Organiser une compétition de VTT, étape par étape

Une compétition de VTT se prépare d’abord sur le terrain, puis autour des inscriptions et de la sécurité. Commencez par choisir le lieu, vérifier le parcours et obtenir l’autorisation nécessaire avant de publier le règlement. Ensuite, fixez les départs et arrivées, répartissez les bénévoles et préparez le balisage. Les derniers jours servent surtout à contrôler la météo, les participants, le matériel et les accès.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le lieu de la compétition
2 personnes
2
Demander une autorisation de compétition
3
Vérifier le parcours
3 personnes
4
Définir l’itinéraire du parcours
3 personnes
5
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
6
Rédiger le règlement des participants
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Promouvoir la compétition
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Vérifier la liste des participants
2 personnes
13
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
14
Faire les réservations
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Envoyer les consignes du parcours
18
Vérifier les prévisions météo
19
Faire les courses
3 personnes
20
Rassembler le matériel
3 personnes
21
Préparer le parking à vélos
3 personnes
22
Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
23
Mettre en place le parcours
8 personnes
24
Signaler les obstacles dangereux
4 personnes
25
Installer des flèches le long du parcours
5 personnes
26
Installer le point d'eau
3 personnes
27
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
28
Installer les tables d'inscription
3 personnes
29
Monter le point de restauration
4 personnes
30
Tester le son et les talkies-walkies
2 personnes
31
Tester le chronométrage
3 personnes
32
Préparer les dossards
2 personnes
33
Distribuer la liste des contacts médicaux
34
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

35
Inscrire les participants
5 personnes
36
Distribuer les dossards
3 personnes
37
Vérifier les vélos et les casques
3 personnes
38
Encadrer les coureurs vers le sas de départ
3 personnes
39
Faire le briefing des coureurs
2 personnes
40
Donner le coup de départ
2 personnes
41
Effectuer le contrôle du parcours
6 personnes
42
Enregistrer le chronométrage
3 personnes
43
Enregistrer les coureurs à l’arrivée
4 personnes
44
Tenir le poste de ravitaillement en eau
4 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
47
Enregistrer les incidents
48
Guider le public le long du parcours
4 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir les sandwichs et les snacks
4 personnes
51
Réapprovisionner le stock de traiteur
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
54
Orienter les finishers vers la zone de récupération
2 personnes
55
Vérifier le classement final
3 personnes
56
Préparer la remise des prix
3 personnes
57
Assurer la remise des prix
4 personnes
58
Prendre les photos de fin
2 personnes
59
Informer les participants du résultat
2 personnes
60
Servir les dernières boissons
2 personnes

Suivi

61
Retirer le matériel du parcours
8 personnes
62
Démonter les barrières
4 personnes
63
Ranger le service traiteur
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
5 personnes
66
Évacuer les déchets
3 personnes
67
Sécuriser le matériel de chronométrage
2 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
71
Publier les résultats en ligne
72
Envoyer les photos des participants
73
Déposer le rapport de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Bancs pliantsqté 6
Poubellesqté 8
Râteliers à vélosqté 20
Barrières de fouleqté 40

Matériel de sport

Panneaux de parcoursqté 40
Flèchesqté 35
Cônes de signalisationqté 80
Ruban de balisageqté 10
Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Dossards de réserveqté 30
Rubans de médailleqté 250
Porte-médaillesqté 250
Gobelets pour le courrierqté 600
Supports d'entretien pour VTTqté 2
Pompes à véloqté 4
Kits d’outils pour véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 6
Serre-câblesqté 300
Arche d'arrivée
Drapeaux de départqté 4
Éléments de scèneqté 3

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2
Chronomètresqté 6
Horloges numériquesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs de batterieqté 6
Appareils photoqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gilets de sécuritéqté 30
Lampes de pocheqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 80

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Saladiers de serviceqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Bannières de compétitionqté 6
Nappesqté 12

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 4
Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours : vérifiez chaque portion à vélo, repérez les obstacles dangereux et définissez précisément les lieux de départ et d’arrivée avant toute promotion.
Publiez un règlement complet au moins 3 à 4 semaines avant la compétition, avec l’itinéraire, les horaires, les consignes de sécurité et les modalités d’inscription.
Traitez les inscriptions par étapes : recueillez les besoins alimentaires, vérifiez la liste finale et préparez les numéros de départ ainsi que des dossards de réserve.
Attribuez les bénévoles à des postes précis, puis envoyez les consignes du parcours au moins 48 heures avant l’épreuve. Prévoyez des talkies-walkies pour les zones éloignées.
Ne gardez pas le balisage pour le matin même : installez les panneaux, flèches, cônes et rubans la veille, puis faites un contrôle complet du parcours le jour de la course.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de VTT ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour choisir le parcours, demander l’autorisation, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles. Un parcours complexe ou soumis à plusieurs validations demande davantage de temps.
Quand faut-il baliser un parcours de VTT ?: Installez le balisage principal la veille de la compétition, puis contrôlez chaque flèche et chaque obstacle le matin même. Ce contrôle final prend souvent 1 à 2 heures selon la longueur du parcours.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de VTT ?: Le nombre dépend du parcours et des points de contrôle, mais prévoyez au moins une personne par zone nécessitant une surveillance, plus une équipe pour le départ, l’arrivée et l’assistance. Confirmez les affectations 48 heures avant.
Quel matériel prévoir pour une compétition de VTT ?: Préparez le matériel de balisage, les numéros de départ, les chronomètres, les moyens de communication et un poste de dépannage avec pompes, outils, chambres à air et démonte-pneus. Faites l’inventaire complet 2 à 3 jours avant l’épreuve.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.