Een modelbouwbeurs organiseren: zo pak je het aan

Begin met de zaal en de beursdatum; zonder die twee gegevens kun je standhouders en promotie niet gericht benaderen. Open daarna de inschrijving, verzamel dieetwensen en leg vast hoeveel tafels, stoelen en presentatieruimte beschikbaar zijn. Zodra de deelnemers bekend zijn, maak je de standindeling en plattegrond. In de laatste weken verschuift de aandacht naar betalingen, catering, bewegwijzering, vrijwilligers en een draaiboek voor de opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Beursdatum bevestigen
3
Standhouders uitnodigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Inschrijvingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Standindeling maken
2 personen
9
Standhouders bevestigen
10
Plattegrond ontwerpen
11
Bewegwijzering ontwerpen
12
Promotie opstellen
2 personen
13
Sociale media plaatsen
14
Posters verspreiden
2 personen
15
Entreeprijzen vastleggen
16
Kassawissel regelen
17
Betaalapparaat testen
18
Boodschappenlijst controleren
19
Catering bestellen
20
Huurmaterialen bevestigen
21
Vrijwilligers inplannen
22
Draaiboek afdrukken
23
Naambadges maken
2 personen
24
Standhouderslijst afdrukken
25
Plattegronden afdrukken
26
Materialen verzamelen
2 personen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Verse catering ophalen
2 personen
29
Zaal controleren
2 personen
30
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Standwanden plaatsen
3 personen
34
Stroompunten controleren
2 personen
35
Verlichting ophangen
2 personen
36
Modelbanen testen
3 personen
37
Demonstratietafels inrichten
3 personen
38
Registratietafel inrichten
2 personen
39
Kassa inrichten
2 personen
40
Bewegwijzering ophangen
2 personen
41
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
44
Standhouders ontvangen
3 personen
45
Standhouders aanmelden
2 personen
46
Modellen opstellen
8 personen
47
Laatste veiligheidsronde
2 personen

Event

48
Entree bemannen
2 personen
49
Bezoekers registreren
2 personen
50
Programma toelichten
51
Standhouders ondersteunen
2 personen
52
Demonstraties begeleiden
2 personen
53
Catering serveren
3 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Buffet aanvullen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten controleren
59
Servies afwassen
2 personen
60
Verlichting controleren
61
Avondprogramma aankondigen
62
Entree afsluiten
2 personen
63
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
64
Verkoop afronden
2 personen
65
Standhouders uitchecken
3 personen

Nazorg

66
Modellen veilig inpakken
6 personen
67
Standmaterialen afbreken
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Apparatuur uitschakelen
2 personen
71
Overgebleven catering sorteren
2 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Zaal schoonmaken
4 personen
75
Borden en stickers verwijderen
2 personen
76
Geleende spullen verzamelen
2 personen
77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
78
Kassaopbrengst veilig opbergen
2 personen
79
Gevonden voorwerpen registreren
80
Standhouders bedanken
81
Bezoekersberichten beantwoorden
82
Foto's archiveren
83
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 40
Registratietafel
Kassatafel
Statafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Stellingkastenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Tafelrokkenaantal 12
Transportkarrenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
USB-ladersaantal 4
Demonstratieschermenaantal 2
Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mobiele harde schijf

Display

Standwandenaantal 16
Presentatiebordenaantal 8
Modelplateausaantal 24
Draaischijvenaantal 6
Sokkelblokkenaantal 12
Vitrinekastenaantal 4
Tafelbordhoudersaantal 24
Modelbaanmattenaantal 6
Afschermlintenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerplateausaantal 8
Opscheptangenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Beurstafelkledenaantal 24
Entreebanner
Decoratieve vlaggenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 40

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Scharenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Koelzakkenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 3

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
EHBO-koffers
Kabelmattenaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal voordat je standhouders uitnodigt en noteer direct de beschikbare opbouw- en afbreektijden. Controleer ook waar tafels, stellingkasten, vitrinekasten en transportkarren kunnen worden geplaatst.
Geef de inschrijving een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld vier weken voor de beurs. Vraag in hetzelfde formulier naar dieetwensen, benodigde tafelruimte en eventuele demonstratieschermen of stroompunten.
Maak de standindeling pas definitief nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd. Houd looppaden vrij, groepeer standhouders waar dat logisch is en leg de indeling vast op een plattegrond die je zowel digitaal als op papier beschikbaar hebt.
Test betaalterminals, laptop, printer en kassawissel uiterlijk één week vooraf. Neem bovendien voldoende verlengsnoeren, stekkerdozen en USB-laders mee; ontbrekende stroomvoorziening valt meestal pas op tijdens de opbouw.
Plan vrijwilligers per tijdsblok voor registratie, kassa, zaalbegeleiding en catering. Druk het draaiboek, de standhouderslijst, naambadges en plattegronden vóór de beurs af, zodat je niet afhankelijk bent van een printer op locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een modelbouwbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur drie tot zes maanden vooraf met de zaal en datum. Open de inschrijving daarna zo snel mogelijk en sluit die uiterlijk vier weken voor de beurs, zodat je de standindeling en plattegrond kunt maken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een modelbouwbeurs?: Plan minimaal twee tot vier uur voor tafels, stoelen, standwanden, vitrinekasten en bewegwijzering. Reserveer extra tijd als standhouders zelf grote modellen of displays meebrengen en leg de opbouwtijd vooraf schriftelijk vast.
Wanneer moet ik de standindeling van een modelbouwbeurs maken?: Maak een voorlopige indeling zodra de eerste inschrijvingen binnen zijn en een definitieve versie ongeveer twee tot drie weken voor de beurs. Zo kun je nog schuiven met tafelruimte, stroompunten en demonstratieplekken.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een modelbouwbeurs?: Reken minimaal op één vrijwilliger bij de registratie, één bij de kassa en één aanspreekpunt in de zaal tijdens de drukste uren. Bij een grotere beurs voeg je per extra ingang of zaaldeel minstens één persoon toe en werk je met diensten van twee tot drie uur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.