Eine Modellbaumesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Modellbaumesse hängt vieles an der Reihenfolge: Erst müssen Termin und Saal feststehen, danach folgen Aussteller, Anmeldung und Standplanung. Plane früh, wie Besucher zahlen, wo Aussteller aufbauen und welche Technik für Vorführungen gebraucht wird. Besonders häufig fehlen kurz vor dem Termin gedruckte Lagepläne, Namensschilder oder getestete Kartenterminals. Mit einem festen Zeitplan für Vorbereitung, Aufbau und Messetag behältst du 83 Aufgaben und die benötigten 63 Gegenstände im Griff.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Messetermin bestätigen
- 3
Standbetreiber einladen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Anmeldungen verarbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 9
Standbetreiber bestätigen
- 10
Lageplan entwerfen
- 11
Beschilderung entwerfen
- 12
Werbung erstellen
2 Personen
- 13
Social-Media-Posts veröffentlichen
- 14
Poster verteilen
2 Personen
- 15
Eintrittspreise festlegen
- 16
Kassenwechsel regeln
- 17
Bezahlterminal testen
- 18
Einkaufsliste prüfen
- 19
Catering bestellen
- 20
Mietmaterialien bestätigen
- 21
Freiwillige einplanen
- 22
Drehbuch ausdrucken
- 23
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 24
Liste der Standbetreiber drucken
- 25
Lagepläne ausdrucken
- 26
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 27
Einkaufen gehen
2 Personen
- 28
Frisches Catering abholen
2 Personen
- 29
Saal kontrollieren
2 Personen
- 30
Notausgänge freihalten
2 Personen
- 31
Tische aufstellen
4 Personen
- 32
Stühle aufstellen
3 Personen
- 33
Standwände aufstellen
3 Personen
- 34
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 35
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
- 36
Modellbahnen testen
3 Personen
- 37
Demotische aufbauen
3 Personen
- 38
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 39
Kasse einrichten
2 Personen
- 40
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 41
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 42
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 43
Kaffeepunkt vorbereiten
2 Personen
- 44
Aussteller empfangen
3 Personen
- 45
Ausstellende anmelden
2 Personen
- 46
Modelle aufstellen
8 Personen
- 47
Letzte Sicherheitsrunde
2 Personen
Event
- 48
Eingang besetzen
2 Personen
- 49
Besucher registrieren
2 Personen
- 50
Programm vorstellen
- 51
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 52
Vorführungen betreuen
2 Personen
- 53
Catering ausgeben
3 Personen
- 54
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 55
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 56
Buffet auffüllen
2 Personen
- 57
Mülleimer leeren
2 Personen
- 58
Toiletten kontrollieren
- 59
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 60
Beleuchtung kontrollieren
- 61
Abendprogramm ankündigen
- 62
Eingang schließen
2 Personen
- 63
Besucher verabschieden
2 Personen
- 64
Verkauf abschließen
2 Personen
- 65
Standbetreiber auschecken
3 Personen
Nachbereitung
- 66
Modelle sicher verpacken
6 Personen
- 67
Messestandmaterial abbauen
4 Personen
- 68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 69
Dekoration entfernen
2 Personen
- 70
Geräte ausschalten
2 Personen
- 71
Übrig gebliebenes Catering sortieren
2 Personen
- 72
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 73
Abfall sammeln
3 Personen
- 74
Saal reinigen
4 Personen
- 75
Schilder und Aufkleber entfernen
2 Personen
- 76
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
- 77
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 78
Kasseinnahmen sicher aufbewahren
2 Personen
- 79
Fundgegenstände registrieren
- 80
Aussteller bedanken
- 81
Besucheranfragen beantworten
- 82
Fotos archivieren
- 83
Rechnungen prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 40
- Registrierungstisch
- Kassatisch
- StehtischeAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 8
- RegalgestelleAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
- TischröckeAnz. 12
- TransportwagenAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlschränkeAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- KartenterminalsAnz. 2
- Laptop
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- USB-LadegeräteAnz. 4
- VorführbildschirmeAnz. 2
- HandmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mobile Festplatte
Anzeige
- StandwändeAnz. 16
- PräsentationstafelnAnz. 8
- ModellpodesteAnz. 24
- DrehtellerAnz. 6
- SockelblöckeAnz. 12
- VitrinenschränkeAnz. 4
- TischschildhalterAnz. 24
- ModelleisenbahnmattenAnz. 6
- AbsperrbänderAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierplattenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
Dekoration
- MessetischdeckenAnz. 24
- Eingangsbanner
- Dekorative FlaggenAnz. 12
- WegweiserAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 40
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ScherenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- KühltaschenAnz. 4
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- HandfegerAnz. 3
Sicherheit
- FeuerlöscherAnz. 2
- Erste-Hilfe-Koffer
- KabelmattenAnz. 12
- AbsperrpfostenAnz. 12
- ArbeitshandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Saal und bestätige den Messetermin zuerst. Kläre dabei direkt Aufbauzeiten, Stromanschlüsse, Zugang für Transportwagen und die zulässige Anzahl an Tischen und Ständen.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Standgrößen, Teilnahmebedingungen und Frist feststehen. Plane mindestens 7 Tage zwischen Anmeldeschluss und der Erstellung der endgültigen Standaufteilung ein, damit Ernährungswünsche und Sonderbedarfe noch berücksichtigt werden können.
- Erstelle den Lageplan nicht erst am Aufbautag. Ordne Standwände, Präsentationstafeln, Modellpodeste und Vitrinenschränke vorher zu und drucke die Pläne zusammen mit der Liste der Standbetreiber aus.
- Teste Kartenterminals, Laptop, Drucker, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag. Ein Verlängerungskabel oder USB-Ladegerät zu wenig kann die Registrierung und Vorführungen bereits beim Einlass bremsen.
- Trenne Besucherbereich, Kasse und Ausstelleraufbau klar voneinander. Bestelle Catering und Mietmaterialien nach der bestätigten Teilnehmerzahl und plane für das erste Veranstaltungsstunde zusätzliches Personal an Registrierung und Kasse ein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Modellbaumesse organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Saalbuchung und Terminbestätigung. Einladungen an Standbetreiber sollten mindestens 12 Wochen vor der Messe verschickt werden, damit die Standaufteilung nicht unter Zeitdruck entsteht.
- Wann sollte die Anmeldung für Aussteller geschlossen werden?
- Schließe die Anmeldung etwa 3 bis 4 Wochen vor der Modellbaumesse. So bleiben mindestens 7 Tage für die Prüfung der Anmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Bestätigung der Standplätze.
- Was muss am Tag vor der Modellbaumesse getestet werden?
- Teste am Vortag alle Kartenterminals, den Drucker, Laptop, Vorführbildschirme sowie Mikrofone und Lautsprecher. Prüfe außerdem, ob für jeden Stand Strom, Verlängerungskabel und die vorgesehenen Präsentationsflächen vorhanden sind.
- Wie plant man den Aufbau einer Modellbaumesse?
- Plane für den Aufbau mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass ein. Zuerst werden Tische, Standwände und Podeste positioniert, danach Beschilderung, Kasse und Registrierung eingerichtet; gedruckte Lagepläne und Namensschilder sollten spätestens 30 Minuten vor Einlass bereitliegen.
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