Eine Motorradmesse Schritt für Schritt organisieren

Eine Motorradmesse steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum, Zeiten und Teilnahmebedingungen fest, dann gewinnst du Aussteller und planst Fläche, Zufahrt und Sicherheit. Veröffentliche das Anmeldeformular früh, damit Standplätze, Strombedarf und Ernährungswünsche nicht kurz vor der Messe offen sind. Später folgen Einladungen, Werbung, Drucksachen, Lieferungen und Techniktests. Besonders oft werden Genehmigungen, Versicherungsunterlagen und die Besucherführung zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Zeiten bestätigen
2
Teilnahmebedingungen festlegen
2 Personen
3
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
4
Anmeldeformular veröffentlichen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Standplätze einteilen
2 Personen
9
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
10
Reservierungen vornehmen
11
Genehmigungen prüfen
12
Versicherungsunterlagen sammeln
13
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
14
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
15
Lageplan erstellen
16
Parkroute veröffentlichen
17
Social-Media-Werbung posten
18
Pressemitteilung versenden
19
Drucksachen prüfen
2 Personen
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Ticketverkauf prüfen
22
Lieferungen planen
2 Personen
23
Catering bestellen
24
Technik testen
2 Personen
25
Wettervorhersage prüfen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
28
Aussteller empfangen
3 Personen
29
Parkplatz markieren
3 Personen
30
Eingangstresen aufbauen
3 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
33
Standflächen abkleben
3 Personen
34
Standnummern aufhängen
2 Personen
35
Motorräder sicher aufstellen
6 Personen
36
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
37
Beleuchtung anbringen
2 Personen
38
Beschilderung anbringen
3 Personen
39
Infostand einrichten
2 Personen
40
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Snacks vorbereiten
3 Personen
43
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
44
Einlasspersonal instruieren
2 Personen
45
Letzte Sicherheitsrunde gehen
3 Personen

Event

46
Türen öffnen
3 Personen
47
Besucher empfangen
4 Personen
48
Tickets kontrollieren
3 Personen
49
Informationen bereitstellen
2 Personen
50
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
51
Getränke servieren
3 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Buffet auffüllen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
57
Laufwege freihalten
2 Personen
58
Parkplatz einweisen
3 Personen
59
Beleuchtung kontrollieren
60
Endzeit ankündigen
61
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

62
Kasse abschließen
2 Personen
63
Motorräder aus den Ständen holen
6 Personen
64
Catering aufräumen
3 Personen
65
Geschirr abwaschen
2 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Partyzelte abbauen
4 Personen
69
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
70
Dekoration entfernen
2 Personen
71
Strom ausschalten
2 Personen
72
Materialien zurückbringen
3 Personen
73
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
74
Fundgegenstände registrieren
75
Standbetreiber über die Abreise informieren
76
Rechnungen und Belege sammeln
77
Besucherfragen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 60
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 8
EmpfangstischAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6

Ausstattung

KartenlesegeräteAnz. 2
LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 2
MobiltelefoneAnz. 4
Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
LadekabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
Messebanner für MotorräderAnz. 6
WegweiserAnz. 14
StandnummernschilderAnz. 30
TischdeckenAnz. 18
BallonsAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
KaraffenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
Kanister TrinkwasserAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2
HandfegerAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 4
HanddesinfektionsständerAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 16
AbfallcontainerAnz. 4

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
GummimattenAnz. 20

Büro

NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
ArmbänderAnz. 500
DruckpapierAnz. 3
StifteAnz. 30
MarkerAnz. 12
KlebebandAnz. 8
SchreibblöckeAnz. 10
KlemmbretterAnz. 8
KassenladeAnz. 2
Kassenschachteln für BargeldAnz. 2

Transport

TransportwagenAnz. 4
SpanngurteAnz. 12
SackkarrenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Starte mit Datum, Öffnungszeiten und Teilnahmebedingungen mindestens 12 Wochen vorher. Lege dabei auch fest, welche Angaben jeder Standbetreiber im Anmeldeformular machen muss.
Teile die Standplätze erst ein, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Plane Zufahrten, Fluchtwege und Absperrpfosten im Lageplan mit ein und veröffentliche die Parkroute spätestens 7 Tage vor der Messe.
Kläre Genehmigungen, Versicherungsunterlagen sowie Sicherheits- und Verkehrsplan mindestens 6 Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit, Vorgaben für Anlieferung, Besucherströme und Motorradbewegungen anzupassen.
Teste Kartenlesegeräte, Laptops, Tablets, Mikrofone und mobile Lautsprecher spätestens am Vortag. Prüfe dabei Verlängerungskabel, Ladekabel, Powerbanks und die Ausleuchtung mit LED-Lampen oder Batterielaternen.
Bestelle Catering und Geschirr nach der bestätigten Teilnehmerzahl und rechne mit einer Nachbestellreserve von etwa 10 Prozent. Vergiss Namensschilder, Standnummern, Wegweiser und ein Wetter-Update 24 Stunden vor Beginn nicht.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Motorradmesse organisieren?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Ausstelleransprache, Anmeldungen, Standplanung, Genehmigungen und Werbung brauchen mehrere Abstimmungsrunden.
Wann sollte man die Standplätze auf einer Motorradmesse einteilen?: Plane die Stände etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin ein, sobald die wichtigsten Anmeldungen vorliegen. Berücksichtige dabei Stromanschlüsse, Lieferwege, Fluchtwege und die Besucherführung.
Welche Genehmigungen braucht man für eine Motorradmesse?: Das hängt vom Veranstaltungsort, der Nutzung der Fläche und möglichen Fahrzeugbewegungen ab. Prüfe Genehmigungen und Versicherungsunterlagen mindestens 6 Wochen vorher mit Betreiber, zuständigen Stellen und Versicherer.
Wann sollte man Technik und Wetter für die Motorradmesse prüfen?: Teste die komplette Technik am Vortag und kontrolliere die Wettervorhersage 24 Stunden vor dem Aufbau beziehungsweise Veranstaltungsbeginn. Bei Zelten, Beleuchtung und Außenflächen solltest du dann auch einen Ausweichplan bereithalten.

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