Cómo organizar un espectáculo musical sin perder el control

Organizar un espectáculo musical empieza mucho antes del ensayo general. Primero fija la fecha, la sala y el programa; después confirma reparto, equipo técnico, permisos y presupuesto. Cuando la venta de entradas esté abierta, coordina la información del público, el catering y el guardarropa sin descuidar la parte artística. El último tramo debe servir para probar sonido, vestuario, atrezo, sillas y cues, no para descubrir que falta un micrófono o que el guion aún cambia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar de juego
2 personas
2
Definir el programa de la función
3 personas
3
Confirmar el reparto y el equipo
2 personas
4
Reservar la sala de ensayo
5
Reservar equipo técnico
2 personas
6
Reservar catering y guardarropa
2 personas
7
Comprobar permisos y seguros
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir la venta de entradas
2 personas
10
Distribuir material promocional
3 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Reunir información del reparto
2 personas
14
Fijar la distribución de roles y los sustitutos
2 personas
15
Reunir archivos de música
2 personas
16
Cerrar el guion y la lista de cues
3 personas
17
Comprobar la decoración y el atrezo
3 personas
18
Probarse los disfraces
4 personas
19
Reparar y etiquetar disfraces
2 personas
20
Repasar la coreografía
8 personas
21
Hacer un ensayo técnico
8 personas
22
Preparar la distribución del público
2 personas
23
Preparar la numeración de sillas
2 personas
24
Imprimir los folletos del programa
2 personas
25
Crear tarjetas con nombres para el equipo
26
Hacer la compra
3 personas
27
Enfriar las bebidas
2 personas
28
Preparar aperitivos
3 personas
29
Cargar decoración y utilería
4 personas
30
Cargar la técnica y los cables
3 personas

Evento

31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Inscribir artistas
2 personas
33
Ventilar la zona del público
2 personas
34
Montar las partes del escenario
5 personas
35
Montar la decoración
5 personas
36
Colocar las sillas
4 personas
37
Montar el guardarropa
2 personas
38
Montar el set de luces
3 personas
39
Montar el equipo de sonido
3 personas
40
Conectar los micrófonos
2 personas
41
Preparar los vestuarios
3 personas
42
Preparar los disfraces
3 personas
43
Preparar los accesorios
3 personas
44
Montar el bufé de catering
3 personas
45
Probar la técnica
4 personas
46
Programar los modos de iluminación
2 personas
47
Probar los micrófonos
4 personas
48
Realizar el ensayo general
10 personas
49
Instruir a los guías de público
3 personas
50
Montar la caja y la entrada
2 personas
51
Recibir al público
4 personas
52
Repartir los programas
2 personas
53
Atender el guardarropa
2 personas
54
Realizar la presentación
15 personas
55
Servir bebidas del descanso
4 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
58
Coordinar el momento de aplausos
2 personas
59
Guiar a los artistas al foyer
2 personas
60
Servir el refrigerio después
4 personas
61
Gestionar las preguntas del público
2 personas
62
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
63
Realizar la última ronda del público
2 personas

Seguimiento

64
Vaciar la zona del público
4 personas
65
Desmontar la decoración
5 personas
66
Apagar la técnica
3 personas
67
Empacar el equipo
4 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Recoger la basura
3 personas
70
Limpiar el foyer
3 personas
71
Limpiar la sala
4 personas
72
Limpiar los vestuarios
2 personas
73
Devolver decoración y utilería
4 personas
74
Devolver el equipo técnico
3 personas
75
Lavar y guardar los disfraces
3 personas
76
Recoger el material del guardarropa
2 personas
77
Guardar el catering sobrante
2 personas
78
Comprobar facturas y depósito
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Asientos para el públicocant. 120
Mesas plegablescant. 8
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Tenedores de postrecant. 150
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 3
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Contenedores de alimentoscant. 12
Rollos de etiquetascant. 4
Acumuladores de fríocant. 20

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Portátilescant. 2
Auricularescant. 4
Memorias USBcant. 4
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 8
Cajas de herramientascant. 2
Escaleras de tijeracant. 2
Carros de manocant. 2
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Lámparas de trabajocant. 6

Decoración

Telones de fondocant. 3
Paneles decorativoscant. 8
Cortinas del escenariocant. 2
Plantas decorativascant. 8
Cartel del vestíbulo
Soportes para paneles del programacant. 6
Manteles runnerscant. 8
Pósteres de teatrocant. 12
Cajas de atrezzocant. 6
Atrezzo para manocant. 20
Flechas hacia la salacant. 12
Números de guardarropacant. 150
Tarjetas de nombrecant. 40
Programascant. 150
Tarjetas con números de asientocant. 120
Carteles de mesacant. 12

Catering

Compras

Limpieza

Paños de microfibracant. 20
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradoracant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Consejos

Cierra el programa y el guion antes del ensayo técnico. Reserva al menos una sesión completa para probar entradas musicales, micrófonos, cambios de escena y la lista de cues en el orden real de la función.
Confirma reparto, sustitutos y equipo técnico por escrito. Hazlo como mínimo 3 semanas antes, porque una baja sin suplente afecta a ensayos, vestuario, archivos de música y posiciones en escena.
No dejes permisos, seguros ni reservas para la última semana. Comprueba estos puntos al fijar la sala y confirma también el equipo técnico, la catering y el guardarropa con al menos 14 días de margen.
Prepara la llegada del público con tiempo: numeración de sillas, distribución de la sala, folletos y entradas deben estar listos antes de abrir puertas. Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones, no el día de la función.
Revisa vestuario, atrezo y archivos de música en una lista única. Prueba cada disfraz, etiqueta las reparaciones y guarda una copia de los archivos en una memoria USB al menos 48 horas antes del espectáculo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar un espectáculo musical?: Calcula entre 8 y 12 semanas para una producción con reparto, ensayos, venta de entradas y equipo técnico. Reserva las 2 últimas semanas para comprobaciones, no para decisiones estructurales.
¿Cuándo hay que hacer el ensayo técnico?: Hazlo entre 3 y 7 días antes de la función, con el guion cerrado, la lista de cues, los archivos de música y el equipo disponible. Incluye al menos una pasada completa con sonido y cambios de escena.
¿Cuándo abrir la venta de entradas?: Ábrela cuando estén confirmados la fecha, la sala, el programa y la capacidad de público, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Así puedes comunicar horarios y gestionar inscripciones sin corregir datos después.
¿Qué se suele olvidar en un espectáculo musical?: Suelen llegar tarde los permisos, los sustitutos, la numeración de sillas, los folletos y los detalles de catering. Comprueba estos cinco puntos 14 días antes y vuelve a revisar cables, micrófonos y copias de música 48 horas antes.

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