Zo organiseer je een motorbeurs zonder gaten in de planning

Begin met de datum, openingstijden en voorwaarden voor deelnemers. Daarna leg je de standhouders vast, maak je de indeling en regel je vergunningen, verzekering, verkeer en beveiliging. Pas wanneer de praktische basis staat, werk je promotie, ticketverkoop, catering en techniek uit. De laatste week draait vooral om bevestigingen, leveringen, bewegwijzering en een controle van de weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden bevestigen
2
Deelnemersvoorwaarden vastleggen
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Inschrijfformulier publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Standplaatsen indelen
2 personen
9
Standhouders bevestigen
2 personen
10
Reserveringen maken
11
Vergunningen controleren
12
Verzekeringspapieren verzamelen
13
Beveiligingsplan uitwerken
2 personen
14
Verkeersplan uitwerken
2 personen
15
Plattegrond maken
16
Parkeerroute publiceren
17
Sociale promotie plaatsen
18
Persbericht versturen
19
Drukwerk controleren
2 personen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Ticketverkoop controleren
22
Leveringen inplannen
2 personen
23
Catering bestellen
24
Techniek testen
2 personen
25
Weersverwachting controleren
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Materialen naar locatie brengen
3 personen
28
Standhouders ontvangen
3 personen
29
Parkeerterrein markeren
3 personen
30
Entreebalie opbouwen
3 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Partytenten opzetten
4 personen
33
Standvakken afplakken
3 personen
34
Standnummers ophangen
2 personen
35
Motoren veilig opstellen
6 personen
36
Stroompunten aansluiten
2 personen
37
Verlichting plaatsen
2 personen
38
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
39
Infobalie inrichten
2 personen
40
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Hapjes voorbereiden
3 personen
43
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
44
Entreepersoneel instrueren
2 personen
45
Laatste veiligheidsronde lopen
3 personen

Event

46
Deuren openen
3 personen
47
Bezoekers ontvangen
4 personen
48
Tickets controleren
3 personen
49
Informatie verstrekken
2 personen
50
Standhouders ondersteunen
2 personen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet aanvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Looproutes vrijhouden
2 personen
58
Parkeerterrein begeleiden
3 personen
59
Verlichting controleren
60
Eindtijd aankondigen
61
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

62
Kassa afsluiten
2 personen
63
Motoren uit de stands halen
6 personen
64
Catering opruimen
3 personen
65
Servies afwassen
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Partytenten afbreken
4 personen
69
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
70
Decoratie verwijderen
2 personen
71
Stroom uitschakelen
2 personen
72
Materialen terugbrengen
3 personen
73
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
74
Gevonden voorwerpen registreren
75
Standhouders informeren over vertrek
76
Facturen en bonnetjes verzamelen
77
Bezoekersvragen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 8
Balietafelaantal 2
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 6

Apparatuur

Pinapparatenaantal 2
Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Motorbeursbannersaantal 6
Pijlbordenaantal 14
Standnummerbordenaantal 30
Tafelkledenaantal 18
Ballonnenaantal 100

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Openersaantal 4
Jerrycans drinkwateraantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handvegersaantal 6
Stoffer en blikaantal 4
Handgelhoudersaantal 8
Afvalbakkenaantal 16
Afvalcontainersaantal 4

Veiligheid

Brandblussersaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Rubber mattenaantal 20

Kantoor

Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Polsbandjesaantal 500
Printpapieraantal 3
Pennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Plakbandaantal 8
Schrijfblokkenaantal 10
Clipboardsaantal 8
Kassaladesaantal 2
Contantgeldkistjesaantal 2

Transport

Transportkarrenaantal 4
Spanbandenaantal 12
Steekwagensaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Geef standhouders een vaste deadline voor aanmelden en bevestigen. Verzamel direct hun contactgegevens, benodigde ruimte en eventuele dieetwensen, zodat je de standplaatsen niet opnieuw hoeft in te delen.
Maak de plattegrond niet alleen voor stands, maar ook voor entree, parkeerroute, afzetpalen, afzetlint en vluchtroutes. Publiceer de parkeerroute uiterlijk enkele dagen voor de beurs en zet pijlborden op plekken waar bezoekers moeten kiezen.
Test pinapparaten, laptops, tablets, mobiele speakers, microfoons en verlengkabels vóór de opbouw. Leg oplaadkabels en powerbanks bij de registratie en houd minstens één werkende reserveoplossing achter de hand.
Plan leveringen en catering in tijdvakken in plaats van alles tegelijk te laten komen. Controleer vóór opening of tafels, stoelen, standnummerborden, verlichting en drinkglazen op hun plek staan.
Controleer in de laatste 48 uur de ticketverkoop, weersverwachting, verzekeringspapieren en beveiligings- en verkeersplan. Pas bij slecht weer de opstelling van partytenten, ledlampen en lichtsnoeren aan en informeer betrokkenen direct over wijzigingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een motorbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, voorwaarden en standhouders. Regel vergunningen, verzekering en verkeersmaatregelen uiterlijk 6 tot 8 weken voor de beurs; promotie en ticketverkoop kunnen daarna gericht starten.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een motorbeurs?: Plan minimaal 4 tot 6 uur voor een kleine beurs en een volledige opbouwdag wanneer er veel stands, tenten of techniek zijn. Laat standhouders aankomsttijden reserveren, zodat entree, catering en leveringen elkaar niet blokkeren.
Wat moet je regelen voor parkeren en verkeer bij een motorbeurs?: Maak uiterlijk 2 weken vooraf een parkeerroute met aparte aanwijzingen voor bezoekers, standhouders en leveranciers. Controleer op de opbouwdag of pijlborden, afzetlint en afzetpalen vanaf de openbare aanrijroute zichtbaar zijn.
Wanneer moet je standhouders bevestigen voor een motorbeurs?: Bevestig standhouders zodra hun inschrijving en voorwaarden zijn gecontroleerd, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Stuur daarna de standplaats, opbouwtijd, parkeerinformatie en praktische contactgegevens nogmaals uiterlijk 7 dagen voor de beurs.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.