiten, Kostüme, Musikdateien und Sitzplätze wirklich einsatzbereit sind. Plane außerdem früh, wer Garderobe, Catering und Umbauten während der Aufführung übernimmt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Spielort festlegen
2 Personen
2
Vorführungsprogramm festlegen
3 Personen
3
Cast und Crew bestätigen
2 Personen
4
Proberaum reservieren
5
Technische Geräte reservieren
2 Personen
6
Catering und Garderobe reservieren
2 Personen
7
Genehmigungen und Versicherungen prüfen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
10
Werbematerial verteilen
3 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Cast-Informationen sammeln
2 Personen
14
Besetzung und Cover festlegen
2 Personen
15
Musikdateien sammeln
2 Personen
16
Skript und Cue-Liste abschließen
3 Personen
17
Dekor und Requisiten überprüfen
3 Personen
18
Kostüme anprobieren
4 Personen
19
Kostüme reparieren und beschriften
2 Personen
20
Choreografie durchgehen
8 Personen
21
Technischen Probelauf durchführen
8 Personen
22
Zuschaueraufteilung erstellen
2 Personen
23
Sitzplatznummerierung vorbereiten
2 Personen
24
Programmhefte drucken
2 Personen
25
Namensschilder für die Crew erstellen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Getränke kalt stellen
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
3 Personen
29
Dekor und Requisiten verladen
4 Personen
30
Technik und Kabel verladen
3 Personen

Event

31
Location öffnen
2 Personen
32
Künstler anmelden
2 Personen
33
Publikumsbereich lüften
2 Personen
34
Bühnenelemente aufbauen
5 Personen
35
Dekor aufbauen
5 Personen
36
Stühle aufstellen
4 Personen
37
Garderobe einrichten
2 Personen
38
Lichtset aufbauen
3 Personen
39
Tonanlage aufbauen
3 Personen
40
Mikrofone anschließen
2 Personen
41
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
42
Kostüme bereitlegen
3 Personen
43
Requisiten bereitstellen
3 Personen
44
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
45
Technik testen
4 Personen
46
Lichtstimmungen programmieren
2 Personen
47
Mikrofone testen
4 Personen
48
Generalprobe durchführen
10 Personen
49
Publikumsbetreuer instruieren
3 Personen
50
Kasse und Eingang einrichten
2 Personen
51
Publikum empfangen
4 Personen
52
Programmhefte verteilen
2 Personen
53
Garderobe besetzen
2 Personen
54
Vorstellung durchführen
15 Personen
55
Pausengetränke servieren
4 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
58
Applausmoment begleiten
2 Personen
59
Künstler ins Foyer begleiten
2 Personen
60
Absacker servieren
4 Personen
61
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
62
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
63
Letzte Publikumsrunde durchführen
2 Personen

Nachbereitung

64
Publikumsraum leerräumen
4 Personen
65
Deko abbauen
5 Personen
66
Technik ausschalten
3 Personen
67
Geräte einpacken
4 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Abfall sammeln
3 Personen
70
Foyer reinigen
3 Personen
71
Saal reinigen
4 Personen
72
Umkleiden reinigen
2 Personen
73
Dekor und Requisiten zurückbringen
4 Personen
74
Technische Geräte zurückgeben
3 Personen
75
Kostüme waschen und verstauen
3 Personen
76
Garderobenmaterial wegräumen
2 Personen
77
Übrig gebliebenes Catering verstauen
2 Personen
78
Rechnungen und Kaution prüfen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 8
PublikumssitzeAnz. 120
KlappischeAnz. 8
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
GebäckgabelnAnz. 150
KaffeelöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
LebensmittelbehälterAnz. 12
EtikettenrollenAnz. 4
KühlelementeAnz. 20

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
LaptopsAnz. 2
KopfhörerAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 8
WerkzeugkistenAnz. 2
TrittleiternAnz. 2
SackkarrenAnz. 2
AA-BatterienAnz. 24
AAA-BatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
ArbeitslampenAnz. 6

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 3
DekorplattenAnz. 8
BühnengardinenAnz. 2
Dekorative PflanzenAnz. 8
Foyer-Schild
ProgrammabordhalterAnz. 6
TischläuferAnz. 8
TheaterplakateAnz. 12
RequisitenkistenAnz. 6
HandrequisitenAnz. 20
Pfeile zum SaalAnz. 12
GarderobennummernAnz. 150
NamensschilderAnz. 40
ProgrammhefteAnz. 150
StuhlnummernkartenAnz. 120
TischschilderAnz. 12

Catering

Einkäufe

Reinigung

MikrofasertücherAnz. 20
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
StaubsaugerAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

Lege Spielort, Datum und Programm mindestens 12 Wochen vor der Aufführung fest. Erst danach lassen sich Proberaum, Technik, Cast und Crew zuverlässig bestätigen.
Schließe Besetzung, Cover und Rollen der Crew spätestens 8 Wochen vorher ab. Sammle zugleich Ernährungswünsche und Kontaktdaten, damit kurzfristige Änderungen nicht den Ablauf stören.
Starte den Ticketverkauf etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und verschicke Einladungen parallel. Plane die Zuschaueraufteilung und Sitzplatznummerierung nicht erst am Veranstaltungstag, sondern mindestens 2 Wochen vorher.
Schließe Skript und Cue-Liste spätestens 14 Tage vor der Aufführung ab. Musikdateien, USB-Sticks, Laptops, Mischpult, Lautsprecher und Funkmikrofone müssen anschließend mit genau dieser Fassung getestet werden.
Führe den technischen Probelauf spätestens am Vortag durch und prüfe dabei auch Bühnenmobiliar, Kostüme, Requisiten und Verlängerungskabel. Häufig fehlen nicht die großen Geräte, sondern beschriftete Kostümteile, Programmhefte, Namensschilder oder ein klarer Plan für Garderobe und Catering.

Häufige Fragen

Wie lange braucht man, um eine Musicalaufführung zu organisieren?: Plane mindestens 12 Wochen für eine kleine bis mittlere Aufführung ein. Bei vielen Beteiligten, aufwendiger Technik oder mehreren Vorstellungen sind 4 bis 6 Monate realistischer.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Musical starten?: Eröffne den Ticketverkauf etwa 6 bis 8 Wochen vor der Aufführung. So bleiben mindestens 4 Wochen für Werbung, Rückfragen und die Bearbeitung der Anmeldungen.
Wann muss der technische Probelauf stattfinden?: Der technische Probelauf sollte spätestens am Vortag stattfinden, bei komplexen Produktionen besser 2 bis 3 Tage vorher. Teste dabei Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Musikdateien, Lichtsignale und Umbauten in der tatsächlichen Reihenfolge.
Was wird bei einer Musicalaufführung am häufigsten vergessen?: Oft fehlen rechtzeitig finalisierte Cue-Listen, Ersatz- oder Coverlösungen, beschriftete Kostüme und klare Zuständigkeiten für Garderobe und Catering. Prüfe diese Punkte spätestens 14 Tage vorher und lege am Aufführungstag eine verantwortliche Person für kurzfristige Probleme fest.

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