Cómo organizar una feria de modelismo sin perder detalles

Una feria de modelismo se organiza primero sobre el papel y después en la sala. Empieza confirmando la fecha y reservando el espacio; a continuación, reúne a los expositores, abre las inscripciones y define cómo se distribuirán los puestos. Cuando conozcas el número de participantes, podrás cerrar el plano, la señalización, el catering y los turnos de voluntarios. El plan también contempla registro, cobro, demostraciones y el material necesario para proteger y presentar los modelos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la sala
2
Confirmar la fecha de la feria
3
Invitar a los expositores
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Procesar las inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Hacer el plano de puestos
2 personas
9
Fijar los soportes de los puestos
10
Diseñar el plano
11
Diseñar la señalización
12
Preparar la promoción
2 personas
13
Publicar en redes sociales
14
Distribuir carteles
2 personas
15
Fijar los precios de entrada
16
Gestionar el cambio de caja
17
Probar el dispositivo de pago
18
Comprobar la lista de la compra
19
Pedir el catering
20
Confirmar los materiales de alquiler
21
Programar voluntarios
22
Imprimir el plan de trabajo
23
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
24
Imprimir la lista de expositores
25
Imprimir planos
26
Reunir los materiales
2 personas
27
Hacer la compra
2 personas
28
Recoger el catering fresco
2 personas
29
Comprobar la sala
2 personas
30
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar las sillas
3 personas
33
Instalar los paneles del stand
3 personas
34
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
35
Colgar la iluminación
2 personas
36
Probar las maquetas de trenes
3 personas
37
Montar las mesas de demostración
3 personas
38
Montar la mesa de registro
2 personas
39
Preparar la caja
2 personas
40
Colgar señalización
2 personas
41
Montar el bufé de catering
3 personas
42
Enfriar las bebidas
2 personas
43
Preparar el punto de café
2 personas
44
Recibir a los expositores
3 personas
45
Registrar a los expositores
2 personas
46
Montar los modelos
8 personas
47
Última ronda de seguridad
2 personas

Evento

48
Atender la entrada
2 personas
49
Registrar a los visitantes
2 personas
50
Presentar el programa
51
Apoyar a los expositores
2 personas
52
Coordinar demostraciones
2 personas
53
Servir el catering
3 personas
54
Servir café y té
2 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Reponer el bufé
2 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Comprobar los baños
59
Lavar la vajilla
2 personas
60
Comprobar la iluminación
61
Anunciar el programa de la noche
62
Cerrar la entrada
2 personas
63
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
64
Cerrar la venta
2 personas
65
Registrar la salida de los expositores
3 personas

Seguimiento

66
Empaquetar con seguridad a los modelos
6 personas
67
Desmontar los materiales del stand
4 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Retirar la decoración
2 personas
70
Apagar el equipo
2 personas
71
Clasificar el catering sobrante
2 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Recoger la basura
3 personas
74
Limpiar la sala
4 personas
75
Retirar carteles y adhesivos
2 personas
76
Recoger los artículos prestados
2 personas
77
Devolver el material alquilado
2 personas
78
Guardar de forma segura los ingresos de caja
2 personas
79
Registrar objetos perdidos
80
Agradecer a los expositores
81
Responder a los mensajes de los visitantes
82
Archivar fotos
83
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 40
Mesa de registro
Mesa de caja
Mesas altascant. 6
Papeleracant. 8
Estanterías de almacéncant. 8
Percheroscant. 2
Faldones para mesascant. 12
Carros de transportecant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Terminales de pagocant. 2
Portátil
Impresora
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cargadores USBcant. 4
Pantallas de demostracióncant. 2
Micrófonos de manocant. 2
Altavocescant. 2
Disco duro externo

Expositor

Paredes para standscant. 16
Paneles de presentacióncant. 8
Pedestales para modeloscant. 24
Discos giratorioscant. 6
Bloques de peanacant. 12
Vitrinascant. 4
Soportes para carteles de mesacant. 24
Tapetes para maqueta de trencant. 6
Cintas de delimitacióncant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas para servircant. 8
Pinzas para servircant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6

Decoración

Manteles para feriacant. 24
Banner de entrada
Banderas decorativascant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Portatarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Tijerascant. 4
Bandejas de servircant. 8
Bolsas isotérmicascant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobas de manocant. 3

Seguridad

Extintorescant. 2
Botiquines de primeros auxilios
Alfombrillas para cablescant. 12
Postes separadorescant. 12
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sala antes de invitar a los expositores y comprueba que caben las mesas, vitrinas, paneles y zonas de paso. Deja espacio adicional para la mesa de registro, la caja y el almacenamiento.
Abre el formulario de inscripción con una fecha límite clara, idealmente entre 3 y 4 semanas antes de la feria. Pide desde el principio el tamaño del puesto y las preferencias dietéticas para no rehacer el plano ni el pedido de catering.
Diseña el plano cuando las inscripciones estén procesadas y fija los soportes de los puestos antes del montaje. Reserva los espacios de demostración con pantallas, micrófonos o altavoces si forman parte del programa.
Prueba el terminal de pago, el portátil, la impresora y los cables el día anterior, no al abrir las puertas. Prepara también cambio para la caja y una copia impresa de la lista de expositores, los planos y el plan de trabajo.
Asigna los turnos de voluntarios por franjas y entrega identificaciones al inicio. Incluye a una persona para el registro, otra para la caja y otra para resolver incidencias durante la entrada y el desmontaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de modelismo?: Empieza al menos 8 semanas antes: primero reserva la sala y confirma la fecha, después invita a los expositores. Cierra inscripciones, plano, catering y voluntarios durante las 2 semanas previas.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones de una feria de modelismo?: Ábrelas entre 5 y 6 semanas antes y fija el cierre aproximadamente 3 semanas antes. Así tendrás tiempo para procesar las solicitudes, recoger preferencias dietéticas y preparar el plano de puestos.
¿Cómo calcular el espacio para los puestos de modelismo?: Cuenta cada mesa, vitrina, panel o pedestal y añade pasillos de circulación antes de cerrar el plano. Reserva también una zona separada para registro, caja, almacenamiento y demostraciones; revisa las medidas como mínimo 2 semanas antes.
¿Cuándo se prueba el equipo de cobro y presentación?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes: terminales de pago, portátil, impresora, cargadores, regletas y alargadores. Lleva una alternativa para el cobro y copias impresas por si falla la conexión o algún dispositivo.

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