Cómo organizar una carrera de mountain bike

Organizar una carrera de mountain bike empieza mucho antes de marcar el recorrido. Primero necesitas cerrar la ubicación, solicitar el permiso de competición y revisar la ruta completa con sus obstáculos, salida y meta. Después vienen el reglamento, las inscripciones, los dorsales y la organización de voluntarios. El día anterior se prepara la señalización, el aparcamiento de bicicletas y las zonas de salida y llegada; el mismo día se comprueban las comunicaciones, el cronometraje y el pronóstico del tiempo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la ubicación del concurso
2 personas
2
Solicitar permiso de competición
3
Revisar el recorrido
3 personas
4
Fijar la ruta del recorrido
3 personas
5
Definir la salida y la meta
2 personas
6
Redactar el reglamento de participantes
7
Publicar el formulario de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Promocionar la competición
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Comprobar la lista de participantes
2 personas
13
Asignar números de dorsal
2 personas
14
Hacer reservas
15
Reclutar voluntarios
2 personas
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Enviar las instrucciones del recorrido
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Hacer la compra
3 personas
20
Reunir los materiales
3 personas
21
Preparar el aparcamiento para bicicletas
3 personas
22
Delimitar la zona de salida y llegada
4 personas
23
Marcar el recorrido
8 personas
24
Señalizar obstáculos peligrosos
4 personas
25
Colocar flechas a lo largo del recorrido
5 personas
26
Montar el punto de bebidas
3 personas
27
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
28
Montar las mesas de registro
3 personas
29
Montar el punto de catering
4 personas
30
Probar el sonido y los walkie-talkies
2 personas
31
Probar el cronometraje
3 personas
32
Preparar los dorsales
2 personas
33
Repartir la lista de contactos médicos
34
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

35
Inscribir participantes
5 personas
36
Repartir dorsales
3 personas
37
Comprobar bicicletas y cascos
3 personas
38
Acompañar a los corredores a la zona de salida
3 personas
39
Dar la sesión informativa a los corredores
2 personas
40
Encargarse del disparo de salida
2 personas
41
Realizar control del recorrido
6 personas
42
Registrar el control de tiempos
3 personas
43
Registrar a los corredores en la meta
4 personas
44
Atender el punto de bebidas
4 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Atender el punto de primeros auxilios
2 personas
47
Registrar incidentes
48
Guiar al público por el recorrido
4 personas
49
Servir café y té
3 personas
50
Servir bocadillos y aperitivos
4 personas
51
Reponer el stock de catering
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Publicar los tiempos intermedios
2 personas
54
Derivar a los finalistas a la zona de recuperación
2 personas
55
Comprobar el resultado final
3 personas
56
Preparar la entrega de premios
3 personas
57
Gestionar la entrega de premios
4 personas
58
Hacer fotos de la llegada
2 personas
59
Informar a los participantes sobre el resultado
2 personas
60
Servir las últimas bebidas
2 personas

Seguimiento

61
Retirar los materiales del recorrido
8 personas
62
Desmontar las barreras
4 personas
63
Recoger el catering
4 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Limpiar el lugar
5 personas
66
Retirar los residuos
3 personas
67
Asegurar el material de cronometraje
2 personas
68
Recoger objetos perdidos
2 personas
69
Inventariar materiales
2 personas
70
Devolver el material prestado
3 personas
71
Publicar el resultado en línea
72
Enviar fotos de los participantes
73
Presentar el informe de permisos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillascant. 40
Bancos plegablescant. 6
Papeleracant. 8
Portabicicletascant. 20
Vallas de control de multitudescant. 40

Material deportivo

Carteles del recorridocant. 40
Flechascant. 35
Conos de tráficocant. 80
Cinta de balizamientocant. 10
Dorsalescant. 250
Brazaletes con número de salidacant. 250
Dorsales de reservacant. 30
Cintas de medallacant. 250
Portamedallascant. 250
Vasos para las estacionescant. 600
Soportes de mantenimiento para bicicletas de montañacant. 2
Bombas de bicicletacant. 4
Kits de herramientas para bicicletascant. 3
Cámaras de aire de repuestocant. 20
Desmontadores de neumáticoscant. 6
Bridascant. 300
Arco de meta
Banderas de salidacant. 4
Elementos del escenariocant. 3

Equipo

Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 2
Cronómetroscant. 6
Relojes digitalescant. 4
Portátilescant. 2
Impresora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cargadores de bateríascant. 6
Cámaras fotográficascant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 20
Chalecos reflectantescant. 30
Linternascant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Tazas de cafécant. 80

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuencos de serviciocant. 8

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Decoración

Banners de competicióncant. 6
Mantelescant. 12

Limpieza

Contenedores de basuracant. 4
Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Solicita el permiso con varias semanas de margen y no publiques la ruta definitiva hasta confirmar que la competición puede celebrarse allí. Revisa también si necesitas coordinar cortes, accesos o aparcamiento.
Recorre el circuito completo al menos dos veces: una para fijar tiempos y puntos de control, y otra para detectar obstáculos peligrosos. Coloca flechas, carteles, conos y cinta de balizamiento en los cruces y zonas donde un participante pueda equivocarse.
Cierra las inscripciones entre 3 y 7 días antes de la carrera para poder comprobar la lista, asignar dorsales y preparar dorsales de reserva. Pregunta por preferencias dietéticas antes de hacer la compra, no cuando los participantes ya estén llegando.
Asigna voluntarios por zonas y dales instrucciones escritas del recorrido. Reserva una persona para la salida, otra para la meta, responsables de los puntos difíciles y un coordinador con walkie-talkie para resolver incidencias.
Prepara el montaje el día anterior: delimita salida y llegada, coloca el arco de meta, instala el aparcamiento de bicicletas y deja listas las herramientas, bombas y cámaras de aire. El día de la carrera comprueba el material al menos 90 minutos antes de la primera salida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de mountain bike?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para elegir el recorrido, solicitar permisos y reclutar voluntarios. Deja la última semana para cerrar inscripciones, asignar dorsales y preparar la señalización.
¿Cuándo se debe marcar el recorrido de una carrera de mountain bike?: Haz una primera revisión entre 7 y 10 días antes y marca el circuito el día anterior o la misma mañana, según las condiciones del terreno. Comprueba todos los cruces justo antes de la salida, porque las flechas y la cinta pueden moverse.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de mountain bike?: Calcula como mínimo un voluntario por cada punto peligroso o cruce importante, además de las personas de salida, meta, inscripción y coordinación. Para un circuito con 6 puntos de control, suele ser razonable contar con 10-12 voluntarios.
¿Qué material de reparación hay que tener en una carrera de mountain bike?: Ten al menos una bomba, un kit de herramientas, desmontadores y varias cámaras de aire de repuesto en los puntos de asistencia. Coloca también bridas y un soporte de mantenimiento cerca de la zona de salida y llegada para reparaciones rápidas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.