Organiser un salon de la moto, étape par étape

Un salon de la moto se prépare d’abord comme un projet d’exposition, puis comme un événement ouvert au public. Commencez par fixer la date, les horaires et les conditions de participation avant de contacter les exposants. Les inscriptions, l’attribution des stands, les autorisations et les plans de sécurité doivent avancer ensemble. Prévoyez aussi tôt la circulation, le stationnement, les paiements et les besoins techniques : ce sont les points qui provoquent le plus souvent des retards à l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les heures
2
Fixer les conditions de participation
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Publier le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les emplacements
2 personnes
9
Confirmer les exposants
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Vérifier les autorisations
12
Rassembler les documents d’assurance
13
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
14
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
15
Créer le plan
16
Publier l’itinéraire de stationnement
17
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
18
Envoyer le communiqué de presse
19
Vérifier les imprimés
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Contrôler la vente des billets
22
Planifier les livraisons
2 personnes
23
Commander le catering
24
Tester la technique
2 personnes
25
Vérifier les prévisions météo
26
Faire les courses
2 personnes
27
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
28
Accueillir les exposants
3 personnes
29
Baliser le parking
3 personnes
30
Installer le comptoir d’accueil
3 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer les tentes de fête
4 personnes
33
Fixer les stands avec du ruban adhésif
3 personnes
34
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
35
Installer les motos en toute sécurité
6 personnes
36
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
37
Installer l’éclairage
2 personnes
38
Installer la signalisation
3 personnes
39
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
40
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Préparer les en-cas
3 personnes
43
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
44
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes
45
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

46
Ouvrir les portes
3 personnes
47
Accueillir les visiteurs
4 personnes
48
Vérifier les billets
3 personnes
49
Fournir les informations
2 personnes
50
Soutenir les exposants
2 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Dégager les voies de circulation
2 personnes
58
Encadrer le parking
3 personnes
59
Vérifier l'éclairage
60
Annoncer l'heure de fin
61
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

62
Clôturer la caisse
2 personnes
63
Sortir les motos des stands
6 personnes
64
Ranger le service traiteur
3 personnes
65
Faire la vaisselle
2 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Démonter les tentes de fête
4 personnes
69
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Couper l’électricité
2 personnes
72
Rapporter le matériel
3 personnes
73
Retourner le matériel loué
2 personnes
74
Enregistrer les objets trouvés
75
Informer les exposants du départ
76
Rassembler les factures et les reçus
77
Traiter les questions des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 8
Table de comptoirqté 2
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 2
Téléphones portablesqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 8
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières du salon de la motoqté 6
Panneaux indicateursqté 14
Panneaux numérotés des standsqté 30
Nappesqté 18
Ballonsqté 100

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Ouvre-bouteillesqté 4
Bidons d’eau potableqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2
Balais à mainqté 6
Balayette et pelleqté 4
Supports de gel hydroalcooliqueqté 8
Poubellesqté 16
Conteneurs à déchetsqté 4

Sécurité

Extincteursqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 6
Tapis en caoutchoucqté 20

Bureau

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Braceletsqté 500
Papier d’impressionqté 3
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Bloc-notesqté 10
Presse-papiersqté 8
Tiroirs-caissesqté 2
Caisses pour espècesqté 2

Transport

Chariots de transportqté 4
Sangles d'arrimageqté 12
Diablesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les horaires avant de lancer les invitations. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour contacter les exposants, recueillir les inscriptions et confirmer les emplacements.
Demandez aux exposants leurs besoins dès l’inscription : surface, alimentation électrique, mobilier et horaires de livraison. Arrêtez le plan des stands au plus tard 2 semaines avant le salon.
Traitez les autorisations, les assurances et le plan de sécurité comme un seul dossier. Gardez une copie des documents sur place et prévoyez un responsable identifiable pendant toute la durée du salon.
Publiez l’itinéraire de stationnement et le plan de circulation avant l’ouverture. Installez les panneaux indicateurs, le balisage et les numéros de stands avant l’arrivée des premiers exposants, pas le matin même.
Testez les terminaux de paiement, les ordinateurs, les tablettes, les enceintes et les microphones au moins 24 heures avant l’événement. Vérifiez aussi la météo et adaptez les tentes, l’éclairage et les livraisons en conséquence.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la moto ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les exposants, traiter les inscriptions, obtenir les autorisations, préparer les plans et organiser les livraisons.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon de la moto ?: Confirmez les exposants environ 2 semaines avant l’ouverture. Vous aurez ainsi le temps d’attribuer les stands, de finaliser les panneaux numérotés et de transmettre les horaires d’installation.
Quand préparer le plan de circulation et le stationnement ?: Préparez une première version 3 à 4 semaines avant le salon, puis validez-la au moins 7 jours avant. Publiez ensuite l’itinéraire de stationnement avec les informations pratiques envoyées aux visiteurs et aux exposants.
Quand tester le matériel technique du salon ?: Effectuez un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture : paiements, connexion, microphones, enceintes, rallonges, multiprises et câbles de recharge. Gardez des batteries externes et des lampes à piles en réserve sur place.

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