LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Modelbouwbeurs organiseren: checklist van voorbereiding tot afbouw

Een modelbouwbeurs organiseren vraagt meer dan tafels neerzetten en standhouders uitnodigen. Je moet inschrijvingen verwerken, een logische standindeling maken en bezoekers op de juiste plekken informeren. Ook betaalapparatuur, catering, bewegwijzering en demonstraties worden snel te laat geregeld. Deze checklist bevat 83 taken en 63 spullen, zodat je van zaalreservering tot afdrukken van het draaiboek in de juiste volgorde werkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Zaal reserveren

  • Beursdatum bevestigen

  • Standhouders uitnodigen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldformulier openen

  • Inschrijvingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Standindeling maken

    2 personen

  • Standhouders bevestigen

  • Plattegrond ontwerpen

  • Bewegwijzering ontwerpen

  • Promotie opstellen

    2 personen

  • Sociale media plaatsen

  • Posters verspreiden

    2 personen

  • Entreeprijzen vastleggen

  • Kassawissel regelen

  • Betaalapparaat testen

  • Boodschappenlijst controleren

  • Catering bestellen

  • Huurmaterialen bevestigen

  • Vrijwilligers inplannen

  • Draaiboek afdrukken

  • Naambadges maken

    2 personen

  • Standhouderslijst afdrukken

  • Plattegronden afdrukken

  • Materialen verzamelen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Verse catering ophalen

    2 personen

  • Zaal controleren

    2 personen

  • Nooduitgangen vrijmaken

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Standwanden plaatsen

    3 personen

  • Stroompunten controleren

    2 personen

  • Verlichting ophangen

    2 personen

  • Modelbanen testen

    3 personen

  • Demonstratietafels inrichten

    3 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Kassa inrichten

    2 personen

  • Bewegwijzering ophangen

    2 personen

  • Cateringbuffet opbouwen

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffiepunt klaarmaken

    2 personen

  • Standhouders ontvangen

    3 personen

  • Standhouders aanmelden

    2 personen

  • Modellen opstellen

    8 personen

  • Laatste veiligheidsronde

    2 personen

Event

  • Entree bemannen

    2 personen

  • Bezoekers registreren

    2 personen

  • Programma toelichten

  • Standhouders ondersteunen

    2 personen

  • Demonstraties begeleiden

    2 personen

  • Catering serveren

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Verlichting controleren

  • Avondprogramma aankondigen

  • Entree afsluiten

    2 personen

  • Bezoekers uitgeleiden

    2 personen

  • Verkoop afronden

    2 personen

  • Standhouders uitchecken

    3 personen

Nazorg

  • Modellen veilig inpakken

    6 personen

  • Standmaterialen afbreken

    4 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Overgebleven catering sorteren

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Zaal schoonmaken

    4 personen

  • Borden en stickers verwijderen

    2 personen

  • Geleende spullen verzamelen

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Kassaopbrengst veilig opbergen

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Standhouders bedanken

  • Bezoekersberichten beantwoorden

  • Foto's archiveren

  • Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 24
  • Stoelenaantal 40
  • Registratietafel
  • Kassatafel
  • Statafelsaantal 6
  • Afvalbakkenaantal 8
  • Stellingkastenaantal 8
  • Kledingrekkenaantal 2
  • Tafelrokkenaantal 12
  • Transportkarrenaantal 4

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelkastenaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Betaalterminalsaantal 2
  • Laptop
  • Printer
  • Verlengsnoerenaantal 12
  • Stekkerdozenaantal 12
  • USB-ladersaantal 4
  • Demonstratieschermenaantal 2
  • Handmicrofoonsaantal 2
  • Luidsprekersaantal 2
  • Mobiele harde schijf

Display

  • Standwandenaantal 16
  • Presentatiebordenaantal 8
  • Modelplateausaantal 24
  • Draaischijvenaantal 6
  • Sokkelblokkenaantal 12
  • Vitrinekastenaantal 4
  • Tafelbordhoudersaantal 24
  • Modelbaanmattenaantal 6
  • Afschermlintenaantal 8

Servies

  • Koffiekopjesaantal 60
  • Waterglazenaantal 60
  • Bordenaantal 60
  • Besteksetsaantal 60
  • Serveerplateausaantal 8
  • Opscheptangenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 6
  • Waterkannenaantal 6

Decoratie

  • Beurstafelkledenaantal 24
  • Entreebanner
  • Decoratieve vlaggenaantal 12
  • Pijlbordenaantal 12
  • Naamkaarthoudersaantal 40

Verlichting

  • LED-bouwlampenaantal 8
  • Lichtsnoerenaantal 6

Keuken

  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 2
  • Scharenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 8
  • Koelzakkenaantal 4

Schoonmaak

  • Stofzuiger
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Handvegersaantal 3

Veiligheid

  • Brandblussersaantal 2
  • EHBO-koffers
  • Kabelmattenaantal 12
  • Afzetpalenaantal 12
  • Werkhandschoenenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Maak de standindeling pas definitief nadat de inschrijvingen zijn verwerkt en de standhouders zijn bevestigd. Houd ruimte vrij voor looproutes, standwanden, vitrinekasten en transport met karren.
  • Test het betaalapparaat vóór de beursdag en regel kassawissel voor de entree. Leg daarnaast een laptop, printer, betaalterminals en USB-laders bij de registratie- en kassatafel klaar.
  • Plan catering op basis van de verzamelde dieetwensen en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers, koelkasten en koelboxen beschikbaar zijn. Dit voorkomt dat drank en speciale maaltijden pas op de beursdag worden geregeld.
  • Maak bewegwijzering die bezoekers vanaf de entree naar registratie, stands en demonstraties leidt. Druk plattegronden, de standhouderslijst, naambadges en het draaiboek uiterlijk op de laatste voorbereidingsdag af.
  • Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok, met extra bezetting bij opbouw, entree en afbouw. Controleer vóór opening alle verlengsnoeren, stekkerdozen, luidsprekers en demonstratieschermen op de juiste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een modelbouwbeurs organiseren?
Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de zaalreservering, beursdatum en uitnodigingen voor standhouders. Open het aanmeldformulier vroeg genoeg om de standindeling en benodigde tafels tijdig te kunnen maken.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een modelbouwbeurs?
Plan minimaal 3 uur voor het plaatsen van tafels, stoelen, standwanden, vitrinekasten en bewegwijzering. Reserveer extra tijd als demonstratieschermen, luidsprekers of veel transportkarren nodig zijn.
Wanneer moet ik de standindeling van een modelbouwbeurs maken?
Maak een eerste indeling zodra de inschrijvingen binnenkomen en leg de definitieve plattegrond vast nadat standhouders zijn bevestigd. Druk de plattegronden en standhouderslijst uiterlijk de dag vóór de beurs af.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een modelbouwbeurs?
Plan minimaal één vrijwilliger voor registratie, één voor de kassa en één coördinator tijdens de opening. Voeg vrijwilligers toe voor opbouw, catering, techniek en afbouw zodra de zaal en het aantal stands bekend zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!