Organiser un salon de modélisme, étape par étape

Un salon de modélisme se prépare d’abord autour de la salle et des exposants, puis autour du parcours des visiteurs. Commence par confirmer la date, réserver un espace adapté et ouvrir rapidement les inscriptions. Le plan des stands, les besoins électriques et les supports de présentation doivent être verrouillés avant la communication finale. Les derniers jours servent surtout à imprimer les documents, tester les paiements et répartir les rôles le jour du salon.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Confirmer la date du salon
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Préparer le plan du stand
2 personnes
9
Confirmer les exposants
10
Concevoir le plan
11
Concevoir la signalétique
12
Élaborer la promotion
2 personnes
13
Publier sur les réseaux sociaux
14
Distribuer les affiches
2 personnes
15
Fixer les tarifs d'entrée
16
Prévoir la monnaie de la caisse
17
Tester le terminal de paiement
18
Vérifier la liste des courses
19
Commander le catering
20
Confirmer les matériels de location
21
Planifier les bénévoles
22
Imprimer le déroulé
23
Créer les badges nominatifs
2 personnes
24
Imprimer la liste des exposants
25
Imprimer les plans
26
Rassembler le matériel
2 personnes
27
Faire les courses
2 personnes
28
Aller chercher le catering frais
2 personnes
29
Vérifier la salle
2 personnes
30
Dégager les sorties de secours
2 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Installer les parois des stands
3 personnes
34
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
35
Installer l'éclairage
2 personnes
36
Tester les réseaux de trains miniatures
3 personnes
37
Aménager les tables de démonstration
3 personnes
38
Installer la table d'inscription
2 personnes
39
Installer la caisse
2 personnes
40
Installer la signalétique
2 personnes
41
Monter le buffet traiteur
3 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Préparer le coin café
2 personnes
44
Accueillir les exposants
3 personnes
45
Inscrire les exposants
2 personnes
46
Installer les modèles
8 personnes
47
Dernier tour de sécurité
2 personnes

Événement

48
Tenir l'entrée
2 personnes
49
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
50
Présenter le programme
51
Soutenir les exposants
2 personnes
52
Encadrer les démonstrations
2 personnes
53
Servir le service traiteur
3 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
59
Faire la vaisselle
2 personnes
60
Vérifier l'éclairage
61
Annoncer le programme du soir
62
Fermer l’entrée
2 personnes
63
Reconduire les visiteurs
2 personnes
64
Finaliser la vente
2 personnes
65
Faire le check-out des exposants
3 personnes

Suivi

66
Emballer les mannequins en toute sécurité
6 personnes
67
Démonter le matériel du stand
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Retirer la décoration
2 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Trier le reste du catering
2 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Rassembler les déchets
3 personnes
74
Nettoyer la salle
4 personnes
75
Retirer les panneaux et les autocollants
2 personnes
76
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
77
Retourner les matériels de location
2 personnes
78
Mettre en sécurité la recette de la caisse
2 personnes
79
Enregistrer les objets trouvés
80
Remercier les exposants
81
Répondre aux messages des visiteurs
82
Archiver les photos
83
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 40
Table d'inscription
Table de caisse
Tables hautesqté 6
Poubellesqté 8
Rayonnagesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Jupes de tableqté 12
Chariots de transportqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Chargeurs USBqté 4
Écrans de démonstrationqté 2
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Disque dur externe

Support d’affichage

Panneaux de standqté 16
Panneaux de présentationqté 8
Plateaux pour mannequinsqté 24
Disques tournantsqté 6
Blocs de socleqté 12
Vitrinesqté 4
Supports pour cartes de tableqté 24
Tapis de circuit ferroviaireqté 6
Rubans de balisageqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pince de serviceqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Nappes de standqté 24
Bannière d’entrée
Drapeaux décoratifsqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Porte-nomsqté 40

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Sacs isothermesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 3

Sécurité

Extincteursqté 2
Trousses de premiers secours
Passe-câblesqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Gants de travailqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque le plan des stands dès que les exposants sont confirmés. Prévois les tables, vitrines, panneaux et prises nécessaires pour chaque emplacement, puis garde un passage suffisamment large entre les rangées.
Traite les inscriptions par étapes plutôt qu’à la dernière minute. Demande dès le formulaire les besoins alimentaires, le matériel particulier et les horaires d’arrivée afin d’éviter les changements le jour du montage.
Prépare l’accueil avant de lancer la promotion finale. La table d’inscription, les badges nominatifs, la liste des exposants et les plans imprimés doivent être prêts au moins 24 heures avant l’ouverture.
Teste les moyens de paiement la veille. Vérifie le terminal, la connexion, le fond de caisse et la monnaie ; une caisse sans petites coupures ralentit immédiatement l’entrée des visiteurs.
Organise le montage avec un déroulé horaire et des bénévoles identifiés. Réserve des chariots pour déplacer le mobilier et le matériel, et prévois des rallonges, multiprises et chargeurs USB en plus des besoins annoncés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de modélisme ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à réserver la salle et recruter les exposants ; garde les 10 derniers jours pour confirmer les inscriptions, finaliser les stands et préparer l’accueil.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvre le formulaire environ 6 à 8 semaines avant le salon. Fixe une date limite 2 à 3 semaines avant l’événement pour avoir le temps de traiter les demandes et de concevoir le plan des stands.
Combien de tables prévoir pour un salon de modélisme ?: Pars du nombre d’exposants confirmés et de la longueur de stand promise à chacun, puis ajoute une table d’inscription et une table de caisse. Garde une marge d’environ 10 % pour les ajustements de dernière minute.
Que préparer la veille d’un salon de modélisme ?: Imprime le déroulé, les plans, la liste des exposants et les badges, puis teste le terminal de paiement et le matériel audiovisuel. Vérifie aussi que les bénévoles connaissent leur horaire d’arrivée et leur rôle.

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