Zo organiseer je een mountainbikewedstrijd

Begin niet met promotie, maar met de locatie, vergunning en het parcours. Pas wanneer de route, start- en finishplek en veiligheidsmaatregelen vaststaan, kun je inschrijvingen openen en vrijwilligers indelen. Plan daarna de deelnemersadministratie, bewegwijzering, technische ondersteuning en bevoorrading. De meeste problemen ontstaan doordat het parcours te laat wordt gecontroleerd of omdat op de wedstrijddag niemand expliciet verantwoordelijk is voor een kruising, post of materiaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Parcours controleren
3 personen
4
Parcoursroute vastleggen
3 personen
5
Start- en finishlocatie bepalen
2 personen
6
Deelnemersreglement opstellen
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Wedstrijd promoten
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemerslijst controleren
2 personen
13
Startnummers toewijzen
2 personen
14
Reserveringen maken
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Parcoursinstructie versturen
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Fietsenstalling voorbereiden
3 personen
22
Start- en finishgebied afzetten
4 personen
23
Parcours uitzetten
8 personen
24
Gevaarlijke obstakels markeren
4 personen
25
Pijlen langs parcours plaatsen
5 personen
26
Drinkpost inrichten
3 personen
27
EHBO-punt inrichten
2 personen
28
Registratietafels opstellen
3 personen
29
Cateringpunt opbouwen
4 personen
30
Geluid en portofoons testen
2 personen
31
Tijdwaarneming testen
3 personen
32
Startnummers klaarleggen
2 personen
33
Medische contactlijst uitdelen
34
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

35
Deelnemers aanmelden
5 personen
36
Startnummers uitdelen
3 personen
37
Fietsen en helmen controleren
3 personen
38
Renners naar startvak begeleiden
3 personen
39
Rennersbriefing geven
2 personen
40
Startschot verzorgen
2 personen
41
Parcourscontrole uitvoeren
6 personen
42
Tijdwaarneming registreren
3 personen
43
Renners bij finish registreren
4 personen
44
Drinkpost bemannen
4 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
EHBO-punt bemannen
2 personen
47
Incidenten registreren
48
Publiek langs parcours begeleiden
4 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Broodjes en snacks serveren
4 personen
51
Cateringvoorraad aanvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Tussenstanden publiceren
2 personen
54
Finishers naar herstelzone verwijzen
2 personen
55
Einduitslag controleren
3 personen
56
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
57
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
58
Finishfoto's maken
2 personen
59
Deelnemers informeren over uitslag
2 personen
60
Laatste dranken serveren
2 personen

Nazorg

61
Parcoursmaterialen verwijderen
8 personen
62
Afzettingen afbreken
4 personen
63
Catering opruimen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
5 personen
66
Afval afvoeren
3 personen
67
Tijdwaarnemingsmateriaal veiligstellen
2 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
3 personen
71
Uitslag online publiceren
72
Deelnemersfoto's versturen
73
Vergunningrapportage indienen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Klapbankenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Fietsenrekkenaantal 20
Dranghekkenaantal 40

Sportmateriaal

Parcoursbordjesaantal 40
Pijlenaantal 35
Verkeerskegelsaantal 80
Afzetlintaantal 10
Startnummersaantal 250
Startnummerbandenaantal 250
Reserve startnummersaantal 30
Medaillelintenaantal 250
Medaillehoudersaantal 250
Drinkbekers voor postaantal 600
Mountainbike onderhoudsstandaardsaantal 2
Fietspompenaantal 4
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 20
Fietsbandlichtersaantal 6
Kabelbindersaantal 300
Finishboog
Startvlaggenaantal 4
Podiumelementenaantal 3

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Digitale klokkenaantal 4
Laptopsaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Batterijladersaantal 6
Fotocamera'saantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 30
Zaklampenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerkommenaantal 8

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Wedstrijdbannersaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 4
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours minstens enkele weken vooraf volledig vast en controleer het op smalle passages, wortels, losse ondergrond en gevaarlijke obstakels. Markeer risicopunten opnieuw tijdens de laatste parcoursronde, omdat pijlen en afzetlint kunnen verschuiven.
Open de inschrijving pas nadat vergunning, start- en finishlocatie en deelnemersreglement geregeld zijn. Controleer de deelnemerslijst uiterlijk een week vooraf en wijs startnummers inclusief reserve-exemplaren toe.
Plan vrijwilligers per taak en tijdstip: reken niet alleen op mensen bij de start, maar ook op toezicht langs het parcours, bevoorrading, finish en technische hulp. Verstuur de parcoursinstructie uiterlijk 3 dagen vooraf met hun post, meldtijd en contactkanaal.
Zet start- en finishgebied, fietsenstalling en publiek gescheiden op. Gebruik dranghekken en verkeerskegels waar nodig en controleer vóór de eerste start of de doorgang voor fietsers, hulpverleners en organisatie vrij blijft.
Maak een wedstrijddagbriefing met een tijdschema voor opbouw, parcourscontrole, start, finish en afbouw. Leg portofoons, stopwatches, digitale klokken, fietspompen, gereedschap en reserve binnenbanden vóór de briefing op vaste uitgiftepunten klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een mountainbikewedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie, vergunning en route. Reserveer vrijwilligers en materiaal uiterlijk 6 weken voor de wedstrijd; de laatste week gebruik je voor deelnemerscontrole, weerscheck en een volledige parcoursronde.
Wanneer vraag je een vergunning aan voor een mountainbikewedstrijd?: Vraag de wedstrijdvergunning aan zodra de locatie en globale route bekend zijn, bij voorkeur minimaal 3 maanden vooraf. Controleer daarna of aanvullende toestemming nodig is voor verkeersmaatregelen, terrein, natuurgebied of kruisingen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een mountainbikewedstrijd?: Het aantal hangt af van de route en het aantal kruisingen, maar plan voor elke bewaakte kruising of post minimaal 1 vrijwilliger en daarnaast mensen voor start, finish, registratie en technische hulp. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf en wijs per post een reserve aan.
Wanneer zet je het parcours uit voor een mountainbikewedstrijd?: Zet de definitieve pijlen, parcoursbordjes, kegels en afzettingen op de wedstrijddag of maximaal 1 dag eerder uit, zodat ze minder lang kunnen verdwijnen of verplaatsen. Controleer de hele route nogmaals 1 tot 2 uur vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.