Cómo organizar una feria de motos sin perder el control

Una feria de motos empieza mucho antes de montar las carpas. Primero fija la fecha, el horario y las condiciones para expositores; después cierra permisos, seguros, tráfico y distribución del recinto. Las inscripciones, los puestos y la promoción deben avanzar en paralelo, pero con responsables y fechas límite claros. En la última semana, comprueba entradas, catering, equipos y previsión meteorológica para evitar cambios improvisados el día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y los horarios
2
Establecer las condiciones de participación
2 personas
3
Contactar con los expositores
2 personas
4
Publicar el formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Asignar puestos
2 personas
9
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
10
Hacer reservas
11
Comprobar permisos
12
Reunir los papeles del seguro
13
Desarrollar el plan de seguridad
2 personas
14
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
15
Hacer el plano
16
Publicar la ruta de aparcamiento
17
Publicar la promoción en redes sociales
18
Enviar nota de prensa
19
Revisar el material impreso
2 personas
20
Preparar acreditaciones
2 personas
21
Comprobar la venta de entradas
22
Planificar las entregas
2 personas
23
Pedir el catering
24
Probar la técnica
2 personas
25
Comprobar el pronóstico del tiempo
26
Hacer la compra
2 personas
27
Llevar materiales al lugar
3 personas
28
Recibir a los expositores
3 personas
29
Delimitar el aparcamiento
3 personas
30
Montar el mostrador de entrada
3 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar carpas
4 personas
33
Delimitar las plazas del stand
3 personas
34
Colgar los números de stand
2 personas
35
Colocar las motocicletas de forma segura
6 personas
36
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
37
Instalar la iluminación
2 personas
38
Colocar la señalización
3 personas
39
Montar el mostrador de información
2 personas
40
Preparar el buffet de catering
3 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas
42
Preparar aperitivos
3 personas
43
Probar la caja y el datáfono
2 personas
44
Instruir al personal de entrada
2 personas
45
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas

Evento

46
Abrir las puertas
3 personas
47
Recibir a los visitantes
4 personas
48
Comprobar las entradas
3 personas
49
Proporcionar información
2 personas
50
Apoyar a los expositores
2 personas
51
Servir las bebidas
3 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer el bufé
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños
57
Mantener libres las vías de paso
2 personas
58
Guiar el aparcamiento
3 personas
59
Comprobar la iluminación
60
Anunciar la hora de finalización
61
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

62
Cerrar la caja
2 personas
63
Retirar los motores de los stands
6 personas
64
Recoger el catering
3 personas
65
Lavar la vajilla
2 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Desmontar las carpas
4 personas
69
Recoger mesas y sillas
4 personas
70
Retirar la decoración
2 personas
71
Cortar la electricidad
2 personas
72
Devolver los materiales
3 personas
73
Devolver el material alquilado
2 personas
74
Registrar objetos perdidos
75
Informar a los expositores sobre la salida
76
Recopilar facturas y recibos
77
Atender las preguntas de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 60
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 8
Mesa de mostradorcant. 2
Postes separadorescant. 20
Cinta de balizamientocant. 6

Equipo

Datáfonoscant. 2
Portátilescant. 3
Tabletscant. 2
Teléfonos móvilescant. 4
Altavoces móvilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cables de cargacant. 8
Baterías externascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banners de la feria de motoscant. 6
Carteles direccionalescant. 14
Carteles con número de standcant. 30
Mantelescant. 18
Globoscant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 8
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Abrebotellascant. 4
Garrafas de agua potablecant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2
Escobas de manocant. 6
Recogedor y escobacant. 4
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 8
Papeleracant. 16
Contenedores de basuracant. 4

Seguridad

Extintorescant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Guantes de trabajocant. 12
Linternascant. 6
Alfombrillas de gomacant. 20

Oficina

Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Pulserascant. 500
Papel de impresióncant. 3
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Bloc de notascant. 10
Portapapelescant. 8
Bandejas de cajacant. 2
Cajas de efectivocant. 2

Transporte

Carros de transportecant. 4
Correas de amarrecant. 12
Carros de manocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y las condiciones de participación antes de contactar con expositores. Publica el formulario de inscripción con una fecha límite concreta y pide también las preferencias dietéticas.
No esperes a tener la lista definitiva para diseñar el recinto. Reserva espacio para carpas, mesas, sillas, mostrador, circulación y separación de zonas, y asigna cada puesto con un número visible.
Tramita permisos, seguro y plan de seguridad antes de anunciar el programa. Define también el recorrido de acceso, la zona de aparcamiento y la señalización para que motos, peatones y proveedores no se mezclen.
Haz una prueba técnica completa al menos 48 horas antes: datáfonos, portátiles, tablets, altavoces, micrófonos, alargadores y regletas. Carga baterías externas y teléfonos, y deja cables y lámparas LED preparados para el montaje.
Comprueba la previsión del tiempo 72 y 24 horas antes. Si hay carpas o actividad exterior, confirma quién decide los cambios, cómo se comunica a expositores y público y cuándo se revisará el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de motos?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá expositores, entradas, permisos y tráfico que coordinar. Deja las últimas 2 semanas para cerrar puestos, acreditaciones, catering, promoción y pruebas técnicas.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones de los expositores?: Abre el formulario entre 6 y 8 semanas antes y fija una fecha límite al menos 14 días antes del evento. Así tendrás tiempo para asignar puestos, confirmar necesidades y preparar la numeración y las acreditaciones.
¿Cuándo hay que comprobar los permisos y el seguro?: Revisa los permisos y reúne la documentación del seguro como mínimo 4 semanas antes. Si falta una autorización, todavía tendrás margen para ajustar el plano, el tráfico o las condiciones de participación.
¿Cuánta bebida necesito para una feria de motos?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una reserva del 10 al 15 % para el resto de la jornada. Compra también vasos reutilizables, tazas y platos según el número confirmado de asistentes y el catering.

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