Zo organiseer je een MTB-wedstrijd
Begin niet met inschrijvingen of startnummers, maar met het wedstrijdformat, het parcours en de toestemming om daar te rijden. Daarna leg je de start- en finishzone vast, regel je veiligheid en bouw je een team van vrijwilligers op. Pas wanneer capaciteit, categorieën en tijdwaarneming duidelijk zijn, publiceer je het inschrijfformulier. De laatste weken draaien vooral om indeling, briefing, bewegwijzering en controle van materiaal zoals portofoons, reparatiesets en afzetmiddelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
- 2
Parcours verkennen
3 personen
- 3
Parcoursvergunning aanvragen
- 4
Verzekering controleren
- 5
Wedstrijdlocatie reserveren
- 6
Start- en finishzone bepalen
3 personen
- 7
Parcoursroute uitwerken
3 personen
- 8
Veilige oversteekpunten bepalen
3 personen
- 9
Deelnemerscategorieën vastleggen
2 personen
- 10
Inschrijfformulier publiceren
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Vrijwilligers werven
2 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Wedstrijdreglement publiceren
- 16
Tijdwaarneming reserveren
- 17
Geluidset reserveren
- 18
Toiletten reserveren
- 19
Afvalinzameling regelen
- 20
Prijzen en bekers bestellen
- 21
Startnummers ontwerpen
- 22
Parcourskaarten drukken
- 23
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 24
EHBO-post afstemmen
2 personen
- 25
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
- 26
Omwonenden informeren
2 personen
- 27
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
- 28
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 29
Boodschappen doen
3 personen
- 30
Startnummers sorteren
3 personen
- 31
Prijzen klaarzetten
2 personen
- 32
Koelboxen vullen
2 personen
- 33
Parcours uitzetten
6 personen
- 34
Waarschuwingsborden plaatsen
4 personen
- 35
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
- 36
Tenten en tafels opbouwen
5 personen
- 37
Registratietafel inrichten
2 personen
- 38
Geluid en stroom aansluiten
2 personen
- 39
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
- 40
Catering klaarzetten
4 personen
- 41
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
- 42
Deelnemers aanmelden
4 personen
- 43
Startnummers uitdelen
3 personen
- 44
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
- 45
Rennersbriefing geven
2 personen
- 46
Startprocedure begeleiden
4 personen
- 47
Parcoursposten bemannen
12 personen
- 48
Tijdwaarneming uitvoeren
3 personen
- 49
Finishregistratie uitvoeren
3 personen
- 50
Dranken serveren
3 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Hapjes serveren
3 personen
- 53
Publiek informeren
2 personen
- 54
Parcoursveiligheid controleren
3 personen
- 55
Uitslagen verwerken
2 personen
- 56
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
- 57
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
- 58
Verloren voorwerpen verzamelen
Nazorg
- 59
Parcoursmaterialen verwijderen
6 personen
- 60
Tenten en tafels afbreken
5 personen
- 61
Servies afwassen
3 personen
- 62
Afval verzamelen
4 personen
- 63
Terrein schoonmaken
4 personen
- 64
Materiaal laden
4 personen
- 65
Locatie opleveren
2 personen
- 66
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 67
Uitslagen publiceren
- 68
Deelnemers bedanken
- 69
Borg en materialen controleren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 30
- Statafelsaantal 6
- Tafelkleedhoezenaantal 10
- Afvalbakkenaantal 12
Sportmateriaal
- Startboog
- Finishboog
- Startnummersaantal 200
- Nummerhoudersaantal 200
- Wedstrijdlintaantal 20
- Pionnenaantal 60
- Dranghekkenaantal 20
- Afzetlintaantal 12
- Parcoursbordenaantal 30
- Pijlbordenaantal 40
- Kilometerbordjesaantal 10
- Reservefietspompenaantal 4
- Fietsreparatiestandaardsaantal 2
- Basisgereedschapssetsaantal 3
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Fietsstandaardsaantal 30
- Podiumblokkenaantal 3
- Medaillesaantal 30
- Bekersaantal 12
Apparatuur
- Tijdwaarnemingsset
- Laptopaantal 2
- Printer
- Portofoonsaantal 12
- Mobiele telefoonsaantal 4
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Powerbanksaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheptangenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Koelelementenaantal 30
Schoonmaak
- Afwasteiltjesaantal 4
- Afwasborstelsaantal 4
- Schoonmaaksponzenaantal 12
- Handvegersaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het parcours eerst fysiek vast en bepaal daarna de veilige oversteekpunten. Controleer op elke kruising wie het verkeer stilzet, welk communicatiemiddel die vrijwilliger gebruikt en waar dranghekken of afzetlint nodig zijn.
- Vraag de parcoursvergunning en stem verkeersmaatregelen ruim vóór de wedstrijddag af. Reken op extra tijd voor wijzigingen vanuit gemeente, terreineigenaar of hulpdiensten; zonder akkoord kun je het parcours niet betrouwbaar communiceren.
- Plan vrijwilligers per post, niet alleen per taak. Zorg dat start, finish, oversteekpunten, EHBO en materiaalposten bezet zijn en geef iedereen vooraf een briefing met route, tijdstip, portofoonkanaal en noodprocedure.
- Reserveer tijdwaarneming, geluid en toiletten zodra datum en locatie vaststaan. Controleer uiterlijk een week vooraf of laptop, printer, startnummers, nummerhouders en stroomvoorziening op dezelfde plek beschikbaar zijn.
- Loop de route kort voor de wedstrijd opnieuw met parcoursborden, pijlborden en kilometerbordjes. Neem reservebinnenbanden, fietspompen en basisgereedschap mee naar een duidelijk herkenbare materiaalpost; pechhulp wordt vaak te laat georganiseerd.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een MTB-wedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur vier tot zes maanden vooraf met format, locatie, parcoursvergunning en verzekering. Reserveer daarna tijdwaarneming, toiletten, geluid en de belangrijkste materialen voordat je de inschrijving opent.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een MTB-wedstrijd?
- Maak eerst een postindeling en plan minimaal één vrijwilliger per oversteekpunt, plus aparte mensen voor start, finish, EHBO, materiaal en registratie. Tel daar een coördinator en enkele reserves bij op, zodat uitval niet direct een onveilige situatie veroorzaakt.
- Wanneer moet ik het parcours uitzetten?
- Plaats parcoursborden, pijlborden, lint en kilometerbordjes op de wedstrijddag of maximaal één dag ervoor, afhankelijk van toestemming en terreinregels. Controleer de volledige route nogmaals vlak voor de start, omdat lint kan zijn verplaatst of borden kunnen ontbreken.
- Wat moet je regelen voor de start- en finishzone van een MTB-wedstrijd?
- Reserveer ruimte voor de startboog, finishboog, tijdwaarneming, deelnemers en publiek en houd een vrije doorgang voor hulpdiensten. Richt de zone uiterlijk enkele uren vóór de eerste start in met dranghekken, startnummers, podiumblokken en een werkplek voor de uitslagverwerking.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!