Organiser une compétition de VTT, du parcours à l’arrivée
Commencez par le parcours et les contraintes de sécurité, avant d’ouvrir les inscriptions. Une compétition de VTT demande ensuite de verrouiller les autorisations, l’assurance, le chronométrage et les postes de secours. Prévoyez assez de bénévoles pour les traversées, le balisage et l’accueil, puis communiquez un règlement précis aux participants. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, les accès, les communications et le plan de circulation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le format de la compétition
2 personnes
- 2
Reconnaître le parcours
3 personnes
- 3
Demander l'autorisation du parcours
- 4
Vérifier l’assurance
- 5
Réserver le lieu du concours
- 6
Définir les zones de départ et d’arrivée
3 personnes
- 7
Élaborer le parcours
3 personnes
- 8
Définir les points de traversée sécurisés
3 personnes
- 9
Définir les catégories de participants
2 personnes
- 10
Publier le formulaire d'inscription
- 11
Envoyer les invitations
2 personnes
- 12
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 13
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 14
Recueillir les besoins alimentaires
- 15
Publier le règlement du concours
- 16
Réserver le chronométrage
- 17
Réserver la sono
- 18
Réserver les toilettes
- 19
Organiser l’enlèvement des déchets
- 20
Commander les prix et les coupes
- 21
Concevoir les dossards
- 22
Imprimer les cartes du parcours
- 23
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 24
Coordonner le poste de premiers secours
2 personnes
- 25
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
- 26
Informer les riverains
2 personnes
- 27
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
- 28
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 29
Faire les courses
3 personnes
- 30
Trier les dossards
3 personnes
- 31
Préparer les prix
2 personnes
- 32
Remplir les glacières
2 personnes
- 33
Mettre en place le parcours
6 personnes
- 34
Installer les panneaux d'avertissement
4 personnes
- 35
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
- 36
Monter les tentes et les tables
5 personnes
- 37
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 38
Raccorder le son et l’alimentation
2 personnes
- 39
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
- 40
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
- 41
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
- 42
Inscrire les participants
4 personnes
- 43
Distribuer les dossards
3 personnes
- 44
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
- 45
Faire le briefing des coureurs
2 personnes
- 46
Encadrer la procédure de départ
4 personnes
- 47
Tenir les postes du parcours
12 personnes
- 48
Chronométrer
3 personnes
- 49
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
3 personnes
- 50
Servir les boissons
3 personnes
- 51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 53
Informer le public
2 personnes
- 54
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
- 55
Traiter les résultats
2 personnes
- 56
Animer la remise des prix
3 personnes
- 57
Accueillir les derniers participants
3 personnes
- 58
Rassembler les objets perdus
Suivi
- 59
Retirer le matériel du parcours
6 personnes
- 60
Démonter les tentes et les tables
5 personnes
- 61
Faire la vaisselle
3 personnes
- 62
Rassembler les déchets
4 personnes
- 63
Nettoyer le site
4 personnes
- 64
Charger le matériel
4 personnes
- 65
Remettre le lieu en état
2 personnes
- 66
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 67
Publier les résultats
- 68
Remercier les participants
- 69
Vérifier la caution et le matériel
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 10
- Chaises pliantesqté 30
- Tables hautesqté 6
- Housses de nappesqté 10
- Poubellesqté 12
Matériel de sport
- Arche de départ
- Arche d'arrivée
- Numéros de départqté 200
- Porte-numérosqté 200
- Ruban de concoursqté 20
- Cônesqté 60
- Barrières de fouleqté 20
- Ruban de balisageqté 12
- Panneaux de parcoursqté 30
- Panneaux indicateursqté 40
- Panneaux de kilométrageqté 10
- Pompes à vélo de rechangeqté 4
- Supports de réparation de véloqté 2
- Kits d’outils de baseqté 3
- Chambres à air de rechangeqté 12
- Supports à vélosqté 30
- Blocs de podiumqté 3
- Médaillesqté 30
- Gobeletsqté 12
Équipement
- Kit de chronométrage
- Ordinateur portableqté 2
- Imprimante
- Talkies-walkiesqté 12
- Téléphones portablesqté 4
- Système de sonorisation
- Microphoneqté 2
- Rallonges électriquesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Batteries externesqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lampes à pilesqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 300
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
- Pince de serviceqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 8
- Thermosqté 6
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pains de glaceqté 30
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 4
- Brosses à vaisselleqté 4
- Éponges de nettoyageqté 12
- Balais à mainqté 4
- Pinces à déchetsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Reconnaissez le parcours à vélo et à pied plusieurs semaines avant l’épreuve. Notez les croisements, les passages techniques et les emplacements où installer cônes, barrières, ruban de balisage et panneaux de kilométrage.
- Obtenez l’autorisation du parcours et vérifiez l’assurance avant de publier le formulaire d’inscription. Tant que ces deux points ne sont pas confirmés, évitez d’annoncer une date définitive aux participants.
- Répartissez les bénévoles avec un responsable par zone et prévoyez un moyen de communication pour chacun. Testez les talkies-walkies ou les téléphones au moins 1 heure avant le départ, notamment près des points de traversée.
- Réservez le chronométrage, la sonorisation et les toilettes plusieurs semaines à l’avance. Faites un essai du kit de chronométrage, de l’ordinateur portable et de l’imprimante avant l’accueil des coureurs, car un problème le matin de l’épreuve retarde toutes les catégories.
- Préparez un poste d’accueil distinct de la zone d’arrivée, avec numéros de départ, porte-numéros, cartes du parcours et supports à vélos. Gardez aussi des pompes, des chambres à air et des kits d’outils accessibles : les petites pannes apparaissent souvent avant le départ.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de VTT ?
- Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une épreuve locale. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de vérifier l’assurance, de réserver le chronométrage et les toilettes, puis de recruter les bénévoles.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une compétition de VTT ?
- Ouvrez-les environ 6 semaines avant la compétition, une fois le parcours, les catégories et les conditions de participation validés. Fixez une date de clôture 7 à 10 jours avant l’épreuve pour préparer les numéros et les listes.
- Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de VTT ?
- Le nombre dépend du parcours, mais prévoyez au minimum 1 bénévole par point de traversée ou zone à risque, plus une équipe pour l’accueil, l’arrivée, le ravitaillement éventuel et les premiers secours. Ajoutez 2 à 3 personnes de réserve pour remplacer les absents.
- Que faut-il vérifier la veille d’une compétition de VTT ?
- Contrôlez le balisage, les barrières, les panneaux, les zones de départ et d’arrivée, les radios, le chronométrage et les numéros de départ. Faites cette vérification 2 à 3 heures avant l’ouverture de l’accueil, puis confirmez les postes avec chaque responsable.
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